Инструкция для дежурной смены

1. Время дежурства – с 8.30 до 18.00 часов. Открывает офис ответственный дежурный не ниже статуса 5*, не позднее 8.20 часов.

Функции ответственного дежурного:

- инструктаж дежурных;

- осуществление расстановки дежурных;

- подготовка офиса к работе;

- контроль дежурных на рецепшн и залах;

- контроль подготовки к внешним и внутренним лекциям (готовность к лекции, маркеры, продукция для лекции «Производство», настройка компьютера для демонстрации слайдов, решение всех вопросов с соискателями);

- следить за тем, чтобы мобильные телефоны сотрудников офиса были переведены в режим «вибр»;

- ношение бейджиков;

- соблюдения Регламента проведения собеседований, и чтение лекций, согласно расписания офиса;

- контролирует соблюдение порядка на рабочих местах;

- закрывает окна и офис по окончанию рабочего дня;

- передает ключи от офиса следующему ответственному дежурному.

2. ДЕЖУРНЫЙ НА РЕЦЕПШН – ЭТО ЛИЦО ОФИСА, он первый встречает соискателей. Должен быть идеальный внешний вид, быть позитивным, приветливым и внимательным, обязательно улыбаться.

3. 3 вопроса соискателям:

- По какому вопросу подошли?

- К кому подошли. Кто Вас пригласил?

- На какое время было назначено?

Список дежурных на рецепшн утверждает лидерский совет. Дежурят дистрибьюторы со статуса 3*.

4. Функции дежурного на рецепшне:

- контроль порядка на рецепшне;

- выдача анкет соискателям;

- запись соискателей в журнал, пришедших на прохождение базовой подготовки;

- оформление талончиков;

- осуществление строгого контроля за тем, чтобы соискатели не выносили анкеты из офиса;

- следить за порядком в офисе;

- проверять наличие пропусков у соискателей перед занятием. Соискатели, не имеющие пропуск, отправляются к руководителю. Без пропусков к занятиям не допускаются;

- соискатели допускаются на лекции с опозданием не более чем на 15 минут;

- если соискатель называет только имя и отчество руководителя, необходимо уточнить ФАМИЛИЮ. Если соискатель не знает фамилию, то по номеру телефона найти фамилию в списке номеров. Если найти не удалось, то предложить соискателю позвонить домой и уточнить номер телефона. Если дома никого нет, предложить съездить домой, перезвонить руководителю и уточнить фамилию.

- Категорически запрещается подсказывать соискателям ФИО руководителей и показывать списки. Выдавать любую другую анкету строго запрещается.

- если соискатель называет Ф.И.О. руководителя, у которого нет анкет (не оплачена аренда, не оплачен штраф и т.д.) необходимо поставить в известность вышестоящего наставника и руководителя офиса, сделать запись в журнал дежурств, ни в коем случае не выдавать анкет вышестоящего наставника до полного погашения задолженности. Предложить соискателю (до полного выяснения ситуации) пройти в конференц-зал. Если вопрос решается не в пользу соискателя, вежливо предложить ему перезвонить руководителю и договориться о новой встрече.

- В случае, если отсутствует дистрибьютор, к которому пришел соискатель, необходимо:

ü позвонить по телефону дистрибьютору;

ü обратиться или позвонить наставнику (вплоть до 8*) и отдать ему анкету;

ü анкета не должна лежать на столе у дежурных не более 5 минут.

- дежурному, работающему за столом администратора (рецепшн) на вопросы соискателей отвечать не следует;

Если во время занятия пришел соискатель к руководителю, то необходимо найти этого руководителя или позвонить ему, или направить соискателя к вышестоящему наставнику.

Функции дежурного в зале:

ü разнос анкет соискателей, если дистрибьютор проводит собеседование с соискателем, то анкету кладете на левый край стола, не отвлекать дистрибьютора;

ü разносит талончики на оформление;

ü подготавливают залы для лекции, маркеры, ластики, доски;

ü выставляют для лекции «Производство»;

ü следят за общим порядком в офисе;

ü своевременно готовят кабинеты для внешнего и внутреннего обучения и для собеседований (расставлять столы и стулья, мыть доску, губку, тряпки);

ü следить за своевременной заменой баллона с чистой водой;

ü выполняют поручения ответственного дежурного в рамках работы офиса.

5. Ведение переговоров с соискателями по телефону в период исполнения обязанностей по инструкции ЗАПРЕЩАЕТСЯ.

6. Внешний вид дежурного должен соответствовать деловому стилю.

7. В коридоре не должны находиться люди. Необходимо пригласить их в конференц-зал, предложить им снять верхнюю одежду.

8. Если дежурному по какой-либо причине необходимо отлучиться, он просит его заменить.