Электронная обработка документов на ЭВМ

Одним из основных направлений использования информационных технологий в административном управлении является автоматизация документооборота. В настоящее время современные компьютерные технологии обработки документов занимают все более важное место в системе документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления подразумевает решение таких задач, как документирование управленческой деятельности, организация документооборота и организация текущего хранения документов. Документационное обеспечение управления представляет собой четко структурированный вид деятельности, предъявляющий вполне конкретные функциональные требования к обеспечивающим его технологическим системам, в том числе к системе автоматизации делопроизводства.

С другой стороны имеется широкий спектр программного обеспечения, предназначенного для автоматизации делопроизводственных функций. Среди такого программного обеспечения можно выделить следующие группы:

· процессоры обработки документов (текстовые процессоры, табличные процессоры и т.п.);

· системы оптического распознавания символов (OCR-системы);

· системы управления базами данных;

· системы электронной почты;

· системы коллективной обработки документов (системы класса groupware);

· системы управления деловыми процессами (системы класса workflow);

· системы управления документами.

Процессоры обработки документов – обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются такие, как создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.п. К этой же группе программного обеспечения можно отнести системы обработки изображений документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы оптического распознавания символов представляют собой класс программного обеспечения, в задачи которого входит автоматический перевод бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, минуя трудоемкий ручной ввод текста документа с клавиатуры. Это программное обеспечение работает совместно со сканирующим оборудованием. Современное сканирующее оборудование позволяет обеспечить не только постраничный ввод, но и поточный ввод многостраничных документов, для обозначения которого используются термины промышленный ввод или промышленное сканирование.

Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.

Системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками делопроизводственного процесса, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.

Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками делопроизводственного процесса. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами реализуют функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки завершения исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.

Системы коллективной обработки документов предназначены для обеспечения корректного разделения информации группой пользователей. С точки зрения делопроизводства такие системы решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.

Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск хранимой информации. Можно сказать, что системы этого класса выполняют роль систем управления базами данных для неструктурированной информации.