Понятие коммуникации и коммуникационной сети

Важным вопросом коммуникационного проектирования является включение коммуникаций (передачи информации) в управленческом процессе. Информация должна быть достоверной и правильно понятой. Значит, организационная структура управления должна соответствовать основным закономерностям коммуникационных процессов.

Рассмотрим основные понятия коммуникации. Средствами коммуникации считаются средства передачи информации от одного человека к другому. Такая передача осуществляется с помощью жеста, речи, приборов или в письменном виде. Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Там, где коммуникации недостаточны, координация не развита, так как она подразумевает взаимную информированность людей об их планах.

Элементарная коммуникационная система представлена на рис.5.1.

Сообщение Сигнал Прием сигнала Сообщение

Рис. 5.1 Элементарная коммуникационная схема

Источник информации является и источником сообщения. Передатчик превращает сообщения в сигналы и передает их приемнику по коммуникационному каналу. Приемник превращает сигналы обратно в сообщения, которые направляются пользователю информации. Слова «передатчик» и «приемник» употребляются здесь в самом широком смысле и включают такие понятия, как телефоны и другие современные средства.

Источник шума вносит искажения в сигналы сообщения. Шум – это любой дополнительный сигнал, не предусмотренный источником информации и искажающий или создающий ошибки в передаче. Термин «шум» используется в техническом смысле и может совпадать с общеупотребительным значением этого термина применительно к радио и телефонным передачам. Кроме того, сюда включаются стенографические ошибки, опечатки при использовании компьютера и даже неверное истолкование произнесенной фразы. В устной речи источником информации является мозг, передатчиком – голосовые связки, коммуникационным каналом – воздух, приемником – ухо слушателя, пользователем информации – мозг слушателя. Шум – это побочные звуки, которые затрудняют восприятие сообщения.

Избыточность информации имеет место тогда, когда информации в сообщении больше, чем необходимо. Некоторый избыток информации полезен для того, чтобы исправить некоторые ошибки, возникающие при передаче информации.

У.Уивер в своих исследованиях различает три области проблем в коммуникации, расположенных в следующей последовательности: техническая проблема: насколько точно могут быть переданы коммуникационные символы; семантическая проблема: насколько точно эти символы выражают желаемый смысл; проблема эффективности состоит в том, в какой степени полученное сообщение направляет поведение объекта. Автор утверждает далее, что «математическая теория инженерных аспектов коммуникации, развитая под руководством Клода Шеннона в лаборатории компании «Белл телефон лаборэтэриз», впервые применялась только для разрешения проблем первого уровня, то есть технических. Теоретическая разработка проблем второго и третьего уровней находится в начальной стадии.

Линия коммуникации между двумя индивидами или организациями называется коммуникационным каналом. А - - В означает, что между А и В существует коммуникация. Так как подобное изображение не показывает направления коммуникации, то для его обозначения применяется указатель-стрелка. Так, А В будет означать, что коммуникация осуществляется в обеих направлениях, тогда как А > В будет показывать, что коммуникация осуществляется только от А к В.

Коммуникационная сеть формируется тогда, когда несколько объектов связываются вместе несколькими каналами. Коммуникационная сеть любой организации устанавливает связь между индивидами, а также между высшим руководством и каждой производственной единицей. Здесь можно увидеть аналогию с деятельностью нервной системы человека.

Рассмотрим виды коммуникационных сетей. На рис. 5.2 изображена коммуникационная сеть для групп из пяти человек типа «колесо».

В

Е А С

Д

Рис. 5.2 Коммуникационная сеть типа «колесо».

«А» как элемент в «колесе» занимает самую лучшую позицию с точки зрения координации деятельности группы. Работа группы будет зависеть от формальных полномочий «А», который может способствовать или препятствовать деятельности группы и влиять на позиции ее членов.

Если на «А» замыкается слишком большое число каналов, это означает, что «А» перегружен. «Колесо» не используется в том случае, когда решение проблем зависит от взаимного обмена идеями. Исследования показывают, что данная сеть надежна, если проблема, которую необходимо решить, проста.

На рис.5.3 изображена коммуникационная сеть для группы из пяти человек типа «круг»

А

В Е

С D

Рис. 5.3 Коммуникационная сеть типа «круг».

В данном случае ни один из членов группы не занимает доминирующего положения и данная схема также наиболее приемлема для решения простых организационных проблем.

На рис. 5.4 изображена коммуникационная сеть для групп из пяти человек типа «каждый с каждым».

А В С Д Е

Рис.5.4 Коммуникационная сеть типа «каждый с каждым»

Коммуникационная сеть данного типа стимулирует обмен мнениями в каждой группе и используется обычно в различного рода комитетах, если только председатель не настаивает на том, чтобы все связи проходили через него.

Сеть должна быть проверена на результативность использования по следующим направлениям:

1. на адекватность, т.к. может оказаться, что кто-нибудь не включился в сеть, хотя информация с данного объекта необходима для решения общей задачи;

2. на перегруженность, и при ее обнаружении может возникнуть необходимость: в увеличении числа каналов; в установлении очередности (считается, что поток информации из-за наличия очереди может вносить запаздывания в систему);

3. на экономичность, так как списки адресатов информации могут быть слишком обширными; источник информации и место ее назначения требуют сближения;

4. на скорость, так как передача сообщений по сети может быть слишком медленной; время передачи информации можно вычислить для каждого канала, а суммарное время сопоставить с желаемым и использовать это отношение как базу при рассмотрении других сетей.