Ввод и редактирование данных

К данным в Excel относят: текст, число, дату, время, ряд данных, формулу.

Excel автоматически определяет, является вводимое в ячейку данное числом, текстом, датой, временем или формулой. Если первый символ – буква или "'" – апостроф, то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра, то – число. Знак "=" или "+" – формула.

Вводимые в ячейку данные полностью отображаются в строке ввода или формульной строке.

строка ввода или формульная строка

ярлычки листов

рис.3

Кнопки слева от строки ввода или формульной строки:

(активизируются в момент ввода данных в ячейку)

Ввод текста

Текст – это набор любых символов.

ü Ячейка может вмещать до 255 символов.

ü По умолчанию текст в ячейках выравнивается по левому краю

ü Если в качестве текста необходимо использовать число:

E 1 способ: первым символом числа ввести апостроф.

E 2 способ: выделить число ® меню Формат ® Ячейка ® Число ® Текстовый.

ü Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займёт и её место.

рис. 4. На рисунке длинный текст в ячейке А1 распространился на экране в пустые ячейки справа

При вводе данных в правую ячейку (в нашем случае в ячейку B1 введен текст: "перерыв" см. рис. 5) длинный текст в ячейке A1 на экране будет обрезан, но в памяти компьютера он будет сохранён полностью

рис.5 Ячейка В1 не пустая, поэтому текст в ячейке А1 на экране обрезался, но в строке ввода он

отображается полностью, так как в памяти компьютера он хранится весь.

ü Чтобы автоматически подстроить ширину столбца под содержимое ячейки: ставим курсор на правую границу заголовка этого столбца ® добиваемся, чтобы курсор принял форму черной двунаправленной стрелки ® дважды щелкаем мышью.

Ввод чисел

Числа – это постоянные величины, которые могут содержать нижеприведённые символы:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – (), % E e, а также знаки денежных единиц.

ü По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки

ü Если ширина введённого числа больше ширины ячейки, то Excel отобразит число в экспоненциальной форме. Например, в ячейку вводится число 1234567891234, длина которого больше ширины ячейки. Excel выделит М – мантиссу числа, находящуюся в диапазоне: 1<=M<10. Мантисса нашего числа – 1,234567891234. Но чтобы число оставалось прежним, мантиссу надо умножить на 10¹². Т.е. 1234567891234=1,234567891234*10¹². А Excel отобразит число 1234567891234 так: 1,2345E+12. Это и есть экспоненциальная форма числа. Количество знаков после запятой определиться шириной ячейки. Их количество пользователь может задать и сам: меню Формат ® Ячейки ® вкладка Число ® Экспоненциальный

рис.6

ü Если вместо числа в ячейке отразились символы ####, для отображения числа на экране необходимо увеличить ширину столбца.

ü Чтобы задать формат числа (числовой, экспоненциальный, финансовый, денежный, процентный, дробный) надо: выделить ячейку с числом ® Формат ® Ячейки ® вкладка Число ® выбрать нужный формат числа и задать требующиеся параметры

рис.7

На рисунке выбирается денежный формат, число десятичных

знаков – 2, обозначение валюты – р (рубли).

Надо помнить, что самостоятельно вводить денежные знаки рядом с числами нельзя. В этом случае числовые данные превратятся в текстовые.

Ввод даты и времени

ü Когда вводится в ячейку дата или время, Excel преобразует их в порядковые числительные и хранит в памяти как порядковые числительные. Время хранится как десятичная дробь 24-часового дня. Например, 24 часа – это 1, 12 часов – 0,5; 6 часов – 0,25. Дата – как количество дней, прошедших от 1 января 1900 года. Например, 15 января 1900 г. – 15; 21 февраля 1900 г. – 52.

ü Дата и время по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки.

ü Чтобы задать тип даты или времени: выделяем ячейки, в которые будем вводить дату или время ® Формат ® Ячейки ® Дата (Время) ® выбираем нужный формат и вводим дату или время.

рис.8

На рисунке 8 выбирается формат Дата и его тип: 12 Сентябрь, 2005

Ввод рядов данных

В Excel есть возможность, называемая Автозаполнение, которая позволяет вводить последовательности значений – ряды данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми. Пользователь начинает ввод последовательности, а Автозаполнение производит анализ и продолжает её ввод в выделенный диапазон. Эту возможность можно использовать для ввода дат, названий месяцев, лет, положительных и отрицательных чисел т.д.

АЛГОРИТМ:

1). ввести два числа или две даты в первые две ячейки строчного или столбчатого блока (Excel найдет разность между вторым и первым числами (датами) – шаг ряда данных)

2). выделить эти две ячейки, поместить указатель мыши (белый крест) в правый нижний угол так, чтобы белый крест превратился в черный крестик – маркер заполнения

3). потащить за маркер заполнения по диапазону, который нужно заполнить значениями.

ПРИМЕР 1:

A ввести в ячейку А1 число 5

A ввести в ячейку А2 число 9

A выделить блок А1:А2 ® указатель мыши поместить в правый нижний угол выделенного блока, пока он не превратиться в черный крестик

A тащить за маркер заполнения вниз (При этом, Excel автоматически определит шаг арифметической прогрессии 9-5=4. И каждое новое значение будет получаться из предыдущего, сложенного с числом 4)

рис.9

Для построения произвольных рядов данных надо выполнить команду: Правка ® Заполнить ® Прогрессия ® указать, каким будет ряд: строчным или столбчатым ® указать Тип, Единицы, Шаг и предельное значение

рис.10

ПРИМЕР 2:

A ввести в ячейку С3 дату: 12 08 05

A выделить диапазон С3:С15

A меню Правка ® Заполнить ® Прогрессия ® расположение "по столбцам" (указано, вследствие выделения столбчатого блока) ® тип "Даты" (указан, так как первым значением диапазона уже является дата)® единицы – Рабочие дни ® шаг – 1 ® OK

Excel имеет спец. возможность – автозаполнение по списку. Для этого надо ввести в ячейку одно из слов, содержащихся в специальном списке, например Январь. И используя маркер заполнения протащить его по строковому или столбчатому диапазону. Список при автозаполнении периодически повторяется.

ПРИМЕР 3:

A ввести в ячейку В3 слово Вторник

A выделить ячейку В3 и маркером заполнения протащить по блоку С3:H3

A получится ряд из названий дней недели

рис.11

Списки можно пополнять самостоятельно:

Сервис ® Параметры ® вкладка Списки ® в правое окно занести список ® кнопка Добавить ® ОК

ПРИМЕР 4:

A меню Сервис ® Параметры ® вкладка Списки ® в правое окно внести список "цвета радуги" (использовать как образец левое окно) ® щелкнуть по кнопке Добавить ® ОК

рис.12

A внести в ячейку D2 слово синий ® выделить ячейку D2 ® маркером заполнения протащить по блоку D2:J2

A получим список: синий, фиолетовый, красный, оранжевый, …

Фиксирование данных

Все данные, исключая формулы, фиксируются любыми способами:

ü клавиша Enter

ü щелчок мышью в другую ячейку

ü щелчок по клавише перемещения курсора

Ввод формул

Вычисления в ЭТ осуществляются с помощью формул. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Результатом вычисления арифметической формулы является число. Формулы могут быть и логическими. Их результатом будут: 1 (Истина) и 0 (Ложь).

Формула в Excel-е должна начинаться либо со знака "=" либо со знака "+". Она не должна содержать пробелов. Формула фиксируется только клавишей Enter или кнопкой, дублирующей эту клавишу, т.е. .

Арифметические формулы могут включать в себя::

ü числа,

Ссылки на ячейки

Относительные ссылки при копировании формулы в любом направлении автоматически изменяются. Внешний вид относительных ссылок такой же, как у адресов ячеек. Например, A13.

Абсолютные ссылки при копировании формулы и по столбцам, и по строкам никогда не меняются. У абсолютных ссылок и перед буквой столбца, и перед номером строки ставится значок $. Например, $B$12.

Смешанные ссылки не меняются при копировании формулы, например, по строкам, и меняются при копировании формулы, соответственно, по столбцам (и наоборот). У них ставится значок $ либо перед буквой столбца (при этом буква столбца не будет меняться), либо перед номером строки (при этом номер строки не будет изменяться при копировании формулы). Например, A$34, $A34.