Порядок принятия электронных документов в архив

Электронные документы принимаются в архив после проведе­ния экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их со­держания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов.

Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные про­граммы.

После экспертизы ценности документов они поступают в архив.

Архивы хранят электронные документы трех уровней:

ü пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования;

ü административный уровень, включающий регулирующие отно­шения архива с пользователями документы;

ü каталожный уровень, с помощью которого осуществляется по­иск данных в массиве документов.

При подготовке электронных документов для передачи в архив:

ü проверяется их техническое состояние;

ü проводится их описание;

ü на единицах хранения проставляются архивные шифры;

ü подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характери­стика содержания, электронный формат, физическая и логиче­ская структура, объем.

Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности.

Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, со­вокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.

Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.

Единицей учета выступает комплект единиц хранения с запи­сью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится ана­логично учету документов на бумажной основе.

Систематизация документов производится с помощью ката­лога. При этом происходит структурирование потока информа­ции, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании ка­талога учитываются название файла, сопроводительная доку­ментация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельно­го заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заго­ловок. Описание файла включает вид данных, количество до­кументов и байт информации. При многочастевом файле ука­зывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.

Физическое описание файла содержит число носителей ин­формации по видам, сообщение о декодировании на звуковос­производящем оборудовании или цветном дисплее, другие фи­зические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.

Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины по­иска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и опреде­ления отсутствия ее искажений.

Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на ме­таллических стеллажах и хранилищах с паразитными постоян­ными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметич­ную индивидуальную упаковку. Проверка состояния докумен­тов производится раз в 5 лет.

При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хра­нить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бу­мажной основе. По мере старения носителя должна произво­диться перезапись электронного документа на новый носитель. При этом все этапы перезаписи должны строго документиро­ваться, исключая искажение информации.

Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппа­рату к документам на бумажной основе. При поиске информа­ции отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объ­ем. Использование электронных документов аналогично ис­пользованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.

Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для опе­ративного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных доку­ментов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные техно­логии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасно­стью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соотве

тствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании. В простейшем случае система электронного архива должна поддерживать следующую функциональность, соответствующую требованиям к архивному делопроизводству:

1. Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.

2. Управление документацией, хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

3. Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел.

4. Учет выдачи оригиналов документов и дел.

5. Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде.

Также некоторые источники выделяют дополнительные возможности электронного архива:

6. Управление web-

контентом;
7. Наличие систем сообщений,

позволяющих

пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.