Понятие электронных архивов

Тема 34. Электронные архивы

Понятие электронных архивов

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со все­общей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фами­лия лица, подписавшего документ, электронная цифровая под­пись).

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в ар­хивах традиционных документов. Специфика работ определя­ется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного центра­лизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в соче­тании с максимально удобным и простым доступом как с ло­кальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

ü системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

ü ведение подробного протокола доступа к документам;

ü хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

ü сохранение форматов вывода (печати) всех созданных доку­ментов;

ü обязательное описание документа в архивной базе данных;

ü полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

ü связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

ü универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:

ü разработка принципов хранения информации;

ü защита информации;

ü активизация вторичного использования информации;

ü стандартизация критериев описания данных;

ü оценка стоимости создания и архивирования документов;

ü регулирование отношений между архивом и создателем доку­ментов;

ü реализация информационных услуг и исследовательских про­ектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться:

ü защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

ü возможность предоставления пользователям доступа к доку­ментам;

ü возможность подтверждения подлинности документов;

ü возможность предоставления документов в виде бумажной копии.