Карткова форма реєстрації документів

Єдина державна система діловодства (ЄДСД), впроваджена в СРСР у 1975 р., передбачала введення в установах з документообігом понад 600 документів на рік карткової форми реєстрації документів із застосуванням реєстраційно-контрольних карток (РКК). Така картка заповнюється машинописним або рукописним способом, на сьогодні, як правило, - за допомогою персональних комп'ютерів. Карткова система реєстрації документів більш зручна, її переваги порівняно з журнальною безперечні.

Із РКК формуються довідкові та контрольні картотеки. Кількість примірників карток визначається установою і залежить від централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та довідкових картотек тощо. Зазвичай роздруковують три примірники карток: два розмішують в довідковій й контрольній картотеках, один передають виконавцю разом із документом. Якщо виконавців більше і довідкові картотеки формуються не лише за місцем реєстрації, то кількість карток збільшується.

Картки можна групувати за будь-яким принципом: за авторами, кореспондентами, темою порушених питань, видами документів, реєстраційними номерами, датами, строками виконання, виконавцями. У журналі ж запис ведеться виключно у хронологічній послідовності, в порядку надходження документів.

При картковій формі реєстрації може бути створено таку кількість карток, яка забезпечить усі картотеки і звільнить від реєстрації ті структурні підрозділи, куди документ надходить на розгляд, виконання, для контролю. Карткова форма реєстрації дає можливість створити якісно новий апарат з контролю за строками виконання документів. За такої форми реєстрації можливе застосування засобів механізації та автоматизації. Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа й одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальною формою.

Бланки реєстраційної картки можуть виготовлятися друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії. У разі заповнення карток на комп'ютері їх можна роздрукувати на принтері. Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (148 х 210 мм) або А6 (105 х 148 мм). Реєстраційна картка - єдина для вхідних, вихідних і внутрішніх документів - складається за встановленою формою.

Основним принципом реєстрації документів при картковій системі є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз. Виключається повторна реєстрація з метою створення облікового, контрольного, довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватись одночасно.

Автоматизована форма реєстрації документів за допомогою комп'ютера.

4. Назвіть види розпорядчих документів і вкажіть особливості їх складання.

1. Наказ.

2. Постанова.

3. Ухвала.

4. Розпорядження.

5. Вказівка.

5. Назвіть реквізити та опишіть особливості оформлення наказу відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 3

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «реквізит», «формуляр-зразок», «бланк». Назвіть основні види бланків, якими користуються в установах для оформлення організаційно-розпорядчої документації.

a) Реквізит – це інформація, зафіксована в документі для його ідентифікування, організовування обігу і надання йому юридичної сили.

b) Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

c) Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

d) Встановлено такі види бланків:

· Бланк службового листа;

· Загальний бланк (для виготовлення будь-якого виду документа, крім листа);

· Спеціальний бланк (для виготовлення конкретного виду документа, крім листа).

2. Що розуміється під юридичною силою документа? Назвіть основні нормативні документи, що регулюють документаційне забезпечення в Україні.

a) Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, повідомили йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав і встановленим порядком оформлення.

3. Опишіть основні випадки адресування документа, правила оформлення реквізиту «адресат».

Адресат (реквізит 16) оформляється на документах, призначених для передачі керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) або структурному підрозділу (розпорядження, вказівки та ін.). Адресат визначається також у випадках, коли листи чи документи надсилаються іншим суб'єктам.

Реквізит "адресат" може складатися з таких складових частин: найменування суб'єкта (в називному відмінку); найменування структурного підрозділу (в називному відмінку); назва посади одержувача (в давальному відмінку); прізвище та ініціали (в давальному відмінку). Наприклад:

Стоноженку Ю.В.; поштова адреса.

Кожна із вказаних складових частин адресата розташовується з нового рядка з одного положення табулятора. Відстань між ними дорівнює 1,5 інтервалу. Розділові знаки (крапки та коми) не ставляться.

Оскільки назва суб'єкта та його структурного підрозділу вказується в називному відмінку, прийменник "в" відсутній.

При внутрівідомчому листуванні і листуванні з постійними кореспондентами, коли відома конкретна службова особа, у компетенції якої знаходяться дані питання, для оперативного отримання документа доцільно вказувати посаду і прізвище одержувача. При цьому ініціали проставляються після прізвища, а перед прізвищем може вказуватись вчений ступінь. Наприклад:

Черкаський державний технологічний університет факультет електронних технологій «завідувачу кафедрою, д.т.н., професору Коваленко В. О,

У випадках, коли документи адресуються на ім'я посадової особи суб'єкта, назва суб'єкта входить у назву посади і вказується в давальному відмінку. Наприклад:

Директору Українського науково-дослідного інституту >> джерелознавства та архівної справи «Іванову 1.1.

У випадках, коли ми звертаємось до приватних осіб, спочатку потрібно вказати адресу (згідно з Поштовими правилами), а потім прізвище та ініціали особи.

Повну поштову адресу потрібно вказувати у випадках, коли документи направляються адресату одноразово.

Свої особливості має порядок адресування документів іноземним кореспондентам. Вони адресуються суб'єктам або конкретній особі (без зазначення посади). При цьому спочатку вказуються прізвище та ініціали, потім найменування суб'єкта, далі його адреса.

4. Опишіть загальні правила формування справ?

Під формуванням справ мається на увазі віднесення документів до визначеної справи і систематизація документів у справі. Розподіл документів у справі виконується відповідно до номенклатури справ. Правильне та своєчасне занесення документів до справи забезпечує швидкість пошуку документа та його збереження. Основними нормативними документами, в яких досить повно викладені вимоги щодо формування, оформлення та зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів" та ДСДЗУ.

Формують та зберігають справи в структурних підрозділах за місцем складання документів. Розпорядчі документи, листування та найважливіші внутрішні документи формують і зберігають в секретаріаті керівництва або в канцелярії. В невеликих суб'єктах всі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. У великих суб'єктах в структурних підрозділах виділяються особи, відповідальні за зберігання документів і формування їх у справи.

На кожну названу в номенклатурі справу до початку року заводиться папка, на яку переноситься заголовок. На обкладинці справи крім заголовка вказується назва суб'єкта, структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою і термін зберігання (на справах постійного збереження вказується "Зберігати постійно"). Під час виконання документи розкладаються секретарем або особою, відповідальною за цю роботу в структурному підрозділі, тільки в ті справи, що були раніше визначені для них номенклатурою справ. Підшивання документів у справу потрібно робити в той же день до кінця робочого дня. Опрацьовані документи повинні мати відмітку про виконання. Якщо з'явились документи, справа для яких не передбачена номенклатурою, на них заводиться самостійна справа, назва якої дописується в номенклатуру під резервним номером. Для поточного зберігання документів використовують папки-швидкозшивачі або більш зручні папки-реєстратори.

Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки і численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції та інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра.

Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30-40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи.

Документи формуються в справу за один календарний рік.

Винятки становлять справи, які продовжуються й наступного року, судові й особові справи, які формуються впродовж всього періоду роботи особи в суб'єкті, документи виборних органів і постійних комісій, депутатських груп, які формуються за період їх скликання. В навчальних закладах справи формуються за навчальними роками, в театрах - за театральними сезонами. Свою специфіку має формування історій хвороб, справ на рукописи та фільми та ін.

В справу документ підшивається з усіма доповненнями, які виникли в процесі вирішення питання. В тих випадках, коли додатки надходять постійно і мають великі обсяги, вони можуть формуватися в окремі справи, наприклад: протоколи засідань колегії за 2003 рік -одна справа, а довідки, доповіді, висновки, проекти рішень до протоколів засідань колегії—наступна справа.

Планова і звітна документація незалежно від часу її складання підшивається в справу того року, якого вона стосується, наприклад, звіт за 2002 рік, складений у 2003 році, підшивається в справу 2002 року, і навпаки, план на 2002 рік, який складений ще в 2001 році, розміщується у справу 2002 року.

В справу документи підшиваються в хронологічній послідовності. Це означає, що документи розміщують в послідовності вирішення питання, причому в листуванні документ-відповідь повинен бути підшитим за документом-запитом. Хронологія, таким чином, зберігається за ініціативними документами. Розпорядчі документи-накази, розпорядження, ухвали підшиваються чітко за хронологією.

Допустима алфавітна систематизація однорідних документів усередині справ, коли використовуються прізвища авторів, назви суб'єктів, кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць та ін. Документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо), групуються в нумераційному порядку.

Справи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян формуються окремо від загального листування.

5. Опишіть правила заповнення трудових книжок відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 4

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Опишіть вимоги до документів, що їх виготовляють з допомогою друкувальних засобів.

Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів — комп'ютерів, друкарських машинок.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, до­повідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.

Основна вимога до шрифтів під час створення документів за допомогою друкувальних засобів — це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. Під час підготовки документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити («Код організації за ЄДРПОУ», «Код форми документа за ДКУД», «Довідкові дані про організацію», «Заголовок до тексту документа», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про наявність документа в електронній формі») можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).

Відповідно до Інструкції № 240 складати документи на папері довільного формату не дозволяється. Документи оформлюють на папері форматів А4 (210x297 мм) та А5 (146x210 мм).

Тексти документів на папері формату А4 друкують через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатків», «Гриф погодження» відокремлюються одна від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

О. О. Мельничук

19.02.2011

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і позначень

Відповідно до Національного стандарту документи повинні мати такі береги, мм:

· 30 — лівий;

· 10 — правий;

· 20 — верхній та нижній.

Назву виду документа друкують великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім тексту) — 28 знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега. Під час оформлення документів рекомендовано дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:

· 12,5 мм — для початку абзаців у тексті; 92 мм — для реквізиту «Адресат»;

· 104 мм — для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» та «Гриф затвердження документа»;

· 125 мм — для розшифрування підпису в реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження документа», «Відмітка про засвідчення копії».

Згідно з Національним стандартом не роблять відступів від лівого берега для розміщення реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Підпис» (лише назва посади), «Гриф погодження», «Візи документа», «Відмітка про засвідчення копії», «Прізвище виконавця і номер його телефону», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» тощо.

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого берега; другий — через 40 друкованих знаків (104 мм).

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них — через один міжрядковий інтервал.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

2. Дайте визначення поняття «наказ». З яких частин складається текст наказу.

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для розв’язання основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством.

Текс наказу складається з двох частин:

· Констатуючої (вступної);

· Розпорядча (починають словом НАКАЗУЮ).

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «довідкові дані про організацію».

Реквізит 09 довідкові дані про організацію. До складу реквізиту включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за розсудом організації. Державний стандарт не лімітує склад відомостей, що входять до довідкові дані. Однак чим повніше відомості, вміщені на бланку, тим легше зв'язатися з організацією - автором документа. Поштова адреса повинна бути вказана відповідності з діючими поштовими правилами, тобто обов'язково включати індекс підприємства зв'язку із зазначенням одиниць адміністративно-територіального ділення. Номер телефону слід вказувати той, за яким можна отримати необхідну інформацію (наприклад, канцелярія, секретаріат). Групи цифр номери телефонів (факсів) поділяють дефісом.

Блок довідкових даних може бути доповнений за бажанням організації - автора документа наступними даними: номер факсу, телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку та реквізити банку, телекс, адреса електронної пошти. В якості поштової адреси допускається вказувати номер абонентського ящика.

4. Опишіть правила оформлення бібліографічних відомостей.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документу відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 5

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Що таке підробка документа. Назвіть основні види підробок.

2. Опишіть порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «дата документа».

4. Назвіть особливості складання та оформлення акту.

5. Опишіть особливості оформлення загального бланку документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 6

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «робоча площа документа», «береги документа». Назвіть розміри та призначення берегів.

2. Опишіть вимоги до ділового одягу секретаря.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «гриф погодження документа».

4. Перелічіть позначки, які проставляють на вхідних документах, вкажіть порядок їх оформлення.

5. Дайте визначення та опишіть особливості оформлення службового листа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 7

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Опишіть ознаки підробок документів.

2. Назвіть постійні реквізити, за допомогою яких оформлюються бланк для листів і загальний бланк. Чим вони відрізняться?

3. Які вимоги пред’являються до резолюції, який порядок її оформлення?

4. Дайте характеристику діловим та особистим якостям секретаря керівника.

5. Дайте визначення та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 8

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. У чому полягає мета і сутність реєстрації документів?

2. Умови праці та відпочинку секретаря, фактори підвищення продуктивності їх праці.

3. Як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документа?

4. Опишіть порядок проставляння печаток на документах.

6. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 9

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Охарактеризуйте завдання та функції секретаря.

2. Опишіть порядок підготовки службових відряджень.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «гриф затвердження документа».

4. Опишіть основні правила електробезпеки. Перша допомога при ураженні електричним струмом.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 10

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Опишіть особливості телефонного спілкування.

2. Суть поняття «формування справ». Загальні правила формування справ.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «відмітка про засвідчення копії».

4. В чому полягає організація контролю за виконанням документів?

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 11

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Охарактеризуйте правила складання номенклатури справ, їх індексації.

2. Назвіть основні принципи ділового етикету.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «відмітка про наявність додатків».

4. Назвіть вимоги безпеки праці на робочому місці секретаря керівника.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 12

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Розкрийте сутність таких форм колективної роботи, як нарада, засідання, збори. Назвіть позитивні і негативні сторони ділової наради.

2. Як оформлюється обкладинка справи?

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «прізвище виконавця і номер його телефону».

4. Поняття робочого часу та його види за трудовим законодавством?

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 13

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «особова справа». Які документи входять до особової справи працівника?

2. Назвіть види відпусток за трудовим законодавством.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «відмітка про виконання документа і направлення його до справи».

4. У чому полягає основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів? Які етапи підготовки виконаних документів до зберігання і використання?

5. Опишіть порядок заповнення трудової книжки відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 14

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «робоче місце», «організація робочого місця». Назвіть основні атрибути робочого місця секретаря.

2. Дайте визначення поняття «службовий лист». З яких частин складається текст службового листа, опишіть їх.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «відмітка про надходження документа до організації».

4. Опишіть особливості невербального спілкування, його роль в роботі секретаря керівника.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 15

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «номенклатура справ». Назвіть види номенклатури справ.

2. Дайте визначення поняттю «умови праці». Охарактеризуйте основні чинники, які визначають умови праці секретаря.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «реєстраційний індекс документа».

4. Опишіть етикет ділових відносин між секретарем та керівником.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 16

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Назвіть основні вимоги безпеки під час виконання роботи на офісній техніці.

2. Матеріальна відповідальність працівника.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа».

4. Опишіть порядок відрядження працівників в межах України?

5. Дайте визначення та опишіть особливості оформлення службового листа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 17

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Назвіть основні форми реєстрації документів і порядок їх заповнення.

2. Опишіть порядок видачі дублікату трудової книжки.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «відмітка про контроль».

4. Опишіть особливості вербальної комунікації, її роль в діловому спілкуванні?

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 18

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «наказ». Які види наказів Ви знаєте? З яких частин складається текст наказу?

2. Опишіть ознаки підробки документів.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «зображення державного герба України».

4. Назвіть підстави припинення трудового договору.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 19

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Опишіть порядок формування особової справи працівника.

2. Які дані про документ записуються у процесі його реєстрації? Назвіть документи, які обов’язково реєструються.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «зображення емблеми організації або товарного знака».

4. Опишіть порядок обліку та зберігання трудових книжок.

5. Опишіть порядок реєстрації документів і порядок їх заповнення відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 20

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Назвіть основні ознаки класифікації документів та опишіть їх.

2. Які операції здійснюються під час первинного опрацювання вхідної кореспонденції.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «назва організації вищого рівня».

4. Опишіть вимоги безпеки праці при роботі з комп’ютером.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення бланку службового документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 21

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Опишіть правила оформлення реквізиту «гриф затвердження». Назвіть перелік документів, що підлягають затвердженню.

2. Опишіть правила написання адреси на конверті.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «назва організації».

4. Дайте визначення поняття «нарада», назвіть види нарад. Що входить в обов’язки секретаря при підготовці нарад?

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 22

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Опишіть порядок організації ділових зустрічей та прийому відвідувачів

2. Дайте визначення поняття «особова справа працівника». Опишіть загальні вимоги оформлення особових справ.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «код організації».

4. Що таке «телефонограма». Опишіть порядок передачі телефонограми.

5. Опишіть порядок заповнення документів особової справи відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 23

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «робоче місце», «організація робочого місця». Назвіть основні атрибути робочого місця секретаря.

2. Поняття робочого часу та його види за трудовим законодавством?

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «назва структурного підрозділу».

4. Опишіть ознаки підробок документів.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення бланку службового документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 24

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Назвіть основні етапи підготовки документів до зберігання і використання.

2. Які обов’язкові реквізити документів вводять в ПК під час комп’ютеризованої реєстрації документів? У чому полягають особливості комп’ютеризованої реєстрації документів?

3. Опишіть правила та вимоги до оформлення реквізиту «візи документа».

4. Пожежна безпека. Обов’язки та дії працівників у разі виникнення пожежі

5. Назвіть реквізити та особливості оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 25

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Перерахуйте святкові і неробочі дні протягом року.

2. Дайте визначення поняттю «реєстрування документів», яка його мета? Назвіть перелік документів, що не підлягають реєстрації.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «відбиток печатки».

4. Дайте визначення поняття «трудовий договір», «трудовий контракт». В чому полягає різниця?

5. Назвіть реквізити та особливості оформлення наказу з особового складу відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 26

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Дайте визначення поняття «робоча площа документа», «береги документа». Назвіть розміри та призначення берегів.

2. Які дані про документ записуються у процесі його реєстрації? Назвіть документи, які обов’язково реєструються.

3. Опишіть правила та вимоги оформлення реквізиту «відмітка про наявність документа в електронній формі».

4. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення телеграм?

5.Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 27

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Назвіть основні правила реєстрації документів.

2. Опишіть вимоги до одягу і макіяжу секретаря керівника.

3. Опишіть правила оформлення заголовків і підзаголовків.

4. Дайте визначення поняттю «телеграма». Назвіть основні реквізити службової телеграми.?

5. Опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 28

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Опишіть принципи організації прийому відвідувачів.

2. Які документи готують до засідань колегіальних органів, у чому полягають особливості підготування документів засідань колегіальних органів?

3. Дайте визначення поняттю «рубрикація тексту». Назвіть основні способи поділу тексту документа на частини.

4. Опишіть порядок оброблення та надсилання вихідних документів

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 29

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Суть поняття «номенклатура справ», види номенклатури справ.

2. Організація робочого місця секретаря-керівника.

3. Назвіть основні принципи ділового етикету.

4. Дайте загальну характеристику документів щодо особового складу.

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документів відповідно до запропонованого варіанту:

Професійно-теоретична підготовка

Комплексне кваліфікаційне завдання № 30

З професії 4115 «Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Ви працюєте секретарем керівника. Вам пропонується вирішити наступні завдання:

1. Як здійснюється контроль за виконанням документів?

2. Поняття та види відпочинку за трудовим правом.

3. Опишіть основні правила ділового спілкування.

4. Опишіть порядок передачі телефонограми?

5. Назвіть реквізити та опишіть правила оформлення документа відповідно до запропонованого варіанту: