Журнальна форма реєстрації

Журнальну форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, з документообігом 500-600 документів на рік.

Цим установам, як правило, притаманна одна організаційна дистанція виконання, тобто документ після розгляду керівником потрапляє до безпосереднього виконавця, справи формуються централізовано. Для таких установ журнал може забезпечити всі три завдання реєстрації: облік, контроль, пошук документів.

У журналах реєстрації має бути передбачено графи, що містять основну інформацію про документ

Журнальна форма реєстрації доцільна також у тих випадках, коли облік документів відіграє першорядну роль. Ідеться про облік документів, реєстраційний індекс яких складається тільки з порядкового номера, наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, перепусток тощо.

У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації є застарілою, оскільки утруднює ведення контролю за виконанням документів і довідкову роботу по них. Журнальна форма реєстрації мас суттєвий недолік - у журналі не можна систематизувати записи. При використанні цієї реєстраційної форми доводиться заводити окремі журнали для реєстрації вхідних, вихідних та розпорядчих документів, а також вести записи вручну.

При журнальній формі документи багатоступінчастого виконання реєструються кількаразово (у службі діловодства, у приймальні керівника, приймальнях заступників, групі з контролю, структурних підрозділах).

Якщо в установі застосовується журнальна форма реєстрації, то журнал рекомендується складати з окремих аркушів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису та поступово формувати сам журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в машинну пам'ять та її роздрукуванням.