Учет выдачи наличных денежных средств

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным документам (платежной ведомости, расходной ведомости, заявление на выдачу денег и т.д.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Кондраков Н.П. [13; с. 274] писал, что документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов.

Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные расходы может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы – при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения.

Сумма проставляется цифрами в соответствующей раме в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Расходный кассовый ордер состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру.

При получении денег предъявляется паспорт или заменяющий его документ, но на этом документе обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям (расчетно-платежные) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

По истечении установленного срока выплаты заработной платы, пособий, стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №».

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

При работе с кассовыми документами необходимо строго соблюдать следующие требования:

- приходный кассовый ордер и квитанции к ним, а также расходный кассовый ордер и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной);

- в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);

- прием и выдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день составления;

- в приходном и расходном кассовом ордере обязательно указывается основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя или лиц, на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).