Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів

Ці вимоги регламентовані ДСТУ 1.5. Розглянемо детальніше вимоги до змісту і позначення стандартів.

Основоположні організаційно-методичні стандарти встановлюють:

· Цілі, задачі, класифікаційні структури об'єктів стандартизації різного призначення, загальні організаційно-технічні положення щодо проведення робіт у певній галузі діяльності і т. ін.;

· Порядок розроблення, затвердження і впровадження нормативних, конструкторських, технологічних, проектних та програмних документів.

Основоположні загально-технічні стандарти встановлюють:

· Науково-технічні терміни та їх визначення, що багаторазово вживаються у всіх сферах господарства країни;

· Умовні позначення (назви, коди, позначки, символи і т.ін.) для різних об'єктів стандартизації, їхнє цифрове, літерно-цифрове позначення, у т. ч. позначення параметрів фізичних величин (українськими, латинськими, грецькими літерами), їх розмірність, замінювальні написи, символи і т. ін.;

· Вимоги до побудови, викладення, оформлення і змісту різних видів документів;

· Загальнотехнічні величини, вимоги та норми, що необхідні для тех­нічного, в тому числі - метрологічного, забезпечення процесів виробництва.

На продукцію і послуги розробляють:

· Стандарти загальних технічних умов, які повинні мати загальні вимоги до груп однорідної продукції, послуг;

· Стандарти технічних вимог, які повинні вміщувати вимоги до конкретної продукції, послуги (групи конкретної продукції, послуг).

У випадку доцільності стандартизації окремих вимог до груп продукції, послуг можуть розроблятися стандарти, які встановлюють: класифікацію, основні параметри і (або) розміри, вимоги безпеки, вимоги охорони довкілля, загальні технічні вимоги, методи випробувань, типи, сортамент, марки, правила приймання, маркування, пакування, транспортування, зберігання, експлуатації, ремонту і утилізації.

Стандарти на продукцію, виробництво і використання якої може зашкодити здоров'ю або майну громадян, а також довкіллю, повинні обов'язково вміщувати розділи "Вимоги безпеки" і "Вимоги охорони навколишнього середовища".

Методи контролю (випробувань, вимірювань, аналізу), що встановлюються в стандартах на продукцію і (або) в стандартах на методи контролю, повинні забезпечувати об'єктивну перевірку всіх обов'язкових вимог до якості продукції, які встановлені в стандартах на неї.

Стандарти на процеси встановлюють вимоги до методів (способів, прийомів, режимів, норм) виконання різного роду робіт у технологічних процесах розроблення, виготовлення, зберігання, транспортування, експлуатації, ремонту і утилізації продукції (послуг), що забезпечують їх технічну єдність і оптимальність.

ДСТУ 1.5 регламентує також вимоги до позначення стандартів.

Позначення державного стандарту України складається з індексу (ДСТУ), реєстраційного номера, присвоєного йому при затвердженні (прийнятті), і відокремлених тире двох останніх цифр року затвердження. У позначенні державного стандарту, що входить до комплексу стандартів, в його реєстраційному номері перші цифри з крапкою визначають комплекс стандарту. Якщо стандарт використовується тільки в атомній енергетиці, додається літера А, яку проставляють після двох останніх цифр року його затвердження. Позначення державного стандарту, що оформлений на підставі застосування автентичного тексту міжнародного або регіонального стандарту і не вміщує додаткові вимоги, складається з індексу (ДСТУ), позначення відповідно міжнародного або регіонального стандарту без зазначення року його прийняття і відокремлених тире двох останніх цифр року затвердження державного стандарту. Наприклад, міжнародний стандарт ISO 9591:1992 повинен позначатися ДСТУ ISO 9591-93.

Позначення галузевого стандарту складається з індексу (ГСТУ), умовного позначення міністерства (відомства) і відокремлених тире двох останніх цифр року затвердження стандарту.

Позначення стандарту підприємства складається з індексу (СТП), реєстраційного номера, що надається у порядку, встановленому на підприємстві (в об'єднанні підприємств, спілці, асоціації, концерні, акціонерному товаристві, у міжгалузевому, регіональному та інших об'єднаннях), і відокремлених тире двох останніх цифр року затвердження стандарту.

Позначення стандарту науково-технічного та інженерного товариства складається з індексу (СТТУ), абревіатури науково-технічного та інженерного товариства і реєстраційного номера, що надається у порядку, встановленому в товаристві, і відокремлених тире двох останніх цифр року затвердження стандарту.

Порядок розроблення і затвердження стандарту

ДСТУ 1.2 встановлює такі стадії виконання робіт:

· Організація розроблення стандарту;

· Розроблення проекту стандарту першої редакції;

· Розроблення проекту стандарту остаточної редакції;

· Затвердження та державна реєстрація стандарту;

· Видання стандарту.

Порядок організації розроблення стандарту такий;

· Технічні комітети, міністерства (відомства) або за їхнім дорученням головні (базові) організації з стандартизації розглядають обґрунтовані замовлення на розроблення стандарту і подають пропозиції до плану державної стандартизації до Держстандарту України (Мінбудархітектури України);

· Розгляд пропозицій, формування та затвердження річного плану державної стандартизації України та укладання договорів з розробником на розроблення стандартів,

· Розробленим розробником технічне завдання на стандарт, яке повинно мати перелік організацій, яким потрібно розіслати проект на відгук, та перелік організацій, з якими потрібно його узгодити;

· Затвердження технічного завдання з головою технічного комітету або керівником організації після погодження з Держстандартом (Мінбудархітектури) України та заінтересованими міністерствами (відомствами);

· Розроблення проекту стандарту (першої редакції) і пояснювальної записки і розсилання їх на відгук організаціям згідно з переліком;

· Опрацювання відгуків і складання зведення відгуків;

· Доопрацювання проекту стандарту і пояснювальної записки на підставі зауважень і пропозицій, які містяться у зведенні відгуків (розроблення проекту остаточної редакції стандарту);

· Погодження розробником остаточної редакції проекту стандарту з погоджувальними організаціями, і подання її з супровідною документацією в Держстандарт (Мінбудархітектури) України;

· Державна експертиза проекту стандарту, до якої можуть бути залучені науково-дослідні організації Держстандарту (Мінбудархітектури) України, технічні комітети, відомі вчені і фахівці;

· Розгляд проекту стандарту після проведення експертизи і прийняття рішення про його затвердження або повернення на доробку.

Під час затвердження стандарту визначають дату надання йому чинності з урахуванням часу на виконання підготовчих заходів щодо його впровадження.

Стандарти затверджують, як правило, без обмежень терміну дії, державну реєстрацію їх здійснює Держстандарт України

6. Уніфіковані системи документації

Цілі і завдання уніфікації документів управління

Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу на складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв’язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Уніфікація управлінських документів — лише одна, відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації управління на певному етапі, рівні та управлінні в цілому. Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана забезпечити приведення об’єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, типорозмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Стандартизація допомагає знизити витрати на роботу з документами, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання, сприймання розміщеної інформації користувачами.

Особливості уніфікації та стандартизації документів, які використовуються в автоматизованих комп’ютерних інформаційних системах, полягають в тому, що їхній зміст повинен забезпечити розв’язання завдань автоматизації, а їхня форма — забезпечити найефективнішу підготовку даних за допомогою комп’ютерних технологій.

Результати уніфікації та стандартизації документів дають змогу підвищити продуктивність праці на різних етапах технологічного процесу роботи з документами. Уніфікація та стандартизація корисні і при традиційних, ручних методах роботи з документацією, але їхня ефективність зростає в міру механізації та автоматизації управлінського процесу. Мета уніфікації та стандартизації управлінської документації полягає в тому, щоб шляхом удосконалення їх змісту і форми створити систему документів, впровадження якої дасть максимальний соціальний та економічний ефект.

Нині діє понад 20 уніфікованих систем документації. Існують також кілька державних стандартів, які визначають:

· Вимоги до документів;

· Вимоги до побудови формулярів зразків;

· Системи організаційно-розпорядницької документації;

· Вимоги до оформлення документів;

· Інші.

Застосування стандартів документів веде до однорідності оформлення документів, що є необхідною умовою для автоматизації роботи з ними та розуміння їхнього змісту.

Впровадження уніфікованих документів дає змогу звести до мінімуму кількість помилок у текстах, відмовитись від чернеток при редагуванні документів, повторного набору тексту всього документа (що притаманно для рукописної, паперової технології).

Таким чином, пошук економічної ефективності спонукає до обґрунтування розробок з уніфікації документів і вибору найбільш раціонального обсягу збірника уніфікованих текстів документів.

Уніфікація та стандартизація проводяться за такими основними принципами:

· Скорочення надмірності інформації в документах;

· Створення загальної моделі побудови документів;

· Застосування єдиної термінології в документах;

· Типізація і трафаретизація текстів.

Крім загальних принципів, існують спеціальні принципи уніфікації та стандартизації документів в умовах інформатизації. Важливими серед них у науково-практичних джерелах визначаються такі спеціальні принципи уніфікації документів:

· Відповідність документів завданням, що підлягають розв’язуванню;

· Сумісність показників і реквізитів, що застосовуються в різних документах;

· Розташування реквізитів на документах відповідно до послідовності їх заповнення, читання співробітниками чи зчитування засобами комп’ютерної техніки;

· Зниження фізичного обсягу документів у результаті обґрунтованого визначення площин для розташування реквізитів;

· Взаємоприв’язка вимог до документів, що стосуються різних функціональних систем документації.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення єдиної системи класифікації і кодування інформації, що використовується у відповідних інформаційних системах органів управління.

При відборі документів для уніфікації та стандартизації потрібно виходити з наявності традиційних (перевірених практикою), типових для апарату управління і обумовлених нормативними положеннями. У зв’язку з цим у документології було б доцільно упорядкувати організаційно-правове забезпечення документування. В першу чергу в централізованому порядку (можливо, на рівні законодавства) слід врегулювати перелік нормативних актів, які видаються у відповідній системі управління. Наприклад, з погляду традицій документології, дивним є коли Кабінет Міністрів України ухвалює постановою інструкцію. На наш погляд, для такого рівня державного управління доцільнішім є не інструкції, а положення, концепції, настанови, статути. Нормативно-правовий акт під назвою "інструкція" більш притаманний для міністерств, відомств, установ, організацій, підприємств.

В інтересах упорядкування загальної кількості та регламентації повної уніфікації управлінських документів потрібно також в централізованому порядку продовжити типізацію й формалізацію планових документів, документів організаційних структур, а також обліково-довідкових і обліково-статистичних відомостей. Це дасть змогу покращити підготовку особового складу апарату управління, полегшити користування цими документами та їхнє опрацювання за допомогою засобів комп’ютерної техніки.

Напрями уніфікації

Необхідність уніфікації документі виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів, що створювались і функціонували в системі управління

Сучасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно – технічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи. Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з’ясування питання про необхідну і достатню кількість документів, що функціонують в управлінському середовищі.

Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі.

За цим принципом виділяються такі системи документації:

· Галузеві;

· Функціональні.

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз... Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

· Зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

· Типізація їх форм;зниження трудомісткості їх обробки;основи спільності або суміжності функцій управління;

· Використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкурентних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи;уніфіковані форми документів про прийняття на роботу: заява, характеристика, особовій листок обліку кадрів...)

Для комплексної уніфікації відносяться:

· Державна уніфікація, при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

· Галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

· Міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт (наприклад, ISO15489-2201" Інформація та документація. Управління документацією ").

Для розв’язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв’язку.

Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління.

На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема, такі з них, як "Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення "чи" Уніфікована система документації Пенсійного фонду ", відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління.

За її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної: для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність.

Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управлінськими документами.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками. система документації певної галузі чи окремої функції управління, в свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення...

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту.

Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов’язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів. Їх відповідне оформлення і засвідчення.

При здійснення уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

· Формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов’язаності з іншими документами і системами;

· Змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації. сприйняття якого обумовлене певним просторово - часовим контекстом.

Уніфікованні форми документів

Основні положення

Цей стандарт призначено для використання міністерствами (відомствами), підприємствами, організаціями усіх форм власності з метою впорядкування інформаційних документопотоків. Забезпечення умов для автоматизованого оброблення інформації з додержанням принципів переходу до безпаперового документообігу не є об'єктом цього стандарту

Стандарт визначає загальні положення з уніфікації управлінської документації та правила узгодження затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів (УФД) у складі державної уніфікованої системи документації (ДУСД).

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у Державному класифікаторі управлінської документації за їх належністю до певних систем документації. Кожна уніфікована форма документа ідентифікується за допомогою цифрових позначень.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

· Організаційно-розпорядча документація (код 02);

· Первинно-облікова документація (код 03);

· Банківська документація (код 04);

· Фінансова документація (код 05);

· Звітно-статистична документація (код 06);

· Планова документація (код 07);

· Ресурсна документація (код 08);

· Торговельна документація (код 09);

· Зовнішньоторговельна документація (код 10);

· Цінова документація (код 13);

· Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

· Документація з побутового обслуговування населення (код 17);

· Бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

· Документація з Пенсійного фонду (код 20);

· Словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків

ХХ ХХ ХХХ

---- ---- -----

Клас форми ----------------- | |

Підклас форми ---------------------- |

Реєстраційний комер форми ---------------------------

Цими стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у діловодстві України.

Стандарт включає:

· Склад реквізитів документів.

· Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів.

· Вимоги до бланків документів та оформлювання документів.

· Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Склад уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації:

· Документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т.д.);

· Документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

· Документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

· Документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

7. ДСТУ 4163-2003

Сфера застосування

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі - документи):

· постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

· органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

· підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі - організацій).

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Нормативні посилання

У цьому стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи:

· ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення

· ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)

· ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Склад реквізитів документів

Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

· 01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

· 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

· 03 - зображення нагород

· 04 - код організації

· 05 - код форми документа

· 06 - назва організації вищого рівня

· 07 - назва організації

· 08 - назва структурного підрозділу організації

· 09 - довідкові дані про організацію

· 10 - назва виду документа

· 11 - дата документа

· 12 - реєстраційний індекс документа

· 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

· 14 - місце складення або видання документа

· 15 - гриф обмеження доступу до документа

· 16 – адресат

· 17 - гриф затвердження документа

· 18 – резолюція

· 19 - заголовок до тексту документа

· 20 - відмітка про контроль

· 21 - текст документа

· 22 - відмітка про наявність додатків

· 23 – підпис

· 24 - гриф погодження документа

· 25 - візи документа

· 26 - відбиток печатки

· 27 - відмітка про засвідчення копії

· 28 - прізвище виконавця і номер його телефону

· 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

· 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

· 31 - відмітка про надійдення документа до організації

· 32 - запис про державну реєстрацію.

Схеми розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка подано в додатку А.

Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. Приклади наведено в додатку Б. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21.

Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32. Приклади наведено в додатку В.

У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа.

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.

Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

Код організації проставляють за ЄДРПОУ [15] після реквізиту довідкові дані про організацію Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа.

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

У листі назву виду документа не зазначають.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку.

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою: