Аврал как эффективный способ организации работы

Аврал (overal — «все наверх») — спешная (по специальному заданию или по тревоге) работа на судне всей командой.

Цейтнот (от Zeit — время и Not — нужда) в шахматах и шашках — положение, когда игроку не хватает времени, отведенного для обдумывания ходов.

Wikipedia

Эта книга началась с описания рутинного рабочего дня, когда слабые попытки сделать то, что давно надо было сделать, закончились очередной капитуляцией перед ленью.

Я рассказывал и о другом дне — свободном от текучки, когда решительно ничего не мешало работать. Результат был таким же.

Однако бывают и другие дни.

9.00. Я же обещал статью к среде, сегодня уже понедельник, а меня нет ничего, кроме названия!

Новостные сайты — не до них! Почта — посмотрю потом! Facebook, Skype — к черту!

10.00. Набросал примерный план. В дверь протискивается сотрудник с каким-то разговором. — «Потом, некогда!».

11.00. Есть первая пара страниц. Как назло, сегодня много звонков, но: «Отстаньте! Меня нет, я уехал в командировку, заболел, умер до завтрашнего дня!».

14.00. Уф-ф! Сыро, хаотично, но это уже что-то. Можно перевести дух, да и пора бы что-нибудь съесть. Нет времени на кафе, пусть привезут пиццу в офис.

15.00. Сотрудники напоминают, что сегодня я планировал совещание по продвижению новых тренингов. — «Никаких совещаний! Отложим на завтра или послезавтра!».

19.00. Это был неплохой день. Глаза от напряжения лезут на лоб, в голове легкий звон, но зато статья готова на 80 %. Завтра на свежую голову отредактирую, отшлифую, — и можно отсылать.

Успел!

Почему этот день стал прорывным? Потому что пришла Последняя Крайность. Потому что истекли все сроки и наступил момент, дальше которого откладывать дело стало просто невозможно.

И поэтому все, кроме этого дела, вдруг перестало существовать, стало второ- или третьестепенным — другие важные дела, совещания, разговоры и встречи.

И лень, пусть на время, куда-то спряталась и перестала мешать.

Однажды я решил подсчитать, сколько времени в день я занимаюсь работой.

Результат неприятно удивил. Оказывается, из девяти часов, которые проходили с момента моего приезда в офис до момента убытия домой, собственно работе я уделял не более трех часов, да и то не каждый день.

(Примечание. Под работой я подразумеваю деятельность, которую можно измерить написанными текстами, законченными документами, решенными проблемами, ощутимыми подвижками в делах.)

А куда уходило остальное время?

А уходило оно на обсуждение разнообразных, ежеминутно и ежечасно возникающих вопросов, чтение служебных бумаг, газет и журналов, просмотр новостей в интернете; на общение со зваными и незваными посетителями, обязательные и необязательные разговоры с коллегами и знакомыми, начальниками и подчиненными.

И я не всегда мог оправдать ничтожный коэффициент своего полезного действия уважительным объяснением, что все эти люди насильственно разрушали мой рабочий процесс своими звонками или визитами.

Должен честно признать, что нередко (а если уже быть совсем честным, то достаточно часто) я и сам был инициатором разговоров, имевших отдаленное отношение к работе, что я и сам вызывал сотрудников, вполне возможно отрывая их от важной работы, что я и сам звонил коллегам, знакомым и клиентам, в свою очередь, ломая их трудовой ритм.

Но зато когда я по-настоящему сосредоточивался на делах, за эти три часа мне удавалось сделать столько же, сколько за три дня при обычных обстоятельствах.

И я боюсь даже подумать, каких результатов можно было добиться, если бы я уделял работе… — ладно, пусть не восемь, — хотя бы пять часов в день!

К сожалению, мой жизненный и профессиональный опыт говорит, что чудес не бывает. Нормальный, среднестатистический человек, дежурно ругая текучку и периодически разражаясь горько-пафосными восклицаниями: «Устал! А от чего устал и что делал? Не помню!», не может рассчитывать ни на какие полноценные пять часов. И не стоит мучить себя упреками, давать обещание отгородиться от всего ненужного и немедленно взяться за дело — одно из многих, которые мы не делаем.

Да, в мире есть необыкновенные люди, которые, зная, что данное им сегодня поручение надо выполнить, скажем, через неделю, приступают к нему немедленно. Обычный человек будет откладывать работу до того самого момента, когда у него останется ровно столько времени, чтобы успеть к сроку при крайнем напряжении сил.

Это нежелание поступать разумно, работать размеренно, это откладывание до последнего дня, когда дела или обстоятельства прижимают так, что уже невозможно откладывать, составляет неотъемлемую часть человеческой натуры.

Первые 10 процентов работы делаются за первые 90 процентов времени, на нее отведенные, а оставшиеся 90 процентов работы делаются за последние 10 процентов времени.

Из законов Мерфи

Несмотря на графики и планы, равномерным образом распределяющие усилия научных коллективов, строительных и производственных компаний, проектировщиков и дизайнеров, самый большой объем работы всегда приходится на вторую половину отведенного срока. Напряжение по мере приближения к роковой дате усиливается, темп ускоряется, люди ежедневно задерживаются на работе или работают по ночам, в несколько смен, круглосуточно, изнемогают и валятся с ног.

«Скорее! Успеть! Поднажать! Еще немного — и все!» — бьется в мозгу тех, кто еще месяц назад никуда не спешил.

Межпланетные зонды доводятся до готовности в последний день перед стартом, хотя у тысяч высококлассных специалистов было на это три года.

Олимпийские стадионы, которые проектировали за десять лет до начала Игр, а начали строить за пять, встречают болельщиков запахом свежей краски — безошибочный признак аврала в ночь перед открытием.

И, конечно, дежурный пример — миллионы студентов, которые пытаются (и многим это удается) — за неделю усвоить полугодовую норму информации.

Мы становимся чрезвычайно энергичными, как только само дело становится животрепещущим и неотложным. Когда появляется очень срочное дело или истекают все установленные сроки, мы сразу, с самого утра, без всяких раскачек и отвлечений, лихорадочно хватаемся за работу.

В такие дни мы почти полностью изолируемся от окружающего мира. Люди, встречи, обычные дела перестают для нас существовать. Причем естественным образом, без волевых усилий, без обещаний себе: «Завтра я обязательно этим займусь» или «Больше не буду сидеть в интернете!».

Впрочем, главное — это конечный результат. Кого интересует, сделали вы свою работу за отведенные полгода или за последний месяц, достигли своей цели планово-поступательным движением или лихорадочным напряжением сил? Если человеку не дано жить по плану, то стоит ли желать невозможного и безуспешно заставлять себя работать «правильно»?

Давление сроков

В конце 90-х я был владельцем и одновременно редактором еженедельной газеты. Каждый номер выходил с моей передовой статьей. Передо мной не стоял вопрос, лень мне писать эту статью или нет. Статья должна была быть готова к среде — независимо от моего самочувствия, загруженности, желания, семейных, рабочих и прочих обстоятельств.

И статья появлялась, потому что не могла не появиться.

Иногда я с сожалением думаю: «Вот если бы я писал свои тексты (включая эту книгу) без спешки, если бы у меня было время на тщательное редактирование, то они наверняка стали бы намного лучше».

Но трезвый голос возражает: «Если бы у тебя было время, не исключено, что ты бы вообще ничего не написал. И созданные тексты — это единственно возможный компромиссный результат, который можно получить в борьбе между ленью и текучкой и необходимостью выдать хоть что-то к назначенному сроку».

Точно таким же образом работали и работают все, у кого есть жесткие и неотменяемые обязательства.

Достаточно вспомнить поистине героических литературных тружеников, которые писали для газет романы с продолжениями — эта форма была популярной в девятнадцатом веке.

К примеру, почти все романы Чарльза Диккенса выходили сначала в виде регулярных выпусков и уже потом — отдельными изданиями.

Автор начинал работу, имея в голову лишь приблизительный сюжет. Подобно сценаристам современных телесериалов, он зачастую и сам не знал, что именно будут делать его герои в главе, которую ему предстояло написать к следующему номеру.

Такая потогонная схема работы дисциплинировала писателей. Они не могли позволить себе творческих кризисов, лености, они были обязаны выдавать к сроку определенное количество слов.

И выдавали!

Разумеется, качество текстов при этом страдало, как качество любой работы, сделанной в спешке. Это заметно в романах Достоевского, Дюма, Бальзака, которые почти всегда работали в условиях цейтнота.

Но то же самое относится и к более прозаическим вещам — отчетам, проектам, контрактам, маркетинговым планам. Все они могли быть подготовлены лучше, если бы у нас было лишнее время.

И очень хорошо, что у нас нет этого лишнего времени: неидеальная, но законченная работа предпочтительнее отсутствующей идеальной.

Так уж мы устроены. И я предлагаю принять это как неизменяемую данность.

Когда я работал в банке, мы каждый год к 15 февраля готовили бизнес-план. Это серьезный документ объемом больше сотни страниц, с графиками, диаграммами, аналитикой и прогнозами. Поэтому еще за несколько месяцев до этой даты проводилось специальное совещание, на котором работа распределялась между управлениями — в соответствии с содержанием разделов плана.

И каждый год работа начиналась не в ноябре и даже не в январе, а в первых числах февраля. Мы пытались за две недели сделать то, на что отводилось три-четыре месяца.

И речь шла не об одном отдельном лентяе. Нет, в аврале участвовали 10–15 сотрудников из разных отделов, что лишний раз подтверждает: все люди одинаковы.

Понятно, что качество первой версии плана было ужасным. Высшее начальство ругалось и проклинало исполнителей. Но, по крайней мере, появлялся какой-то текст, а значит, уже было что переделывать и редактировать.

Еще два-три рабочих дня и ночи — мы не уходили из банка раньше полуночи — и буквально в самый последний час план был закончен, сброшюрован и внесен в кабинет нервничающего председателя правления.

Все остальные схожие задачи выполнялись по той же схеме и в те же сроки. Например, годовой план развития банка создавался за пять дней, включая доработки и обсуждения. Впрочем, руководству его подавали, как солидный аналитический документ, выстраданный в течение двух месяцев.

Поэтому мне забавно читать и слышать выражения вроде: «тщательно подготовленная рекламная кампания». Кампанию наверняка начали готовить только тогда, когда возник реальный риск не успеть к сроку. Но, тем не менее, и такая «сделанная на коленке» рекламная кампания может быть вполне эффективной.

Почему?

Во-первых, опытные профессионалы даже в спешке способны придумать неплохую концепцию. Конечно, хуже, чем она могла быть, но тут уж ничего не поделаешь.

Во-вторых, так работают все рекламные агентства (да и вообще все люди и организации) и поэтому уровень качества у всех намного ниже максимально возможного. И мы обычно вынуждены выбирать не между «великолепным» и «отличным», а между «в принципе неплохо» и «ладно, сойдет, у других еще хуже».

«Долго запрягаем, да быстро ездим» — я уверен, что подобные поговорки есть во всех странах. Потому что все страны населяют представители рода Homo sapience, которые устроены так, что за редкими исключениями не могут браться за выполнение задачи сразу после ее получения. Мы почти всегда откладываем работу на час, на пять часов или на месяц, чтобы потом ее все-таки выполнить — но уже в режиме цейтнота.

Нам вовсе не требуются свободные дни и недели. Это несбыточная и ненужная мечта.

Чтобы сделать дело, нам нужна не свобода и «свободное время», а необходимость и сроки.

У нас полным-полно времени. А иначе откуда бы оно взялось, когда надо срочно сдать работу? Ведь в эти дни есть и текучка, и всевозможные отвлекатели. Все как всегда, кроме одного: мы вынуждены взяться за работу — во избежание неприятных последствий.

Мы даже не обращаем внимания на простуду, головную боль и ноющую поясницу — а еще вчера это были уважительные причины отложить дело на потом.

Напрягать силы в последний момент — вот что мы можем противопоставить лени, из-за которой мы и оттягивали работу до последнего момента.

Цейтнот — не самое приятное состояние, но раз по-другому мы не умеем, целесообразно рассматривать его как пусть некомфортный, но совершенно нормальный способ организации работы.

Запланируйте цейтнот

Цейтнот раскрывает истинный потенциал человека. В условиях крайней нехватки времени наш КПД резко возрастает. За один авральный день мы можем сделать больше, чем за пять обычных.

Отсюда вопрос: а так ли нужно стараться делать работу размеренно и постепенно, если в ситуации цейтнота мы ее выполним в несколько раз быстрее?

Я бы не стал рекомендовать аврал в качестве постоянного подхода к работе. Аврал — это всегда стресс, а стресс истощает нас и нервно, и физически. Сознательно загонять себя в цейтнот имеет смысл, только если нет другого выхода или вы относитесь к людям, которые в стрессовых ситуациях чувствуют себя комфортно.

Вот тогда можно воспользоваться мотивирующими возможностями цейтнота и превратить время в надсмотрщика, который будет подгонять вас и, как энергетический напиток, поддерживать в состоянии сверхактивности.

Впрочем, можно и не впадать в крайности, а просто выделять на работу ровно столько времени, сколько требуется на ее выполнение в режиме «быстрым шагом».

Как это может выглядеть на практике?

Предположим, вы переводчик французского языка и сегодня вам принесли сорок страниц для перевода. Вы взяли аванс и назвали срок — две недели.

После ухода клиента точно оцените время, необходимое на выполнение работы.

Ваша обычная норма — пять страниц в день. Следовательно, на весь текст уйдет восемь дней.

Но прежде чем обрадоваться — в запасе есть шесть дней! — подумайте о том, что, начиная с сегодняшнего дня, вы будете снова и снова возвращаться к мысли, что хорошо бы все-таки взяться за работу. Может быть, сделать завтра пару страниц, послезавтра еще несколько…

Одним словом, мысль о предстоящей работе будет, с одной стороны, портить настроение, а с другой, вряд ли заставит вас приступить к работе.

Задайте себе вопрос: «Какой мой рекорд производительности без потери качества?»

Допустим, это восемь страниц за день.

Прекрасно. Значит, в крайнем случае вы сможете справиться с заказом всего за пять дней и последняя дата для начала работы (dead-line) наступит только через девять дней.

А раз так, то разумнее всего начать работу не сегодня, и не завтра, а через девять дней.

И, зафиксировав эту дату, на девять дней забудьте о заказе и не мучайте себя мыслями о невыполненной работе.

Date: 2016-05-13; view: 836; Нарушение авторских прав