В органах исполнительной власти Луганской Народной Республики 4 page

5.10.4. Организация работы по контролю за исполнением документов обеспечивается службой делопроизводства.

5.10.5. Система контроля включает в себя:

- предварительный контроль - еженедельные напоминания руководителям структурных подразделений о наступающих сроках исполнения документов;

- последующий контроль – подготовка еженедельных справок о неисполненных документах;

- еженедельные и ежеквартальные доклады руководителю органа исполнительной власти по исполнительской дисциплине.

5.10.6. Контроль исполнения документов ведется с помощью контрольной картотеки на основании регистрационных данных в РКФД документа или с помощью ППО АСД.

VI. Документальный фонд органа исполнительной власти

Орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов.

Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется в структурных подразделениях органа исполнительной власти при непосредственном контроле и методологическом сопровождении службы делопроизводства (архивного сектора) путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

Для определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности органа исполнительной власти и его подведомственных учреждений, в органе исполнительной власти используются нормативные правовые акты Луганской Народной Республики в сфере архивного дела.

6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об органе исполнительной власти, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предыдущие года, описями дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти.

6.1.3. В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 14) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (Приложение N 15).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года делопроизводителем, согласовывается со службой делопроизводства и архивной службой органа.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства на согласование.

6.1.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

6.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) органа исполнительной власти, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Луганской Народной Республики, и утверждается руководителем органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Луганской Народной Республики не реже одного раза в 5 лет, если нет существенных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти.

6.1.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают служба делопроизводства и архивная служба органа исполнительной власти.

6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства. Второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий применяется в архивной службе органа исполнительной власти. Четвертый передается в Государственный архив Луганской Народной Республики, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

6.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае существенных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.

6.1.12. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений органа исполнительной власти. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.14. Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется по установленной форме.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода) управления, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-04-10, где 07 - обозначение управления, 04 - обозначение отдела в управлении, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или управления (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела, указание "Электронные документы", например:

Законы, указы Главы Луганской Народной Республики, постановления Правительства Луганской Народной Республики.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы по представлению к награждению и поощрению работников аппарата Правительства Луганской Народной Республики (представления, докладные записки, переписка и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с Налоговой службой Луганской Народной Республики по вопросам поступлений в бюджет.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Министерством финансов Луганской Народной Республики по вопросам кассового планирования, прогнозирования, исполнения бюджета.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с начальниками регистрационных служб о материально-техническом обеспечении.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые отчеты Министерства финансов об исполнении республиканского бюджета.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Луганской Народной Республики срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: «переходящее с 2009 г.»), об уничтожении дел («уничтожено»), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.15. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию со службой делопроизводства. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование дел и их текущее хранение

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. В органе исполнительной власти дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок передаваться делопроизводителям структурных подразделений органа для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется службой делопроизводства.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; приложения - вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дела со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых законов, актов Главы Луганской Народной Республики, актов Правительства Луганской Народной Республики и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Луганской Народной Республики или его комиссий (могут формироваться в электронном виде).

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Главы Луганской Народной Республики или Правительства Луганской Народной Республики, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.

6.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (Приложение N 16).

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.9. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах органа исполнительной власти.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

6.2.10. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти возлагается на руководителей этих подразделений и делопроизводителей.

6.2.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило перед передачей в архив органа исполнительной власти, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив органа исполнительной власти.

Личные дела уволенных работников органа исполнительной власти передаются в архив через десять лет после увольнения.

6.2.12. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам органа исполнительной власти на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.3. Подготовка документов и дел

к передаче на архивное хранение

6.3.1. Документы органа исполнительной власти являются собственностью республики и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Государственным архивом Луганской Народной Республики, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Луганской Народной Республики как часть Архивного фонда Луганской Народной Республики или на уничтожение.

Для хранения документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, относящихся к собственности республики, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в органе исполнительной власти образуется архив.

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти и на уничтожение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

6.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Луганской Народной Республики.

6.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия.

6.3.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Государственным архивном Луганской Народной Республики.

6.3.5. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти.

6.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений органов исполнительной власти, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК.

6.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в управлениях (отделах); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Луганской Народной Республики, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

6.3.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

6.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

6.3.12. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства (архивным сектором) органа исполнительной власти.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит служба делопроизводства (архивный сектор) и по которой сдают дела на государственное хранение в Государственный архив Луганской Народной Республики.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

6.3.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложения N 17, 18) и представляются в архив органа исполнительной власти не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.3.14. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.

Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); срок хранения дела, N статьи по перечню; примечание.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

6.3.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см;

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме и уничтожении дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

6.3.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.3.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства (архивным сектором) и утверждается руководителем структурного подразделения.

6.3.18. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6.3.19. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем службы делопроизводства (архивного сектора).