В органах исполнительной власти Луганской Народной Республики 1 page

ГЛАВА ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

03.10.2014 № 1/10/10/14

Луганск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

В целях оптимизации и типизации делопроизводства в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики, руководствуясь статьей 60 Временного Основного Закона (Конституции) Луганской Народной Республики,

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики.

2. Руководителям органов исполнительной власти Луганской Народной Республики:

2.1. в срок до 01 декабря 2014 г. организовать разработку и утверждение инструкций по делопроизводству в соответствующих органах исполнительной власти Луганской Народной Республики;

2.2. при разработке инструкций по делопроизводству руководствоваться Типовой инструкцией, утвержденной пунктом 1 настоящего постановления.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на и.о. руководителя Администрации Главы и Правительства ЛНР Тараш Ольгу Владимировну.

4. Настоящее постановление вступает в силу после его подписания.

Глава Луганской

Народной Республики И.В. Плотницкий

Утверждена

Постановлением Главы

Луганской Народной Республики

от ___________ N _____

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, сформированным по результатам деятельности органов исполнительной власти Луганской Народной Республики, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов.

1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (документы для служебного пользования), установлены Инструкцией о порядке работы с документами ограниченного доступа, утвержденной нормативным правовым актом Совета Министров Луганской Народной Республики.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в органах исполнительной власти несут их руководители.

Ответственность за содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне документов, подаваемых на подпись руководителю органа исполнительной власти, несут заместители руководителя органа исполнительной власти в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне иных документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях органа несут ответственность руководители этих структурных подразделений.

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики осуществляется структурными подразделениями этих органов, ответственными за документооборот (далее – служба делопроизводства).

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях органов исполнительной власти возлагается на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводители) в соответствии с должностными инструкциями.

1.8. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется на бумажных носителях или с использованием прикладного программного обеспечения, обеспечивающего автоматизацию системы документооборота (далее - ППО АСД).

II. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

РКФД - регистрационно-контрольная форма документа, которая оформляется в виде карточки с фиксированным набором атрибутов и полей для заполнения;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (далее - ЭЦП);

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено ЭЦП;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной или бумажной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в установленных регистрационных формах;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Луганской Народной Республики;

дело - совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному участку деятельности органа исполнительной власти или одному вопросу;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

III. Создание документов в органе исполнительной власти

Луганской Народной Республики

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Луганской Народной Республики, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.1.2. В органах исполнительной власти Луганской Народной Республики применяются следующие бланки:

- угловой бланк руководителя органа исполнительной власти (Приложение N 1);

- общий продольный бланк письма органа исполнительной власти (Приложение N 2);

- продольный бланк приказа органа исполнительной власти (Приложение N 3).

Реквизиты углового бланка располагаются в верхнем левом углу, реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланков документов центральных органов исполнительной власти оформляются в черно-белом цветовом решении.

3.1.3. В состав реквизитов для бланков письма руководителя органа исполнительной власти включаются:

Государственный герб Луганской Народной Республики;

наименование органа исполнительной власти Луганской Народной Республики;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и другая информация);

ограничительные отметки для верхних границ зон расположения даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для верхних границ зон расположения ссылки на регистрационный номер и дату документа адресата.

В состав реквизитов для общего бланка письма органа исполнительной власти:

Государственный герб Луганской Народной Республики;

наименование органа исполнительной власти Луганской Народной Республики;

справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и другая информация);

ограничительные отметки для верхних границ зон расположения даты и регистрационного номера документа;

ограничительные отметки для верхних границ зон расположения ссылки на регистрационный номер и дату документа адресата.

В состав реквизитов для бланков приказа центрального органа исполнительной власти включаются:

Государственный герб Луганской Народной Республики (в черно-белом цветовом решении);

наименование органа исполнительной власти Луганской Народной Республики;

вид документа;

место составления (издания) документа;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.4. Бланки документов органа исполнительной власти с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики изготавливаются органами исполнительной власти самостоятельно типографским способом. Учет получаемых бланков осуществляется по журналу учета поступления бланков (Приложение N 4).

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней левой части лицевой стороны бланка.

3.1.5. Бланки документов органа исполнительной власти с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики выдаются делопроизводителям под роспись в журнале выдачи бланков (Приложение N 5).

3.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

3.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители и делопроизводители структурных подразделений органа исполнительной власти, и также непосредственные исполнители по документу.

3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся руководителю органа службой делопроизводства.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.1. Государственный герб Луганской Народной Республики размещают на бланках документов в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

На бланках документов органа исполнительной власти Государственный герб Луганской Народной Республики изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти Луганской Народной Республики».

3.2.2. Наименование органа

Наименование органа - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением об этом органе.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним в тех случаях, когда оно закреплено в Положении.

При изготовлении бланков подведомственных организаций полное наименование органа исполнительной власти указывается над наименованием организации.

3.2.3. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Наименование должности лица в этом случае указывается под наименованием (полным, сокращенным) организации как реквизит бланка.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа допускается оформлять первый лист не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника

юридического управления Подпись И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности

начальника юридического управления Подпись И.О. Фамилия

3.2.4. Справочные данные

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и другая информация по усмотрению организации.

3.2.5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. При подготовке писем наименование вида документа не указывается.

3.2.6. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывается в бланках приказов, протоколов, других служебных документов с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.2.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2014, 05.06.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 апреля 2014 г.

3.2.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа(или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, цифровым обозначением структурного подразделения (исполнителя по документу) и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации.

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.2.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.2.10. Адресат

Документы адресуют органам власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, физическим лицам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения

Луганской Народной Республики

или:

Аппарат Правительства

Луганской Народной Республики

Департамент делопроизводства и архива

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Министру здравоохранения

Луганской Народной Республики

Фамилия И.О.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям структурных подразделений Министерства юстиции Луганской Народной Республики

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

3.2.11. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) об утверждении Положения о применении печатей и штампов в …….

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.2.12. Текст документа

Текст документа– основная содержательная часть документа.

Документы составляются на государственном языке Луганской Народной Республики. Текст документа излагается кратно, логично, точно и ясно, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении...;

3-го лица единственного числа: управление полагает...; коллегия постановляет...; управление не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, нормативных правовых актов, документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с постановлением Правительства Луганской Народной Республики от 11 апреля 2014 г. N 111 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов органов исполнительной власти»…

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

3.2.13. Отметка о наличии приложений

Отметку о наличии приложения, названного в тексте сопроводительного письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о договорах банковского счета, для служебного

пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо налоговой службы от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

На приложениях к распорядительным документам (приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2

к приказу Министерства

здравоохранения

от 11.09.2014 N 85

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

3.2.14. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра здравоохранения

Луганской Народной Республики

Подпись И.О. Фамилия

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минюста Луганской

Народной Республики

от 26.09.2014 N 20

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом углу ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости с общественными организациями.

3.2.15. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Заместитель начальника Управления