Проблеми впровадження систем автоматизації управління проектами

Купуючи систему для управління проектами, керівники часто забувають, що її використання вимагає певної (а іноді значної) зміни процесів управління в організації. Тому впровадження такої системи вимагає системного підходу, що передбачає планування комплексу робіт і контроль за їх здійсненням.

Починати впровадження системи управління проектами в організації необхідно з розробки плану впровадження. План впровадження не повинен обмежуватися лише установкою програмного забезпечення в організації і навчанням користувачів роботі з системою.

Проекти з впровадження нових систем автоматизації управлінської діяльності традиційно охоплюють набагато ширший спектр задач: від формалізації процедур збору і збереження інформації до здійснення змін в організаційній структурі управління підприємством. Проекти з впровадження подібних систем можна віднести до класу організаційних проектів – проектів, які в певній мірі ведуть до розвитку структури організації.

Відмінною рисою даного типу проектів є те, що від успіху проекту може залежати ефективність функціонування організації в цілому або її окремих підрозділів. З цієї причини особливого значення набуває ретельне планування і контроль не тільки технічних, але і людських аспектів впровадження системи.

Складність задач з впровадження комп’ютерної інформаційної системи залежить від масштабів організації, наявної структури управління і ступеня автоматизації управління. Однак, навіть у відносно простих випадках план впровадження системи має ключову роль для введення її в реальну експлуатацію.

Найбільш важлива роль проектного підходу до освоєння системи в тому, що він дозволяє залучити потенційних користувачів системи в єдину команду проекту й у такий спосіб заручитися їхньою підтримкою. Саме це, дає шанс на успіх впровадження системи в організації.

Серед помилок в плануванні впровадження систем управління проектами, що є причинами невдач освоєння подібних систем, можна виділити наступні:

1) цілі і очікувані результати заздалегідь не визначені або визначені не в повному обсязі;

2) планування введення в експлуатацію одразу всіх функцій системи управління проектами;

3) планування переведення відразу всієї організації на нову систему.

Розглянемо наведені помилки і способи їх уникнення більш детально.

Цілі і очікувані результати заздалегідь не визначені або визначені не в повному обсязі. Досягненню цілей проекту в повному обсязі можуть завадити жорсткі часові обмеження, нетерплячість або непослідовність керівництва. Для уникнення подібних проблем, варто обговорити результати, очікувані від впровадження системи, з усіма, кого це може стосуватися, на різних рівнях управління в організації: як з безпосередніми користувачами системи, так і зі споживачами або постачальниками інформації для системи.

Планування введення в експлуатацію одразу всіх функцій системи управління проектами. Нові технологій роботи і нові схеми управління можуть наштовхнутись на “корпоративну інерцію” – спротив працівників новому і незрозумілому. Це може призвести до значного ускладнення проекту і робить проблематичною стабілізацію роботи системи в цілому. Щоб запобігти негативним наслідкам та пом’якшити шок від нової технологій, слід спланувати послідовне впровадження функцій планування й управління від простого до складного. Фахівці рекомендують починати впровадження системи з планування і контролю часових параметрів, потім опанувати функції ресурсного планування, і тільки після цього переходити до планування і контролю витрат.

Планування переведення відразу всієї організації на нову систему. Реалізація різних функцій системи управління проектами може впливати на роботу різних підрозділів і фахівців. Натомість варто здійснювати підключення користувачів до нової системи послідовно відділ за відділом. Почати краще з невеликого відділу, який має кваліфікованих співробітників. В кожній організації є співробітники, які більш зацікавлені у використанні нових систем автоматизації і більш здатні в їх освоєнні, ніж решта. Почати краще саме з них. Одержавши першу групу користувачів, що освоїли систему, можна переходити до поширення даної технології в інших підрозділах підприємства. Коли система почне реально працювати в організації, противникам її використання доведеться теж перейти в ряди користувачів. Важливо переконатися, що керівники відділів інформовані про плани впровадження нової системи і діють відповідно до плану.

Системи автоматизації управління проектами – це програмні системи, що дозволяють автоматизувати одну або декілька складових управління проектами.

Системи автоматизації управління проектами містять засоби для календарно-сіткового планування, засоби для вирішення окремих задач і засоби для організації комунікацій між виконавцями проекту.

Всі системи можна поділити на орієнтовані на професійних проектних менеджерів і орієнтовані на широке коло користувачів.

Серед засобів автоматизації індивідуальної роботи менеджерів проектів Microsoft Project став фактично стандартом.

При роботі над проектом можна користуватись засобами Інтернет, зокрема, веб-сервісом Microsoft ProjectCentral.com., який дозволяє учасникам проекту працювати з актуальною проектною інформацією, і не потребує встановлення проектного серверу на підприємстві.

В плануванні впровадження систем управління проектами, найчастіше припускаються наступних помилок: цілі і очікувані результати заздалегідь не визначені або визначені не в повному обсязі; планують ввести в експлуатацію одразу всі функції системи; планують перевести на нову систему одразу всю організацію.