Обмін даними між учасниками проекту

Для успішної роботи над проектом його учасники повинні обмінюватись інформацією, необхідною для роботи: змінами в призначеннях, ресурсах, задачах тощо. Обмін може бути організований як з використанням сучасних комунікаційних технологій, так і без них.

Для обміну відомостями про проект між учасниками може бути використаний сервер Microsoft Project Server. Це супутній Microsoft Project програмний продукт, що встановлюється на сервері організації і забезпечує можливості спільного планування й обміну повідомленнями про стан для членів робочої групи, керівників проектів і інших зацікавлених сторін за рахунок обміну й обробки інформації проекту. При використанні Microsoft Project Server учасники проекту можуть переглядати останні поточні відомості цьому проекті.

Якщо користувачі не використовують сервер Microsoft Project Server, але мають доступ до Інтернету, відомості про проект можуть експортуватися у форматі HTML шляхом збереження їхній як веб-сторінки. Також можна користуватися спеціальним веб-сервісом www.projectcentral.com.

Якщо для зв’язку використовується мережевий сервер або система електронної пошти, наприклад Microsoft Exchange або Microsoft Outlook, можливо простої напрямок, відправлення або передача даних про проект за допомогою Microsoft Project.

У випадку, коли при роботі над проектом не використовуються електронні комунікації, виникає необхідність у відправленні друкованих звітів про поточний стан учасникам проекту і зацікавлених осіб. Microsoft Project дозволяє друкувати відомості про задачі, ресурси, витрати і ході виконання проекту в звітах, що відповідають вимогам користувачів (рис. 13.9). Користувачі можуть змінювати дані в звітах, застосовуючи різні таблиці і фільтри.

Рис. 13.9. Види звітів

Microsoft Project містить багато вбудованих звітів про задачі і ресурси, а також перехресні звіти. Вони розділені на декілька категорій: огляди, поточну діяльність, витрати, призначення, завантаження тощо.

Завершення проекту

Завершення проекту дає можливість зібрати і зафіксувати інформацію про процес і результати його виконання, щоб надати її зацікавленим сторонам. За результатами завершення проекту створюють документи узагальнення досвіду.

В документах узагальнення досвіду записуються відомості про хід проекту і найбільш вдалих діях. Сюди входять відомості про успіхи і помилки проекту, що можуть бути використані для тренування перед майбутніми проектами або в повторних проектах.

Документи узагальнення досвіду дають можливість відповісти на наступні запитання.

Ø чи досягнута мета проекту;

Ø чи виконана робота вчасно, у рамках бюджету і відповідно до специфікацій;

Ø що можна зробити для удосконалення майбутніх проектів;

Ø чи задоволені зацікавлені сторони.

Microsoft Project не дає можливості створити подібні документи автоматично. Замість цього можна скористатися будь-яким редактором тексту, і прикріпити файли документів узагальнення досвіду до проекту Microsoft Project. Після цього можна забезпечити доступ до них за допомогою звітів і представлень, через Інтернет, сервер Microsoft Project Server або загальні папки Microsoft Exchange. Можна також зберегти завершений проект у вигляді шаблона, що дозволить використати його дані в нових проектах.