Задание 5. Создать таблицу Студент

Таблицу необходимо создать в режиме конструктора со следующей структурой:

Таблица 1 – Структура таблицы «Студент»

Ключевое поле: Номер

Чтобы объявить поле ключевым необходимо установить курсор на нужное поле (в данном случае «Номер»), щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду «Ключевое поле» как показано на рисунке 5. Для объявления полями первичного ключа нескольких полей маркируйте их удерживая клавишу «Ctrl».

Рисунок 5 – Объявление ключевого поля

На рисунке 6 представлена таблица «Студент»:

Рисунок 6 – Таблица «Студент»

В свойстве каждого поля был указано размер поля, в соответствии с заданием.

После заполнения строк, закрываем таблицу, называем её «Студент».

Задание 6. Заполнить её записями

После сохранения таблицы, в разделе «Таблицы» двойным щелчком открываем созданную таблицу «Студент» и заполняем её в соответствии с таблицей 2:

Таблица 2 – Данные для заполнения таблицы «Студент»

Рисунок 7 – Заполненная таблица «Студент»

Задание 7. Познакомиться с приемами редактирования

Добавление полей

1) Установите курсор на строку спецификации, перед которой будет введена новая строка.

2) нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов или в меню Вставка вызовите команду Строки или Поле подстановок.

Удаление полей

1) Маскируйте соответствующую строку (поместите указатель мыши на столбец маркировки и он приобретет вид стрелки)

2) Выберите команду Удалить или Удалить строки из меню Правка или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.

При случайном удалении строки можно:

1) Нажать кнопку Нет в окне с предупреждающим сообщением.

2) Выбрать опцию Отменить удаление из меню Правка.

3) Закрыть окно таблицы и нажать кнопку Нет в диалоговом окне запроса о необходимости сохранения изменений.

Копирование полей

1) Маскируйте копируемое поле

2) Выберите в меню Правка команду Копировать

3) Установите курсор в строке проекта таблицы, соответствующей полю, перед которым нужно вставить копию.

4) Активизируйте команду Вставить из меню Правка.

Сохранение проекта таблицы

1) В меню Файл выберите команду Сохранить

2) В диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы

3) Нажмите ОК

Для сохранения таблицы вне открытой БД необходимо:

1) Маркировать необходимую таблицу в окне БД.

2) В меню Файл вызвать команду Экспорт и выбрать необходимую БД для экспорта таблицы.

Перемещение записи

1) Маскируйте запись;

2) В меню Правка выберите команду «Вырезать»;

3) В меню Правка выберите команду «Вставить», переместив курсор в любую позицию таблицы.

Копирование записи

1) Маскируйте запись»

2) В меню Правка выберите команду «Копировать»»

3) В меню Правка выберите команду «Вставить», переместив курсор в любую позицию таблицы.

Удаление записи

1) Маскируйте запись»

2) В меню Правка выберите команду «Удалить»»

3) Обновление записи (при работе нескольких человек с одной БД)»

4) Активизируйте меню «Запись»»

5) Выберите команду «Обновить».

Операции поиска

1) В меню Правка активизируйте команду Найти или щелкните по кнопке с изображением бинокля.

2) В поле Образец диалогового окна поиска укажите искомый объект»

3) Установите необходимые флажки в опциях и значения в полях списка»

4) Нажмите кнопку «Найти»»

5) При необходимости проверки остальных полей на наличие объекта поиска нажмите «Найти далее».

Поиск и замена

1) В меню Правка активизируйте команду «Заменить»;

2) В поле «Образец диалогового окна поиска» укажите заменяемый объект;

3) В поле «Заменить на» введите новые данные;

4) Установите необходимые флажки в опциях и значения в полях списка;

5) Для поиска заменяемого объекта нажмите кнопку «Найти далее»;

6) При обнаружении объекта подтвердите его замену, нажав кнопку «Заменить»;

7) Для отмены замены и поиска следующего объекта нажмите «Найти далее».

Сортировка записей

1) Маркируйте поле, по которому будет произведена сортировка;

2) В меню Записи выберите «Сортировка по возрастанию/Убыванию».

Задание 8. Создать таблицы Сессия, Стипендия и Оценка

Необходимо создать 3 таблицы через режим конструктора с определенным размером поля.

Таблица 3 – Данные для заполнения таблицы «Сессия»

В данной таблице ключевым полем будет являться «Номер».

На рисунке 7 представлена созданная в базе данных таблица «Сессия».

Рисунок 7 – Таблица «Сессия»

Таблица 4 – Данные для заполнения таблицы «Стипендия»

В таблице 4 ключевое поле – «Результат».

На рисунке 8 представлена таблица «Стипендия».

Рисунок 8 – Таблица «Стипендия»

Таблица 5 – Данные для заполнения таблицы «Оценка»

В таблице 5 ключевым полем является «ОценкаЧисло».

На рисунке 9 представлена таблица «Оценка».

Рисунок 9 – Таблица «Оценка»

Задание 9. Заполнить их записями

После сохранения таблицы, в разделе «Таблицы» двойным щелчком открываем поочередно созданные таблицы и заполняем их в соответствии с заданием.

Таблица 6 - Данные для заполнения таблицы «Стипендия»

На рисунке 10 представлена таблица «Стипендия».

Рисунок 10 – Таблица «Стипендия»

Таблица 7 – Данные для заполнения таблицы «Сессия»

На рисунке 11 представлена таблица «Сессия».

Рисунок 11 – Таблица «Сессия»

Таблица 8 – Данные для заполнения таблицы «Оценка»

На рисунке 12 представлена таблица «Оценка».

Рисунок 12 – Таблица «Оценка»

Задание 10. Установить связи между таблицами

Установить связи между таблицами согласно следующей модели:

Для этого потребуется схема данных. Ее можно открыть, выбрав в меню «Сервис» -> «Схема данных».

На рисунке 13 представлена схема данных:

Рисунок 13 – Схема данных

Создание подстановки в таблице «Сессия».

1) Открыть таблицу «Сессия» в режиме конструктора.

2) Выделить поле «Оценка4».

3) В области «Свойства поля» выбрать закладку «Подстановка».

4) В выпадающем списке «Тип элемента управления» выбрать «Поле со списком».

5) В выпадающем списке «Источник строк» выбрать таблицу «Оценка».

6) Изменить значение в поле «Число столбцов» на 2.

7) Ввести в поле «Ширина столбцов» значение: 0;2 (т.е. ширину столбцов в сантиметрах).

8) В выпадающем списке «Ограничится списком» выбрать «Да».

9) Выбрать в меню «Файл» пункт «Сохранить» и закрыть конструктор таблиц.

Результат подстановки представлен на рисунке 14:

Рисунок 14 – Подстановка таблицы «Оценка» в таблицу «Сессия»

Как показано на рисунке 14 в столбце «Оценка4» числовые значения оценок заменились на текстовые. Т.о. можно убедиться в правильности подстановки.

Часть 2

Задание 11. Ознакомиться с различными типами запросов

В Access запросы делятся на QBE-запросы (Query By Example – запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, SQL-запросы (Structured Query Language – структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL. В Access легко преобразовать QBE-запрос в SQL-запрос и наоборот.

В Access могут быть созданы следующие типы QBE-запросов:

Запрос-выборка позволяет выбрать данные, хранящиеся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.

Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий во время выполнения запроса.

В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно.

Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов, обобщив данные из исходных таблиц. Для этих целей в Access предусмотрены статистические функции SQL. Кроме специального случая COUNT(*) каждая из этих функций оперирует совокупностью значений столбца некоторой таблицы и создает единственное значение, определяемое так:

COUNT - число значений в столбце,

SUM - сумма значений в столбце,

AVG - среднее значение в столбце,

MAX - самое большое значение в столбце,

MIN - самое малое значение в столбце.

Для функций SUM и AVG рассматриваемый столбец должен содержать числовые значения.

Аргументу всех функций, кроме COUNT(*), может предшествовать ключевое слово DISTINCT (различный), указывающее, что избыточные дублирующие значения должны быть исключены перед тем, как будет применяться функция. Специальная же функция COUNT(*) служит для подсчета всех без исключения строк в таблице (включая дубликаты).