Основы работы с MS Access

Цель работы

1) Ознакомиться с основными средствами ACCESS 2000, позволяющими работать с базами данных (БД). Научиться создавать и редактировать базы данных. Научиться устанавливать связи между таблицами.

2) Научиться создавать QBE-запросы в различных режимах.

3) Научиться создавать SQL-запросы и преобразовывать QBE-запросы в SQL.

Задания на лабораторную работу

1. Познакомиться с порядком входа в ACCESS 2000 и выхода из него.

2. Познакомиться с порядком создания баз данных.

3. Ознакомиться с содержанием и структурой баз данных.

4. Ознакомиться с элементами меню, панели инструментов в различных режимах работы.

5. Создать таблицу Студент.

6. Заполнить ее записями.

7. Познакомиться с приемами редактирования.

8. Создать таблицы Сессия и Стипендия.

9. Заполнить их записями.

10. Установить связи между таблицами.

11. Ознакомиться с различными типами запросов.

12. Создать запрос «Проект приказа» при помощи Конструктора.

13. Создать запрос «Список студентов» при помощи Мастера.

Теоретический базис

База данных – это совместно используемый интегрированный набор логически связанных данных, хранящийся вместе с описанием этих данных, предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации.

Система баз данных - это компьютеризированная система хранения баз данных, основная цель, которой содержать информацию и предоставлять её по требованию.

Основное назначение СУБД – обеспечить пользователя инструментом, позволяющим оперировать данными в терминах, не связанных с особенностями их хранения в ЭВМ.

Важнейшим понятием, используемым при проектировании любых информационных систем, является понятие «абстрагирование».

Абстрагирование – это отбрасывание лишних элементов с выделением основных. Существует несколько уровней абстракции в структурных данных, а именно: функциональный, логический, физический.

С процессом проектирования структуры базы данных связывают следующие уровни абстракции:

- Внешняя модель или уровень представления (описание в терминах пользователей БД);

- Логический или концептуальный уровень (обобщенное описание предметной области, разрабатывается прикладными программистами);

- Внутренний или физический уровень (описание концептуальной модели на языке некоторой СУБД).

Так как на текущий момент наиболее распространенными являются реляционные БД, то упор в курсе сделан именно на БД этого класса.

В качестве концептуальной модели выступает ER-модель.

ER-модель (с англ. «сущность/связь») позволяет достаточно легко описать условия целостности, но вместе с тем, для этих моделей сложно проводить формальную оптимизацию.

Основные понятия реляционной модели

В соответствии с реляционной моделью, БД является совокупностью отношений. Отношение – это некоторое подмножество прямого произведения. В качестве альтернативного определения применимо: отношение – это множество кортежей. Размер кортежа называют арностью отношения.

На практике рассматривается только конечное множество кортежей. Естественно конечное множество кортежей записывается в виде таблиц, т.е. таблица – это отношение.

Столбцу таблицы соответствует некоторый атрибут (объекта). Значение этого атрибута выбирается из некоторого множества, которое называется доменом. Строку таблицы образует некоторое упорядоченное множество значений всех атрибутов таблицы, взятых из своих доменов.

Альтернативное название атрибутов – поле. На физическом уровне строка таблицы (некоторый кортеж) называется хранимой записью. Хранимая запись, состоит из хранимых полей (значение атрибутов, взятых из своих доменов). Совокупность хранимых записей (таблица) называется хранимый файл (хранимая БД).

Атрибуты или множество атрибутов значения, которых уникальным образом идентифицируют экземпляр объекта, называются первичным ключом, т.к. все экземпляры объекта должны быть различны, то каждый объект должен иметь ключ.

Потенциальный ключ – это обобщение понятия первичного ключа. Потенциальные ключи также как и первичный обладают свойством уникальной идентификации кортежа в отношении, но если первичный ключ в отношении должен быть выбран только один, то потенциальных ключей может быть несколько (первичный ключ выбирается из потенциальных).

Внешний ключ – это множество атрибутов объекта; каждому значению внешнего ключа соответствует значение потенциального ключа. Внешние ключи используются для связывания кортежей в реляционных базах данных.

Общий подход к ER-моделированию

Для того чтобы представить как устроена предметная область нужно задать множество объектов реального мира (главная проблема что считать объектом). Объект – семантическое понятие, которое может быть полезно при обсуждении устройств реального мира. Сущность реального мира – объекты – не обязательно материальны – важно понятие существенно и различимо для других.

Объект обладает рядом свойств, которые иногда называют атрибутами объекта (набор атрибутов одноименных объектов в различных прикладных задачах может разниться). Пример: человек обладает атрибутами фамилия, имя, отчество, дата рождения.

Для определения нового объекта иногда используют понятие подтипа (пилот – есть подтип сотрудник, обладает всеми свойствами сотрудника и, кроме того, свойствами: список разрешенных самолетов).

Между объектами могут возникать связи трех видов:

- один к одному 1:1 (пациент: место в палате);

- один к многим 1:n и многие к одному n:1;

- многие ко многим n:n (пациент: хирург).

При построении моделей используются следующие геометрические фигуры: Объект – Прямоугольник Связь – Ромб Атрибут – Овал

Access — это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и со сложными базами данных. Следует добавить, что это реляционная база данных, то есть база данных, которая позволяет определять отношения между различными категориями информации (как, например, между данными об отделах и данными о их сотрудниках). В результате вы имеете возможность пользоваться данными совместно.

Основы работы с MS Access

Создание новой БД в среде MS Access

MS Access является частью пакета MS Office и представляет собой СУБД. Запустить MS Access, используя команды меню «Пуск» -> «Программы» -> «Microsoft Office» -> «Access». Откроется основное окно программы. Выполните пункты меню «Файл» - «Создать», после чего из вариантов выбрать «Новая база данных» и сохранить БД на диск. Открывшееся окно представляет собой новую БД.

Объекты БД в среде MS Access

MS Access поддерживает следующие объекты:

Таблица – отношение в реляционной терминологии;

Запрос – сохраненный текст (модель) запроса на языке SQL к

таблицам БД;

Формы – конструирование интерфейса пользователя;

Отчеты – конструирование выходной информации БД;

Макросы – группы макрокоманд;

Модули – программные модули на языке VBA, которые могут быть использованы в запросах, формах, отчетах, макросах.

Начало работы

Часть 1

Задание 1. Познакомиться с порядком входа в Microsoft Access 2003 и выхода из него

Чтобы запустить Access необходимо открыть меню «Пуск» -> «Все программы» -> «Microsoft Office» -> «Microsoft Access 2003».

Окончание работы с Microsoft Access 2003:

1) Щелчок по кнопке закрытия окна Access 2003 (обычно изображается крестик и находится в верхнем правом углу);

2) В программе Access 2003 меню «Файл» - «Выход»;

3) Нажатие сочетания клавиш «Alt»+«F4».

Задание 2. Познакомиться с порядком создания баз данных

После запуска программы необходимо открыть меню «Файл» - «Создать» или нажать сочетание клавиш «Ctrl»+«N». Справа появиться меню «Создание файла» как показано на рисунке 1:

Далее выбираем пункт «Новая база данных…». После этого появляется диалоговое окно, которое предлагает создать базу данных, сохранить в указанном месте и присвоить имя базе данных.

Задание 3. Ознакомиться с содержанием и структурой баз данных

После сохранения появляется окно приложения пустой базы данных, в которой можно создать таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Все перечисленное представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 – Содержание и структура БД

Задание 4. Ознакомиться с элементами меню, панели инструментов в различных режимах работы

Структура меню зависит от режима работы Access 2003. Программа имеет три основных режима:

1. Режим конструктора, в котором создаются и модифицируются объекты БД;

2. Режим запуска, в котором можно выполнять некоторые операции, не открывая БД;

3. Режим выполнения, в котором отображаются окна объектов БД.

Рисунок 3 – Режимы работы Access 2003

Панель инструментов состоит из кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение кнопок. Кнопки панелей инструментов могут быть активными и не активными. Неактивные кнопки бледнее активных. Панели инструментов, кроме кнопок, содержат поля списков, которые открываются при нажатии кнопки со стрелкой. Панель инструментов представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Панель инструментов Access 2003