Поняття проекту і проектного циклу

У міжнародній практиці план розвитку підприємства рекомендується готувати у вигляді певним чином оформленого бізнес-плану, що, по суті є структурованим описом проекту розвитку підприємства. Якщо проект пов'язаний із залученням інвестицій, то він називається “інвестиційним проектом”. Звичайно будь-який новий проект підприємства тією або іншою мірою пов'язаний із залученням нових інвестицій. У найзагальнішому розумінні проект – це певним чином оформлена пропозиція про зміну діяльності підприємства, що переслідує визначену мету.

Проекти прийнято поділяти на тактичні і стратегічні. До останніх звичайно відносяться проекти, що передбачають зміну форми власності (створення орендного підприємства, акціонерного товариства, приватного підприємства, спільного підприємства і т.д.) або кардинальну зміну характеру виробництва (випуск нової продукції, перехід до цілком автоматизованого виробництва, і т.п.). Тактичні проекти звичайно пов'язані зі зміною обсягів продукції, що випускається, підвищенням якості продукції, модернізацією устаткування.

Для вітчизняної практики поняття проекту не є новим. Його характерна якість за часів СРСР полягала в тому, що основні напрямки розвитку підприємства, як правило, визначалися на вищому стосовно підприємства рівні управління економікою галузі. У нових економічних умовах підприємство в особі його власників і вищого складу управління повинно саме турбуватися про свою подальшу долю, самостійно вирішуючи всі стратегічні і тактичні питання. Діяльність у галузі інвестиційного проектування повинна бути організована належним чином [3, c. 42].

Загальна процедура упорядкування інвестиційної діяльності підприємства стосовно конкретного проекту формалізується у вигляді так званого проектного циклу, що має п"ять етапів.

1. Формулювання проекту (іноді використовується термін “ідентифікація”). На даному етапі вищий склад керівництва підприємства аналізує поточний стан підприємства і визначає пріоритетні напрямки його подальшого розвитку. Результат даного аналізу оформлюється у вигляді певної бізнес-ідеї, спрямованої на вирішення найважливіших для підприємства завдань. Вже на цьому етапі необхідно мати більш-менш переконливу аргументацію стосовно можливості реалізації цієї ідеї. На даному етапі може з'явитися декілька ідей подальшого розвитку підприємства. Якщо усі вони видаються однаково корисними і здійсненними, то далі проводиться рівноцінна розробка декількох інвестиційних проектів з метою ухвалення рішення про найприйнятніші з них на завершальній стадії розробки.

2. Розробка (підготовка) проекту. Після того, як бізнес -ідея проекту пройшла першу перевірку, необхідно розвивати її до того моменту, коли можна буде прийняти тверде рішення. Це рішення може бути як позитивним, так і негативним. На цьому етапі потрібно поступове уточнення й удосконалення плану проекту у всіх його вимірах — комерційному, технічному, фінансовому, економічному, інституціональному і т.д. Питанням надзвичайної важливості на етапі розробки проекту є пошук і збирання вихідної інформації для вирішення окремих завдань проекту. Необхідно усвідомлювати, що від ступеня достовірності вихідної інформації й уміння правильно інтерпретувати дані, що з'являються в процесі проектного аналізу, залежить успіх реалізації проекту.

3. Експертиза проекту. Перед початком здійснення проекту дуже бажаним етапом його життєвого циклу є його кваліфікована експертиза. Якщо істотну частку фінансування проекту становить внесок стратегічного інвестора (кредитного або прямого), він сам проведе цю експертизу, наприклад, за допомогою певної авторитетної консалтингової фірми, вважаючи за принцип витратити певну суму на цьому етапі, ніж втратити велику частину своїх грошей у процесі реалізації проекту. Якщо підприємство планує здійснення інвестиційного проекту переважно за рахунок власних коштів, то експертиза проекту також дуже бажана для перевірки відповідності основних положень проекту.

4. Здійснення проекту. Стадія здійснення охоплює реальний розвиток бізнес-ідеї до моменту, коли проект цілком запроваджується в експлуатацію. Сюди входить відстеження й аналіз усіх видів діяльності в міру їх виконання і контроль із боку наглядових органів всередині країни і/або іноземного або вітчизняного інвестора. Дана стадія включає також основну частину реалізації проекту, завдання якої в остаточному підсумку полягає у перевірці достатності грошових потоків, що генеруються проектом для покриття вихідної інвестиції і забезпечення бажаної інвесторами віддачі на вкладені гроші.

5. Оцінка результатів. Оцінка результатів проводиться як після завершення проекту в цілому, так і в процесі його виконання. Основна мета цього виду діяльності полягає в отриманні реального зворотного зв'язку між закладеними в проект ідеями і ступенем їх фактичного виконання. Результати подібного порівняння створюють неоціненний досвід розроблювачів проекту, дозволяючи використовувати його при розробці і здійсненні інших проектів [1, c. 54-55].

При проведенні експертизи проекту також буде корисно використовувати опублікований матеріал, тому що в остаточному підсумку суть експертизи полягає в перевірці відповідності того, що становить зміст розробленого інвестиційного проекту.

Нині для України актуальним заходом залучення інвестора є варіант створення спільного підприємства у вигляді акціонерного товариства за участю української сторони (реципієнта) і закордонного партнера (інвестора). У цьому випадку ініціатива, як правило, виходить від реципієнта, що намагається зацікавити потенційного інвестора. Успіх прийняття інвестиційного проекту істотно залежатиме від ступеня задоволення вимог закордонного інвестора, що можуть бути специфічними. У даному випадку етапу розробки інвестиційного проекту може передувати стадія підготовки інвестиційних пропозицій (або інвестиційного меморандуму). У цей документ включаються докладні відомості про реципієнта, результати його діяльності в минулому, номенклатуру продукції, стратегію і тактику поведінки на ринку і ряд інших даних. Крім того, необхідно підготувати результати інвестиційного аналізу, який виконується без зайвої деталізації і з можливим висвітленням декількох інвестиційних сценаріїв. Після схвалення потенційним інвестором цього меморандуму відбувається детальна розробка інвестиційного проекту з урахуванням зауважень і побажань інвестора. Така схема організації робіт дозволяє заощаджувати зусилля реципієнта [2, c. 65].

3. Етапи планування і управління проектом

Етап 1. Розуміння оточення проекту

Середовище проекту складається з факторів, що можуть вплинути на проект у ході його виконання. Середовище визначає спосіб реалізації проекту:

• На масштаби і терміни виконання проектів можуть впливати інші проекти, виконувані організацією.

• Середовище проекту - головне джерело невизначеності проекту.

Етап 2. Формулювання проекту

На початковому етапі формулювання ідеї проекту - концепції проекту - закладаються підвалини успіху. Якщо концепція, або стратегія обрані менеджерами невірно, подальші (навіть правильні дії) виявляться неуспішними. Цей етап - найменш звичний для вітчизняних керівників, адже стратегії формувалися раніше директивно, а відтак централізовано забезпечувалися ресурсами. Сьогодні кожному суб'єкту господарювання треба знайти, обгрунтувати стратегію для себе, стратегію свого виживання та розвитку. Це процес колективного вироблення рішення, який організується спеціальними методами мозкового штурму із залученням груп фахівців різного профілю (такий досвід деякою мірою накопичений при розробці таких документів). Але якщо формально подібні процедури і мали місце, то документи, які з'являлися в результаті мали здебільшого декларативний характер, не будучи інструментом дій.

В основі формулювання ідеї проекту лежать три елементи:

• Мета проекту - чого досягне проект у своєму кінцевому підсумку.

• Задачі проекту - весь спектр робіт із проекту.

• Стратегія - яким шляхом керівники проекту приведуть його до мети.

Мета проекту - це його результат, на досягнення якого спрямовані зусилля виконавців. Для того, щоб визначити мету проекту, керівник, як це не парадоксально, повинен почати з кінця - визначити той кінцевий результат, що повинен бути отриманий.

Ієрархія цілей. Ціль кожної частини проекту повинна бути підпорядкована загальній меті проекту. Іншими словами, кожен проект може бути поділений на ряд підпроектов, цілі яких складають ієрархію подібно приведеній нижче схемі.

Ясність мети. Гарна мета - це ясна мета, вимірювана, переважно кількісно. Для з'ясування мети проект корисно розбити на три складові, наприклад:

Ціль - запобігти спаду виробництва і забезпечити плановий випуск продукції.

Кінцевий результат - звіт, що називає причини зниження виробничих показників і пропонує заходи для виправлення положення.

Критерій успіху - звіт повинен бути готовий до 30 червня. Рекомендації повинні передбачати заходи, що забезпечують виробництво не менш 70 тонн у рік. Вартість рекомендацій не повинна перевищувати 100000 доларів.

Мета управління проектом полягає у дотриманні вартості, часу та якості проекту. Хоча гроші - це "гнучкий " ресурс проекту, загальна його вартість повинна бути встановлена із самого початку. Ключова задача керівника проекту складається в такому управлінні ресурсами, щоб витрати не перевищили запланованої суми.

Час - абсолютний негнучкий ресурс. Якщо день пройшов, то його вже не повернеш. Хоча певні види діяльності можна зробити за більш короткий час, термін завершення проекту можна змінити тільки шляхом зміни його цілей.

Якість означає, що результат повинен відповідати меті, тобто працювати так, як задумано [5, c. 56-57].

У тому чи іншому проекті можуть превалювати різні показники досягнення мети, наприклад:

1). Обсяг проекту - це всі роботи з проекту, що повинні бути виконані. Обсяг проекту можна визначити через наступні показники:

1. Шляхом визначення робіт, що виконуються в проекті. Наприклад, "Розробка і монтаж системи автоматичного транспортування вантажів на складі".

2. Визначення термінів виконання. "Монтаж починається 15 січня і завершується не пізніше 2 березня"

3. Описання бізнес-процесів. "Інтерфейс між системою прийому замовлень і системою розміщення товарів на складі".

4. Визначення необхідних ресурсів. "Використовувати власні ресурси й обмежити кількість робітників чисельністю в п'ять чоловік".

5. Встановлення відповідальності підрядчика. "Виконавець повинний поставити всі допоміжні силові й інформаційні системи, зробити налагодження відповідно до графіка і забезпечити первісну підготовку персоналу".

Специфікації проекту. Задачі проекту оформлюються в специфікацію проекту, у якій у письмовому і графічному виді приводиться інформація, що використовується для визначення результатів і супутніх умов.

Після початку робіт може виникнути необхідність у тих або інших змінах у проекті. Зміни бувають двох видів: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні зміни: стосуються застосування специфікації. Наприклад, при будівництві хімічного заводу було вирішено використовувати інше сховище, яке ще не існувало на момент складання специфікації.

Зовнішні зміни: виникають у результаті рішення покупця змінити специфікацію. Наприклад, при зміні міжнародного стандарту, покупець літака вирішує замінити все навігаційне устаткування.

Стратегія проекту - це спосіб досягнення цілей і показників проекту. Стратегія розбиває проект на етапи. Етапи розбивають проект на певні часові проміжки. Етапи можуть бути дуже простими: початковий, середній і кінцевий.

Контрольні крапки - це крапки, у яких вимірюються показники часу (терміни), вартості (витрати) і якості. Контрольні крапки можуть використовуватися як границі між етапами [4, c. 86-87].

Висновки

Процес планування і управління проектом складається з п'яти етапів, чотири з яких стосуються планування і управління.

Етап 1. Середовище проекту, що впливає на проект (внутрішні і зовнішні фактори).

Етап 2. Формулювання проекту - постановка цілей, задач і вироблення стратегії реалізації проекту.

Етап 3. Планування проекту - система заходів для реалізації проекту.

Етап 4. Технічне виконання - безпосереднє технічне виконання пунктів плану проекту.

Етап 5. Управління проектом - контроль за виконанням проекту відповідно до плану.