Постановка проблемы или обоснование потребностей

. Если «Введение» наиболее важно в плане получения средств, то раздел «Постановка проблемы» имеет решающее значение для выработки хорошего плана проекта. Различают следующие типы проблем:

• структурированные, которые имеют многовариантные решения. Элементы данных проблем достаточно изучены и выражаются количественно;

• слабо структурированные, как правило, связаны с выработкой долгосрочных решений, каждое из которых затрагивает многие аспекты деятельности организаций;

• неструктурированные отличаются значительной неопределенностью и неформализуемостью как самих целей деятельности, так и возможных стратегий (направлений) деятельности.

В этой секции описывается ситуация, побудившая заявителя приступить к разработке проекта. При этом должна быть описана ситуация(и) вне организации, т.е. ] проблемы из жизни клиентов, местных жителей, города или страны. Формулируемые потребности не должны быть внутренними потребностями организации, за исключением случаев, когда речь идет о выделении специальной финансовой помощи для повышения эффективности деятельности организации-заявителя. Но и тогда отсутствие денег не должно фигурировать как основное препятствие для деятельности организации. Лучше пояснить, как изменится ситуация при получении организацией гранта.

Проблема, которую предстоит решить, должна соотноситься с целями и задачами организации. Доверие к организации может снизиться, если проект, представляемый в заявке, далек от основного поля деятельности организации. Укреплению доверия способствуют также разумные ограничения при формулировке проблемы, другими словами, организация не должна ставить целью спасение всего мира в одном проекте.

При описании проблемы нельзя исходить из того, что она общеизвестна и поэтому не требует более тщательной формулировки и пояснения. Возможно, что это и так, тем не менее грантодателю потребуются дополни­тельные доказательства компетентности организации в данном вопросе. Поэтому необходимо четко описать проблему (или проблемы).

Основная задача на данном этапе — документально подтвердить существование проблемы, поэтому в этой части заявки должна содержаться подробная демографическая и статистическая информация, которая поможет грантодателю составить представление о масштабах проблемы, а именно:

• описание той части общества, на которую рассчитан проект;

• статистические данные, подтверждающие масштабы проблемы;

• результаты исследований, оценки специалистов, экспертов и т.п.;

• цитаты из документов различных программ, государственных учреждений и высказываний их представителей;

• методика, использованная для определения проблемы;

• негативные последствия, которые вызовут наличие проблемы в случае, если не будут приняты срочные меры для ее решения;

• другие организации, которые на данный момент занимаются той же проблемой.

Таким образом, при написании раздела «Постановка проблемы» организация должна сделать следующее:

• логически связать задачи, выполняемые организацией, с проблемами, которые она собирается решить;

• четко определить весь перечень проблем, с которыми она собирается работать;

• убедить грантодателя в том, что поставленные задачи выполнимы — т.е. их можно успеть решить в реальный срок с имеющимися ресурсами, потратив ограниченную сумму;

• подтвердить наличие проблемы с помощью дополнительных материалов — статистических данных, групповых заявлений, частных писем и др.

• быть реалистичной — не пытаться решить все мировые проблемы в ближайшие полгода.

Рекомендуемый объем раздела «Постановка пробле­мы» составляет 1—3 страницы.

Критерии оценки раздела «Постановка проблемы»:

• Описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта;

• Из содержания раздела понятно, какие обстоятельства побудили авторов написать проект;

• Проблема выглядит важной и значимой для читателя (представляет неординарный случай);

• Проблема связана с целями и задачами организации-заявителя;

• Разумность масштаба работ;

• Наличие проблемы демонстрируется статистикой, ссылками на авторитетные в данной области литературные источники, мнения экспертов;

• Проблема сформулирована с точки зрения тех,
чьим нуждам служит заявитель, а не самого заявителя;

• Раздел не содержит голословных утверждений;

• Содержит минимум научных и иных специальных терминов, интересен для чтения и краток (насколько возможно).

Цели и задачи. Хорошо подготовленный проект должен быть связно изложен. «Введение» должно логически предварять «Постановку проблемы», аналогично и последний раздел должен иметь логический переход к «Целям и задачам».

Цели формулируются как общие проблемы, решаемые в рамках проекта. Они с трудом поддаются количественной оценке и дают лишь общие представления о статусе предлагаемой деятельности. Их главное назначение — показать тип проблемы, с которым имеет дело проект. В то же время цель проекта должна быть реалистичной и достижимой.

Задачи — конкретные и поддающиеся измерению результаты проекта, максимально конкретизированные показатели деятельности по проекту.

Сформулированные в проекте задачи должны отвечать критериям: каждая поставленная задача должна быть конкретной, измеримой, ориентированной на действие, реалистичной, ограниченной по времени.

Реализация задач должна обеспечивать обещанное изменение ситуации, описанной в разделе «Постановка проблемы». Необходимо добиваться, чтобы решаемые задачи соответствовали реальным возможностям изменения ситуации с учетом выбранных подходов и используемых ресурсов. Например, если проблема состоит в том, что некоторые дети в школе читают в несколько раз хуже, чем остальные дети их возраста, то задачей может являться то, чтобы к окончанию проекта определенный процент таких детей научился читать значительно лучше, чем прежде. Они будут читать лучше, чем те их сверстники, кто был раньше на одном с ними уровне, но не был охвачен проектом. В подобных задачах следует указывать, кто охвачен проектом, что следует изменить, в каком направлении, насколько и к какому сроку.

В качестве еще одного примера задачи, поддающейся измерению, рассмотрим следующий: по завершении тридцатидневной программы повышения квалификации 75% из 80 обучающихся на благотворительной основе получат работу с минимальной оплатой 500 рублей в час и сохранят рабочее место. не менее трех месяцев.

Таким образом, к задачам должны относиться ре­зультаты действий, в то время как к методам отно­сятся действия организации, которые предпринима­ются для достижения этих результатов.

В задачах должны содержаться количественные данные о степени полезности проекта.

Именно в разделе, описывающем цели и задачи проекта, чаще всего обсуждаются бенефициары. Бенефициары (благополучатели) — это те люди, чья жизнь каким-то образом улучшится с помощью проекта. Очень важно, чтобы заявка четко определяла, что подразумевается под бенефициарами проекта. Например, проект, который стремится заставить правительство принимать более строгие меры по контролю за заг­рязнением окружающей среды промышленными предприятиями, может заявить, что его бенефициарами будут миллионы людей благодаря снижению промышленных выбросов в воздух. Образовательный проект, нацеленный на внедрение демократически ориентированной гражданской учебной программы в 15 школах в определенном районе, будет иметь более скромную и измеряемую группу бенефициаров.

В некоторых заявках по проектам может быть проведено различие между благами проекта и благополучателями. В случае с гражданским образованием в заявке может быть указано, что блага от проекта будут идти намного дальше, чем просто получение бенефициарами новых знаний. Администрация школ, преподаватели, местная администрация и родители — все они могут получить «благо» или «выгоду» от проекта. Такие лица иногда называются косвенными бенефициарами и, действительно, число лиц из этой категории может быть очень большим.

В каждой заявке должно быть четко определено, что подразумевается под понятием бенефициар, а также указаны потенциальные показатели того, как проект повлияет на бенефициаров. Без четкого определения бенефициаров и прямых результатов практически невозможно определить, будет ли проект успешным.

Рекомендуемый объем раздела «Цели и задачи» составляет 0,5-1 страницу.

Критерии оценки раздела «Цели и задачи»:

• Сформулированы предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке (цель — общий итог; задачи — конкретные частные результаты);

• Из раздела ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие произойдут изменения в существующей ситуации;

• Цели и задачи логически вытекают из постановки проблемы;

• По каждой проблеме, сформулированной в предыдущем разделе, имеется, по крайней мере, одна четкая задача;

• Цели достижимы, задачи решаемы, и результа­ты поддаются измерению;

• Из раздела ясно, кто извлечет пользу от выполнения проекта;

• Указан срок достижения целей;

• Язык и стиль написания раздела ясен и четок;

• Постановку задач авторы не путают с методами их решения.

Методы (формы работы). Основная цель данного раздела заявки — дать ясное представление о том, каким образом предполагается достичь конечных целей и решить поставленные задачи. Здесь следует продемон­стрировать понимание всего механизма организации и осуществления предполагаемой деятельности, показать компетентность в оценке эффекта от промежуточных результатов деятельности и в возможных подходах к коррекции предлагаемых методов с учетом этих результатов.

Таким образом, в разделе «Методы» заявитель должен достаточно подробно описать те виды деятельности, которые необходимы для получения желаемых результатов. Из этого раздела грантодателю должно стать совершенно ясно, как будет выполняться работа; какие потребуются устройства и оборудование; чем будут заниматься исполнители; как будут обслуживаться клиенты; как, где и какие дополнительные ресурсы будут привлекаться и пр.

Существует два основных вопроса, которые должны быть разъяснены в этом разделе:

1) какова стратегия в достижении желаемых результатов?

2) почему выбрана именно она из всех других возможных?

Важной проблемой методологии является проблема кадров и распределения заданий, которые будут выполнять участники проекта. Многие проекты отклоняются из-за того, что их авторы не имеют четкого представления о том, кто и что будут делать. Кто будет осуществлять контрольные функции? Кто будет оценивать проделанную работу? Кто будет отчитываться по работе над проектом?

Раздел «Методы (формы)», как правило, занимает больше всего места в полной заявке, так как представляет собой подробное описание того, как будет реализован проект, а также является наиболее схематичным. Особое внимание необходимо обратить на:

• обязанности работников (например, контроль, составление отчетов);

• работу комиссий, консультативных групп, правления;

• привлечение добровольцев;

• привлечение к сотрудничеству в целях реализации проекта представителей социальной группы, на которую он рассчитан;

• то, как организация будет распоряжаться средствами, пользоваться банковским счетом, отчитываться о расходах;

• места проведения мероприятий;

• время мероприятий;

• распределение ресурсов;

Рекомендуемый объем раздела «Методы» составляет:

• 1—4 страницы (для объемного проекта размером более 10 страниц);

• 1—1,5 страницы (для короткой заявки размером 3—5 страниц).

Критерии оценки раздела «Методы»:

• Из раздела ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены;

• Указывается разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта;

• В разделе ясно описываются мероприятия в рамках программы;

• Приведено обоснование выбора именно таких методов;

• Понятна и убедительна предлагаемая последовательность выполнения мероприятий;

• Ясен состав разработчиков;

• Описаны состав, права, обязанности и ответственность исполнителей программы;

• Указано, кому служит данный проект, и принципы подбора этих людей, групп, объектов;

• Прослеживается логическая последовательность: проблема — цель — задача — метод.

Задание 4. Составьте бюджет проекта

Бюджет и объяснение бюджета. Это один из самых важных разделов заявки. Основа для хорошего бюджета существует, только если организация последовательно прошла все этапы процесса планирования.

Многие организации, составляющие заявку на грант, делают ошибку, определяя сначала сумму денежных средств, являющуюся зачастую наибольшей суммой, которую они могут запросить у грантодателя, а затем начинают писать проект, подгоняемый под эту сумму. Заявки подобного типа видны с первого взгляда для тех, кто оценивает проекты, и оставляют неблагоприятное впечатление у экспертов.

В противоположность простому бюджету письма-заявки (запроса) бюджет полной заявки должен отражать все нюансы предполагаемых затрат. К бюджету прилагается несколько абзацев объяснений наиболее необычных статей расходов, которые могут вызвать вопросы у грантодателя.

Разные фонды предъявляют различные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные.

Приведем пример возможного формата бюджета проекта.

Рекомендуемый бюджет состоит из трех разделов:

1. Оплата труда;

2. Основные расходы;

3. Непрямые расходы.
Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы

«Цели и задачи» и «Методы» для выработки подходящего плана, поскольку всякий бюджет должен опираться на цели и задачи проекта. В контексте программы следует начать составлять список необходимых должностей, используемого оборудования, требующихся принадлежностей, транспортных расходов и пр. Это важно учесть, иначе может оказаться, что бюджет и проект не совпадают.

I. Оплата труда

А. Зарплата и гонорары

В этот раздел следует записать всех работников с указанием должностей как работающих на постоянной основе, так и временно. В последнем случае грантрайтер должен указать долю рабочего периода в процентах, за которую работник получает зарплату.

В этот раздел не следует включать оплату услуг консультантов, разовых и прочих услуг.

Как правило, расходы на заработную плату в сумме должны составлять не более трети или четверти запрашиваемой на реализацию проекта суммы. Важно помнить, что при необходимости сократить бюджет проекта, статьёй, расходы по которой предложит снизить грантодатель в первую очередь, наверняка будет «Оплата труда».

Предпочтительно, чтобы оклады участников проекта были сопоставимы с таковыми в других аналогичных организациях. Для этого при конструировании бюджета грантрайтеру необходимо соотнести описание рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с требованиями заявителя, в которой он работает.

Еще одна важная категория, включаемая в данную часть, это уже доступные средства — либо принадлежащие организации, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, от другого грантодателя). Эти средства следует указывать в графе «Имеется». Эти средства еще называют «выравнивающими». Шансы заявителя на получение гранта значительно увеличатся, если ее «выравнивающие» средства составят хотя бы 10% бюджета проекта. Это могут быть как денежные, так и безденежные вклады. К безденежным вкладам относятся товары или услуги, имеющие непосредственное отношение к проекту и используемые в ходе его реализации. Примером такого вклада может быть помещение, предоставленное другой ор­ганизацией, обеды, оплаченные участниками семинаров. В проект можно вложить определенную долю заработной платы участников проекта, эквивалентной тому времени, которое они затрачивают на исполнение работ по проекту, и которую они получали бы в качестве сотрудников, исполняющих данный проект.

В том случае, если в данный раздел включаются средства и услуги, предоставляемые на добровольной основе, в столбце «Имеется» указывается сумма, достаточная для оплаты труда добровольца, исходя из выполняемых им обязанностей. Например, если инженер в свободное время добровольно помогает учить детей рисованию, следует указать оклад, обычный для учителя рисования, а не инженера. Таким образом, если используется работа добровольцев, то она должна быть документирована так же, как если бы она оплачивалась.

Готовностью потратить собственные средства заявителя подтверждает уверенность в успешной реализации проекта. Есть еще несколько причин, из-за которых следует указывать долю, вносимую за счет ресурсов орга­низации. Прежде всего фондам важно знать, что организация вносит свой материальный вклад, помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеет ли организация какие-то ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает возможность оценить полную стоимость услуги, обеспечиваемой за счет проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте совсем без участия местных ресурсов.

Для наглядности ниже рассмотрен вариант составления бюджета по статье «Оплата труда».

В данном случае организация подает заявку на годичное (12 месяцев) финансирование и принимает на работу:

(суммы приводятся не реальные и не большие для простоты расчета!!!)

- директора проекта с окладом 500 руб. в месяц, работающего по проекту 40% рабочего времени на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просит грантодателя полностью оплатить его работу;

- двух ассистентов с окладами 400 руб. (для более квалифицированного ассистента) и 300 р. (для менее квалифицированного), работающих на полную ставку (100%). У организации есть возможность платить часть зарплаты ассистенту более высокой квалификации, и она просит грантодателя оплатить оставшуюся часть. Услуги второго ассистента требуются только в течение 8 месяцев, и организация просит грантодателя оплатить их в полном объеме; — бухгалтера с окладом 400 р. и работающего по проекту 25% рабочего времени, причем у организации есть средства для оплаты его труда.

Таблица 8