Функции Управления делопроизводства

1. В области обработки входящей корреспонденции:

прием корреспонденции, проверку целостности вложений, вскрытие конвертов, систематизацию документов на регистрируемые и не регистрируемые и распределение документов на подлежащие передаче Директору, заместителям Директора для рассмотрения и вынесения резолюции и подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России;

прием электронных документов, поступивших в центральный аппарат ФССП России посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО) и АИС ФССП России, их обработка, регистрация, организация движения в документообороте;

централизованную регистрацию документов в базе данных и заполнение регистрационных штампов;

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись, и своевременное поступление их руководству ФССП России;

изготовление копий входящих и внутренних документов в количестве экземпляров по числу исполнителей согласно резолюции Директора или заместителей Директора;

обработку и регистрацию информации, поступившей по факсимильной связи и иным видам электронной связи;

регистрацию приказов и распоряжений, а также соглашений и договоров по основной деятельности;

централизованную регистрацию поступивших и исходящих телеграмм;

передачу по реестру зарегистрированных документов в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России для исполнения;

ввод в базу данных информации об изменениях в маршруте движения документа до исполнителя;

подготовку аналитических справок о документообороте в центральном аппарате ФССП России.

2. В области контроля исполнения документов:

ввод в базу данных информации о зарегистрированных документах, направленных исполнителям, и о сроках их исполнения;

направление в порядке предупредительного контроля исполнителям напоминаний о сроках исполнения документов;

представление еженедельно (по пятницам) руководству ФССП России информации о результатах исполнения контрольных документов структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России за неделю по установленной форме;

представление информации Директору или заместителям Директора о фактах неисполнения или несвоевременного исполнения документов;

внесение руководству ФССП России предложений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном, ненадлежащем исполнении или неисполнении контрольных документов, а также документов, подготовленных с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;

анализ причин нарушения сроков исполнения документов структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России, по результатам анализа представление справки руководству ФССП России;

информирование структурных подразделений центрального аппарата и руководства ФССП России о допущенных в центральном аппарате ФССП России нарушениях сроков рассмотрения контрольных документов за полугодие (год);

редактирование в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов текстов проектов документов за подписью Директора и заместителей Директора, в том числе подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России.

3. В области обработки исходящих документов:

прием по реестру от структурных подразделений центрального аппарата ФССП России на регистрацию и отправку документов, исполненных как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде;

централизованную регистрацию исходящих документов;

передачу по реестру зарегистрированных документов в экспедицию для отправки адресатам.

4. В области экспедиции:

конвертование подлежащих отправке документов с указанием на конверте (пакете) адресата и его почтового адреса;

составление реестров документов, подлежащих отправке адресатам;

передачу по реестру конвертированных документов операторам почтовой связи либо представителям Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации для отправки;

отправку электронных документов адресатам посредством МЭДО и АИС ФССП России;

отправку документов, в случае необходимости – нарочным;

согласование договоров ФССП России с государственными учреждениями на оказание услуг почтовой связи и Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации.

5. В области работы с обращениями граждан и представителей организаций (далее – обращения) и организации личного приема граждан:

централизованную регистрацию индивидуальных и коллективных обращений в базе данных и заполнение регистрационных штампов, распределение обращений на подлежащие передаче Директору, заместителям Директора для рассмотрения и вынесения резолюции и подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения центрального аппарата ФССП России;

организация работы центра телефонного обслуживания Федеральной службы судебных приставов;

обобщение и анализ совместно со структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России не реже двух раз в год информации о состоянии работы с обращениями, поступившими в ФССП России и ее территориальные органы, в том числе с обращениями, взятыми на «особый контроль»;

контроль исполнения структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России поручений по обращениям, взятым на «особый контроль» и «контроль ФССП России»;

обобщение и анализ не реже двух раз в год тематики обращений, поступивших в центральный аппарат ФССП России, по результатам анализа представление руководству ФССП России справки о состоянии работы с обращениями в центральном аппарате ФССП России для выработки мер по ее cовершенствованию;

прием граждан в приемной ФССП России;

составление сводного графика приема граждан руководителями структурных подразделений центрального аппарата и руководством ФССП России (по согласованию с ними), осуществление контроля за его реализацией;

подготовку проектов правовых актов ФССП России, а также методических рекомендаций по работе с обращениями граждан для структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов;

контроль за деятельностью структурных подразделений центрального аппарата ФССП России в сфере работы с обращениями;

представление по итогам года Директору справки о результатах рассмотрения обращений, поступивших в ФССП России, для последующего направления в Минюст России.

6. В области архивного дела:

подготовку актов ФССП России в сфере организации делопроизводства и архивного дела, а также методических рекомендаций для структурных подразделений центрального аппарата ФССП России и ее территориальных органов;

разработку сводной номенклатуры дел центрального аппарата ФССП России;

организацию работы по подготовке структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России номенклатуры дел;

организацию работы центрального архива ФССП России;

отбор и принятие от структурных подразделений центрального аппарата ФССП России на хранение дел с документами постоянного срока хранения;

организацию работы Центральной экспертной комиссии ФССП России по определению архивной ценности и состояния документального фонда центрального аппарата, актированию и уничтожению документов с истекшими сроками ведомственного хранения;

контроль за работой с документами, формированием и оформлением номенклатурных дел в подразделениях центрального аппарата ФССП России, в том числе подлежащих передаче в Государственный архив Российской Федерации;

обобщение информации об объемах документооборота и состоянии делопроизводства в центральном аппарате ФССП России;

контроль за соблюдением территориальными органами ФССП России установленных форм официальных бланков документов, клише печатей и штампов, а также требований по формированию дел;

оказание методической помощи структурным подразделениям центрального аппарата и территориальным органам ФССП России в составлении номенклатуры дел, организации работы с документами;

подготовку ответов на запросы граждан и организаций о представлении архивных справок и копий документов ведомственного хранения;

создание, систематическое обновление и использование справочно-информационной базы данных по архивным документам;

проведение проверок по вопросам организации делопроизводства и работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах ФССП России;

контроль исполнения требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов при подготовке проектов документов, а также соблюдение исполнителями установленного порядка согласования проектов документов и представления согласованных проектов документов для доклада Директору.

Date: 2016-05-15; view: 701; Нарушение авторских прав