Глава 14 научитесь распоряжаться своим временем

Время просачивается сквозь пальцы, как песок, его не вернешь. Тех, кто мудро распоряжается своим временем, ждет богатая, насыщенная и яркая жизнь.

Робин Шимл

Чтобы достичь всех целей, вам необходимо научиться контро­лировать свое время. Психологи соглашаются в том, что «чувство контроля» является ключом к счастью, уверенности, силе и благо­получию. А ощущение контроля появляется, лишь когда вы умее­те распоряжаться временем.

Умению распоряжаться своим временем можно научиться. Неважно, сколь неорганизованным вы были в прошлом, как долго откладывали важные дела, — вы Можете измениться в любой момент. В ваших силах стать одним из самых эффективных, квалифицированных и продуктивных работников, поучившись у других, как от хаоса они перешли к честности, а от расхлябанности — к собранности. Благодаря практике и упражнению, вы вскоре станете самым целеустремленным специалистом.

ВЫБОР И РЕШЕНИЕ

Если лицевая сторона монеты успеха — умение ставить чет­кие цели, то реверс — умение организовать себя и дисциплиниро­ванно работать над наиболее важными заданиями. До этого мо­мента ваша жизнь определялась комбинацией выбора и решений. Чтобы изменить или улучшить жизнь, вам надо сделать новый выбор и принять новые решения, более соответствующие вашей личности и вашим желаниям.

Прежде всего следует разобраться с целями, затем распреде­лить их по степени приоритета и значимости. Вы должны абсо­лютно четко представлять себе, что для вас самое важное на дан­ном этапе.

На какое-то время вашей целью может стать бизнес, финансы или карьера, затем — семья или человеческие отношения, в ином случае здоровье или физическая форма. При этом вы должны быть, как снайпер, нацеливающийся на мишень с одним лишь патроном в запасе, а не как пулеметчик, палящий без разбора во все подряд.

ТО, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ

Однажды студент спросил философа метафизика Петра Ус­пенского: «Как я узнаю, что мне нужно делать?» Успенский отве­тил: «Если вы назовете мне свою цель, я смогу определить необ­ходимое для вас действие». Это очень важная мысль. Единствен­ный способ понять, что для вас истинно или ложно, важно или несу­щественно, — это определить свою цель на данный момент. Прямо сейчас разделите свои действия на действия А и действия Б.

Действия А — это действия, благодаря которым вы прибли­жаетесь к цели быстрее и прямым путем. Действия Б — те, что не приблизят вас к желанному результату.

В интервью института Гэллапа, проводимых для определения основных причин жизненного успеха, не однажды упоминалось слово «интеллект». Но когда исследователи просили уточнить понятие, то получали весьма интересные ответы. Интеллект оп­ределялся не как IQ или оценки в школе, а скорее как способ действий. Иными словами, если вы разумно себя ведете, то вы — умный человек. Если же вы поступаете неразумно, то умным вас не назовешь независимо от школьных оценок или ученых степеней.

Что же тогда разумный способ действий? Разумный способ действий — это ваше поведение, соответствующее поставленной цели. Всякий раз, когда вы делаете нечто, приближающее вас к желанной цели, вы поступаете разумно. С другой стороны, нера­зумный способ действий — это совершение поступков, тормозя­щих ваше продвижение вперед или, что еще хуже, отдаляющих вас от цели.

Говоря без обиняков, глупо делать то, что не способствует достижению желаемых результатов. Мир полон людей, каждый день совершающих глупые поступки и даже не подозревающих, что этим они сами себе вредят.

ПОСТАНОВКА ДОЛГОСРОЧНЫХ ЦЕЛЕЙ

Управление временем начинается с ясности. Выберите вре­мя, чтобы спокойно сесть с листом бумаги и решить для себя, к чему вы стремитесь в каждой жизненной сфере. Определитесь с долгосрочными целями финансового успеха, семейного благопо­лучия и отличного здоровья. Как только вы четко увидите, куда идти, распланируйте свое время так, чтобы не пропало ни одной минуты и секунды зря.

начните со списка

Основной инструмент управления временем — это список, организованный по приоритетам и используемый как средство самоорганизации. Дело в том, что управлять своим временем вы не можете, — вы можете управлять собой. Поэтому управление временем требует самодисциплины, самоконтроля и самообладания, распределение времени требует от вас оптимальных решений, необходимых для повышения качества жизни и деятельности.

Свою жизнь вы должны планировать при помощи списков долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных целей и программ. Распланируйте вперед каждый месяц с учетом того, что вы хоти­те реализовать за этот период. Составьте список всех этапов слож­ной задачи, которую вам необходимо решить, а затем организуйте этот список по приоритетности и последовательности выполнения.

ПЛАНИРУЙТЕ ЗАРАНЕЕ

Сегодня же начните планировать заранее каждую неделю, желательно начиная с воскресенья. Вечером всегда планируйте дела на следующий день. При этом ваше подсознание всю ночь обрабатывает этот список. Вы просыпаетесь утром — а в голове у вас полно идей и мыслей, которые помогут вам претворить в жизнь пункты списка. Оформляя письменно свои планы, вы приводите в действие закон притяжения: к вам начнут привлекаться люди, ресурсы и возможности, необходимые для достижения целей.

При правильном распределении времени вам следует научиться отделять «срочное» от «важного». Срочные задания те, что внезапно обрушиваются на вас. Это вещи, не терпящие отлага­тельства. Большинство людей тратят большую часть жизни, пытаясь справиться со срочными делами — телефонными звонками, неожиданными посетителями, непредвиденными происшествиями или требованиями босса и клиентов. С другой стороны, важные задания могут принести серьезную пользу вашему будущему. К ним относятся планирование, организация, обучение, изучение клиентов и расстановка приоритетов перед началом работы.

Существуют дела срочные, но не важные, например телефонный звонок или беседы с приятелем, жаждущим поделиться пос­ледними новостями. Поскольку эти дела возникают в течение рабочего дня, их очень легко спутать с работой. Разница же между ними в том, что срочные дела не приносят никаких результатов. Неважно, сколько срочных, но несущественных заданий вы успеваете выполнить за день, ведь никакой пользы ни себе, ни компании вы не приносите.

Четвертая категория заданий — те, что не являются ни сроч­ными, ни важными, как, например, чтение на работе газет или боль­шой обеденный перерыв. Подобные вещи, несомненно, пагубно сказываются на вашей карьере, поскольку занимают слишком много времени, — его стоило бы использовать для получения результа­тов, за которые вам платят и от которых зависит ваше будущее.

ПОДУМАЙТЕ О ПОСЛЕДСТВИЯХ

Самое главное слово при определении важности конкретного задания или поступка — это слово «последствия». Полезное и важное задание имеет серьезные последствия для успешного или неуспешного завершения. Чем серьезнее последствия, тем более важно задание.

Задание, не влекущее за собой фактически никакого резуль­тата, по определению, несущественно. Поэтому при самоорганиза­ции ваша задача — сфокусироваться на тех вещах, которые могут иметь серьезные последствия для вашей работы и для жизни в целом.

ВОСПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПРИНЦИПОМ «80:20»

После окончания составления списка заданий на следующий день пройдитесь по нему снова, пользуясь принципом «80:20».

Данный принцип гласит, что 20% всего делаемого вами обус­ловливает 80% ценности всей вашей деятельности. Если по пла­ну вам предстоит десять дел, значит два из них — более значимы, чем остальные восемь, поскольку будут иметь более значитель­ные следствия.

Иногда этот принцип может трансформироваться как «90:10», то есть лишь одно задание из списка будет значимее всех осталь­ных девяти вместе взятых. К сожалению, это задание оказывает­ся обычно именно тем, которое вы откладываете дольше всего.

УЧИТЕСЬ ТВОРЧЕСКОЙ ОТСРОЧКЕ

Как только вы определили самые полезные 20% заданий, по­пробуйте подойти к остальным с позиции «творческой отсрочки». Поскольку вы не в состоянии заниматься всеми делами одновре­менно, некоторые из них вам придется отложить. Единственный вопрос: «Какие дела можно отложить?»

Ответ прост: отложите именно те 80% дел, которые приносят меньше всего пользы вашей работе, и сосредоточьтесь на одном

двух заданиях, которые имеют действительно большое значение. Обратите все внимание на те задания, последствия которых окажут существенное влияние на общий итог.

Еще один способ расстановки приоритетов называется «метод АБВГД». Суть данного метода такова: перед каждым задани­ем вы ставите одну букву — А, Б, В, Г или Д. Выполнение этого упражнения, равно как и анализ предстоящих дел, невероятно повысит вашу эффективность и производительность.

Задания категории А — крайне важные. Последствия их мо­гут сказаться на успешном завершении всей работы. Эти зада­ния вы всегда должны выполнять в первую очередь.

Если таких заданий несколько, распределите их по приорите­там: А-1, А-2, А-3 и так далее. Закончив это упражнение, определи­те задание А-1 и сосредоточьте все силы на успешном выполне­нии именно его.

Задания Б — то, что вам необходимо сделать. Завершение или незавершение их скажется на последствиях не так сильно. Например, звонок яругу, обед с коллегами по работе, проверка электронной почты относятся к заданиям Б. Их выполнение или невыполнение могут причинить некоторые неудобства, но послед­ствия для вашей жизни незначительны.

Задача В — дело, которое было бы приятно сделать, но и только. Выпить еще чашечку кофе, поболтать с коллегой, поли­стать свежую газету или сходить в магазин — все это примеры из категории В. Они никак не скажутся ни на вашей карьере, ни на жизни в целом.

Общее правило таково: никогда не выполняйте задач Б рань­ше дел А. Никогда не принимайтесь за дела В до окончания заданий Б. В течение всего дня фокусируйте внимание на зада­ниях категории А.

ЗАКОН ИСКЛЮЧЕННОЙ АЛЬТЕРНАТИВЫ

Вы всегда вольны в собственном выборе. Вся наша жизнь состоит из ежеминутного выбора того, что делать, и, одновременно, чего не делать. Закон исключенной альтернативы гласит: «Вы­полнение одного задания означает невыполнение другого».

Всякий раз, принимаясь за новую работу, вы сознательно или подсознательно решаете не заниматься в это время никаким дру­гим делом. Умение выбрать, что следует сделать в первую оче­редь, что во вторую, а что вообще не делать, во многом обусловли­вает всю вашу жизнь.

ВЫБИРАЙТЕ САМЫЕ ПОЛЕЗНЫЕ ЗАДАНИЯ

Преуспевающие, высокооплачиваемые люди обычно не более образованны или опытны, чем небогатые неудачники. Основное различие между ними в том, что преуспевающие люди всегда ста­раются работать лишь над полезными заданиями, а неудачники предпочитают убивать время на бесполезные вещи. Выбор за вами — вам выбирать, чему уделить больше внимания, а чему меньше. В конечном счете ваш выбор определяет все происходящее с вами.

ЦЕЛИКОМ СОСРЕДОТОЧИВАЙТЕСЬ НА ОДНОМ ДЕЛЕ

Каждое задание требует полной сосредоточенности, одного из самых мощных приемов самоорганизации и распределения времени из всех существующих. Он заключается в следующем: выбрав задание А-1, начинайте работать над ним и продолжайте до его окончательного завершения. Обяжите себя не отвлекать­ся и. не бросать его.

Если вам захочется отвлечься или сделать перерыв, или отло­жить его на потом, подгоняйте себя словами: «За работу! За рабо­ту! За работу!», вызывайте второе дыхание и доводите работу до конца.

Томас Эдисон как-то писал: «Мой успех во многом зависит от моей способности работать над одним заданием без переры­ва». Советую использовать этот принцип и в вашей жизни.

Обозначайте рабочие периоды

Планируя свой день, выделяйте 30-. 60-, 90-минутные рабочие периоды, во время которых вы сможете работать без перерыва над самыми важными заданиями. Такие периоды имеют колос­сальное значение для окончания одного большого серьезного дела. Вставайте пораньше и работайте, не отвлекаясь. Иногда находить время для рабочих периодов можно по вечерам и в выходные Любая ответственная работа, влекущая серьезные последствия, требует времени и сосредоточенного, упорного труда.

По словам Эрла Найтингейла, «любому великому человечес­кому достижению предшествовали долгие годы упорных усилий».

ДЕРЖИТЕ РУКУ НА ПУЛЬСЕ

Ежедневно с утра и в течение всего рабочего дня задавайте себе пять вопросов, повторяя снова и снова, без конца.

Первый вопрос: «Почему меня взяли на работу?» Для выполнения каких именно обязанностей вас наняли? Если бы ваш босс спросил вас: «За что мы платим вам деньги», что вы ему ответили бы? Дело в том, что вас наняли для достижения определенных результатов, имеющих экономическую ценность для вашей орга­низации. И помните: 20% всей вашей деятельности обусловли­вает 80% вашей значимости как работника. Вы должны предель­но четко представлять, зачем вас наняли, и каких результатов ожидает от вас руководство, а затем сосредоточить все время и внимание на тех задачах, которые по-настоящему важны для бизнеса.

СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ НА ЭФФЕКТИВНЫХ ДЕЙСТВИЯХ

Второй вопрос, который вам следует задавать себе ежедневно, звучит так: «Какие из моих функций наиболее важны?» К ним относятся обязанности, где наиболее полно раскрываются ваши таланты, лучшие качества, умения и опыт, важные для работы, ком­пании и вашей карьеры. Что это за функции?

Если вы не совсем уверены в ответах, спросите босса, что он думает по этому поводу. Выслушав его соображения, посвятите себя работе именно над этими ключевыми заданиями.

Работайте в ключевых сферах

Третий вопрос: «Каковы мои ключевые сферы?» Как уже упоминалось ранее, ключевыми являются те задания, которые обяза­тельно должны быть выполнены и выполнены превосходно. Эти сферы во многом обусловливают успех или провал.

Советую четко определить каждую из них и сосредоточить свое внимание не только на качественном их выполнении, но и на самосовершенствовании во всех ключевых областях. Помните: ваша самая слабая сторона определяет уровень реализации остальных умений. Не позволяйте своим недостаткам и непрофессио­нализму тормозить вас, особенно при наличии у вас всех возможностей для совершенствования.

ПОЧУВСТВУЙТЕ РАЗНИЦУ

Четвертый вопрос звучит так: «Что я и только я могу делать настолько хорошо, чтобы это отразилось на деятельности всей компании?»

Это один из ключевых вопросов для ориентации и проверки вашего маршрута. Что только вы сможете сделать, чтобы это по­влияло на вашу будущую карьеру? И опять же, если вы не уверены в ответе, спросите начальника. Возможно, он не задумывался над этим, пока вы его не спросили. Но как только вы придете к взаимному согласию по поводу того, какие ваши обязанности при­несут наибольшую пользу, сосредоточьте все усилия и энергию на быстрой и качественной их реализации. Это может полностью изменить ход вашей карьеры.

ВАЖНЕЙШИЙ ВОПРОС

Пятый вопрос и, вероятно, важнейший при распределении времени: «Как я могу наиболее эффективно распорядиться своим временем?» Ответить вам помогут все приемы и методы постановки целей и персонального планирования. Как же вы можете наиболее эффективно использовать свое время?

Привыкнув регулярно задавать этот вопрос и отвечать на него, зная наверняка, что все ваши действия и есть ответ, вы нач­нете добиваться в три-четыре раза больше окружающих. Ваша производительность будет расти с каждым днем. Вы сможете справляться с большим объемом работы и поражать всех своими потрясающими результатами. Учитесь эффективно распределять свое время, и успех вам гарантирован.

ОРИЕНТИРУЙТЕСЬ НА РЕЗУЛЬТАТ

Итак, ключ к высокой производительности заключается в следующем: посвятите себя совершенствованию в тех вещах, которые приносят большую часть результатов. Одновременно учи­тесь передавать свои обязанности другим и откладывать те дела, которые не приносят особой пользы и не дают никаких результатов.

Как сказал Гете, «Все имеющее значение не должно зависеть от того, что значения не имеет». Вероятно, самое лучшее слово для правильного распределения времени — это слово «нет». Про­сто говорите «нет» каждый раз, когда на вас сваливаются ненуж­ные и отнимающие слишком много драгоценного времени дела.

КАК НАУЧИТЬСЯ РАСПРЕДЕЛЯТЬ ВРЕМЯ?

Распределять время не сложно, главное — практика. Прави­ло успеха гласит: «Усваивайте хорошие привычки, и пусть они вами руководят».

С помощью ежедневной практики вы можете добиться пора­зительных успехов и стать настоящим специалистом по части распределения времени. Ежедневно составляйте список предстояших дел, организуйте его по приоритетности, отделяя важные дела от главных по принципу: «80:20» или «методу АБВГД». На­чинайте работу с самого важного задания и не отвлекайтесь на посторонние дела, пока оно не будет полностью завершено.

Завершая важную работу, вы обычно испытываете невероят­ный подъем, прилив энергии и эйфории. Вы чувствуете себя силь­нее и увереннее. Вы по-настоящему счастливы и знаете, что кон­тролируете свою жизнь. Вы на верху блаженства, потому что достигли вершины своей профессии. Теперь вам хочется немед­ленно приступить к следующему не менее важному заданию... Начав поддаваться соблазну все бросить, отвлечься или отложить на завтра, подгоняйте себя словами «Делай сейчас! Делай сейчас! Делай сейчас!» Приучите себя работать в интенсивном режиме, не расслабляясь. Если уж начали, доводите дело до конца и рабо­тайте быстро. И никогда не забрасывайте важные задания на полпути. Подобные приемы распределения времени являются; главными ключами к высококлассному исполнению.

НАУЧИТЕСЬ РАСПОРЯЖАТЬСЯ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ

1. Составьте перечень всего, что вы хотели бы делать или уметь в будущем. Проанализируйте список и выберите пункты, последствия которых могут существенно изменить вашу жизнь.

2. Накануне следующего дня вечером составьте список всех предстоящих дел. Пока вы спите, пусть ваше подсознание поработает над этим списком.

3. Организуйте список по приоритетности по принципу: «80:20» и «методу АБВГД». Перед началом работы отделите срочное от несрочного, важное от несущественного.

4. Выберите наиболее важное для вас задание с самыми значительными последствиями.

5. Начав работу над этим заданием, ни в коем случае не останавливайтесь, пока оно не будет полностью реализовано.

Date: 2016-05-14; view: 281; Нарушение авторских прав