Прием-передача дел в архив

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа "Шредер" не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих предприятий могут быть переданы по желанию самого предприятия в государственные архивы.

При ликвидации предприятия документы, подлежащие архивному хранению, передаются правопреемнику или вышестоящей организации. В случае отсутствия правопреемника или вышестоящей организации в архив административного округа должны быть переданы все документы ликвидируемой организации, включая документы временного срока хранения. Архив проводит обработку документов самостоятельно, выделяя одну часть документов для уничтожения, а другую - для долговременного или постоянного хранения. В этом случае с архивом заключается договор на проведение предархивной обработки документов.

Передача документов ликвидируемой организации на архивное хранение входит в обязанность ликвидационной комиссии предприятия.

По решению Московской регистрационной палаты ликвидируемое предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение. Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи дел. Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого коммерческого предприятия. Адреса и телефоны архивов административных округов можно узнать в филиалах регистрационных палат административных округов, ведающих вопросами ликвидации предприятий.

Практическое занятие Вопросы для самопроверки:

-Дать определение понятию «документооборот».

-Что называется объемом документооборота?

-Что такое регистрация документов, и какова ее основная цель?

-Какие документы не подлежат регистрации?

-В чем состоит основной принцип регистрации?

-Каков порядок работы с поступающей корреспонденцией?

-Каков порядок работы с исходящей корреспонденцией?

-Порядок работы с внутренними документами?

-Какова цель контроля исполнения документов?

-Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?

-Что представляет собой номенклатура дел?

-Назовите виды номенклатуры дел?

-Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?

-Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

Вопросы к дифференцированному зачету по курсу

«Документационное обеспечение управления»

1.Дайте определение понятию «Документационное обеспечение управления».

2.Какими нормативными актами регулируется деятельность делопроизводственных служб? Какие документы составляют нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления вашей организации?

3.Какова роль службы ДОУ в учреждении, организации?

4.Каковы основные этапы документооборота?

5.Что включает в себя понятие «документопоток»?

6.Назовите основные управляемые параметры документопотока.

7.Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов?

8.Какая форма регистрации документов применяется в вашей организации?

9.Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении?

10.Какие документы подлежат обязательному контролю за их исполнением?

11.Как правильно исчисляются сроки исполнения документов? Что понимается под типовым сроком исполнения документов?

12.Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

13.Какие реквизиты содержат указание на срок исполнения документа?

14.Каков порядок продления срока исполнения документов?

15.Кто имеет право снять документ с контроля?

16.Для чего служит номенклатура дел?

17.Каков порядок согласования и утверждения номенклатуры?

18.Почему нельзя подшивать в одно дело подлинники и копии документов?

19.Что означает понятие «экспертиза ценности документов»?

20.Каков порядок оформления дел для передачи в архив?

21.Что такое «опись дел»?

22.Какие категории дел по срокам хранения можно выделить?

23.Какие нормативные и методические документы определяют сроки хранения документов?

Список использованных источников

1. Конституция Российской Федерации. Основной закон. – М., 1993. С учетом поправок, внесенными законом РФ о поправках и Конституцией РФ от 30.12.2008 года.

2. Указ Президента РФ от21.11.2008 г. №1644 «О помещении государственного герба РФ на бланках законов РФ о поправке к Конституции РФ».

3. Закон РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 года, № 149-ФЗ.

4.Закон РФ«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ.

5. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие / М.И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2010.

6.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

7.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 2010.

8.Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. — М., 2002.

9.Справочник секретаря-референта: практическое пособие. 4-е изд., испр. и дополн. / Авт.-сост. М.И. Басаков. —Ростов н/Д: Феникс, 2010

10.Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. –М.: «ТК Велби», изд-во «Проспект», 2011.