Запас прочности мероприятия

Всегда готовьте план Б. В некоторых случаях, когда вероятность нестандартной ситуации высока, пропишите план Б и оговорите его с вашей командой, потренируйтесь в его выполнении, подготовьте и напишите к плану Б альтернативный сценарий.

Продумайте, кто может принимать оперативные решения. Если вы руководите мероприятием, вы не сможете быть одновременно везде – а где‑то могут потребоваться неотложные действия. Делегируйте полномочия (особенно в случае необходимости срочного решения) и ответственность. Это залог успешности и прочности вашего мероприятия.

Многие подобные решения будут связаны с финансовыми последствиями, и это следует понимать. Если менеджер, находясь на месте, принял некое решение, повлекшее расходы, его нельзя потом за это корить и тем более штрафовать. Если вы делегировали полномочия человеку, которому доверяете, – вы должны верить, что он принял лучшее решение, которое мог принять в тех условиях, обладая той информацией, что у него была.

Наверное, это звучит устрашающе, но делегирование – единственный путь быть гибче в принятии решений и действовать максимально оперативно.

Установите, наконец, финансовый лимит ответственности и делегирования.

Подумайте о дублировании функций в ходе проекта. С каждым из нас может случиться что‑то непредвиденное, и может потребоваться временная замена. Пусть у каждого члена команды будет один‑два дублера, которые хотя бы в общих чертах находятся в курсе задач и проблем, имеющихся на этом участке работ, и в случае необходимости смогут с минимальными потерями подменить коллегу. Пусть дублер не сможет заменить полностью нужного человека (это и не надо), но он сможет поддержать процесс мероприятия, и вся машина не застопорится.

Используйте ваш опыт: документируйте его и передавайте другим сотрудникам, чтобы они могли с первой попытки сделать все как нужно. Удивительно, насколько часто ситуации и проблемы повторяются.

Опыт – возможность теперь уже с первой попытки сделать все как надо.

Лучший комплимент, который я слышал:

«Ваши мероприятия скучные. Чем‑то похожи на Lexus. Все работает как часы, ничего не ломается и отлично выглядит».

Пусть и ваши мероприятия будут ТАК «скучны» для участников.

Этика

Пример внутреннего риска. Правильно ли то, что вы делаете? Если вы не знаете, хорошо вы поступаете или нет, примените классический тест на этику, применяемый на Западе.

Перед тем как совершить то или иное действие, представьте, что ваше решение, в котором вы сейчас сомневаетесь, завтра будет опубликовано на первой полосе в самой главной для вас газете («Ведомости», «Московский комсомолец», «Уссурийский рабочий» – что для вас самое важное). Если вы готовы к тому, что это ваше действие будет опубликовано, – делайте это, если не готовы – не делайте.

Тест не гарантирует, что ваши действия будут признаны этичными другими людьми. Но хотя бы вы сами будете считать себя приличным человеком.