Предварительное инвестирование

При подготовке мероприятия используйте предварительное инвестирование в проект. Инвестирование в широком смысле. Необходимые ресурсы должны быть выделены еще при согласовании проекта, а не становиться предметом торга в ходе его реализации. К сожалению, такое тоже случается довольно часто.

Если заказчик (или руководство) поручает вам некий проект, то оговорите, сколько времени вы можете потратить на его реализацию. И договоритесь, что этим временем вы можете распоряжаться и оно не будет урезано.

Если вам дали что‑то дополнительно в нагрузку, то весь проект может оказаться под угрозой. Просто потому, что вам не хватит времени. Лучше, правильнее и дальновиднее в этом случае сказать «нет».

То же касается времени вашей команды. Например, вы спланировали все работы и видите, что вам необходима команда из трех человек на полную занятость на два месяца. Согласно предварительному плану их время уже расписано на этот период. Добейтесь того, чтобы загруженность вашей группы воспринималась максимально серьезно и вашим сотрудникам не давали дополнительной работы.

Если вам выделен некий бюджет, то постарайтесь добиться того, чтобы вам не нужно было тратить силы на выбивание очередного транша финансирования.

Время имеет стоимость. Повторное обсуждение и согласование бюджета отнимет у вас это время. То самое, которое вы запланировали для других действий и которое обязаны потратить на нужные вещи, для того чтобы организовать проект.

Понимать ценность чужого времени должны прежде всего заказчики мероприятия (или руководители компании, если мероприятие внутреннее). Постарайтесь сделать их своими единомышленниками, постарайтесь донести до них мысль, что предварительное инвестирование – правильный подход и ему есть обоснование. Скажите, что вы все в одной лодке и все в равной степени заинтересованы в успехе мероприятия (я имею в виду, вам действительно следует произнести фразу «Все в одной лодке»).

О том, как планировать загруженность персонала и денежные потоки, мы поговорим в других главах.

А теперь рассмотрим примеры планов мероприятий, разработанных разными компаниями.

Документ 1. Пример календарного плана работ

Продолжение док. 1

Продолжение док. 2

Продолжение док. 2

Продолжение док. 2

Документ 3.

Пример внутреннего сценария конференции (фрагмент).

Это видят только организаторы.

Date: 2015-12-12; view: 392; Нарушение авторских прав