Разработка базы данных

Разрабатываемый программный продукт должен создавать и модифицировать базу данных, состоящую из таблиц:

Тип документа

Уровень документа

Документы

Система работы

Движение документов

Ответственные лица

Сотрудники

Подразделения

Ниже, в таблице 2, приведены атрибуты этих таблиц.

Таблица 2. Структура таблиц

Схема данных представлена ниже.

Рисунок 2

Диаграмма "Сущность-связь"

Рисунок 3

Для реализации поставленной задачи мною была выбрана система управления базами данных - Microsoft Access и среда программирования - Delphi. Microsoft Access одна из наилучших СУБД. Microsoft Access является настольной СУБД, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. С ней легко работать, её возможности очень широки.

Наряду с широкими возможностями работы с файлами баз данных - реляционной моделью данных в пакете имеются средства программирования, которые управляются с помощью меню. Эти средства включают набор генераторов программ. Общие характеристики данной СУБД: IBM PC AT совместимые, максимальное число записей 1 млрд., объем файла 2 Мбайт, длина записи 4000байт, число полей 255, символьное поле до254 байт, числовое до 20 цифр, логическое 1 байт, поле даты 8 байт, максимальное число открытых файлов99, наибольшее число - 0.9*10 в 308 степени, наименьшее положительное - 0.1*10 в - 307 степени, число после десятичной точки 9, максимальное число переменных 500. Данная СУБД поддерживается операционной системой WINDOWS требуемое количество оперативной памяти 441 Кбайт.

Задача проектирования БД для предметной области состоит в том, чтобы обеспечить поддержку не только любых ныне используемых, но и будущих приложений. Таким образом БД создают основу для обработки неформализованных, изменяющихся и неизвестных запросов и создание приложений для которых невозможно заранее определить требования к данным. Это позволяет в дальнейшем строить на основе предметных БД достаточно стабильные информационные системы, т. е системы, в которых большинство изменений можно осуществить без переписывания старых приложений.

С другой стороны, основывая проектирование БД на реализации текущих и видимых задач, можно существенно ускорить создание информационной системы структура которой учитывает наиболее часто встречающиеся пути доступа к данным.

Следующий этап проектирования - построение даталогической модели. В рассматриваемом случае задача этапа - преобразование ER - диаграммы в реляционную схему.

Реляционный подход, в основе которого лежит принцип разделения данных и связей обеспечивает, с одной стороны, независимость данных, а с другой более простые способы хранения и обновлении.

Первые шаги преобразования состоят в превращении каждой сущности в отношение (таблицу). Связь типа "один ко многим", которую называют "сущность - связь", тоже превращается в отдельное отношение. Каждое свойство становится атрибутом - столбцом соответствующей таблицы.

После реализации этих шагов получаем реляционную схему, изображенную на рис.4, где представлены таблицы "Тип документа", "Уровень документа", "Документ", "Система работы", "Движение документа", "Ответственные лица", сотрудники", "Подразделения", отображающие соответствующие сущности.

Далее необходимо преобразовать связи во внешние ключи. Связь "один ко многим", реализуемая отношением "система работы", должна содержать уникальные идентификаторы сущностей - участников связи. При этом если для однозначной идентификации сотрудника достаточно добавить в таблицу столбец CodeSotr (идентификационный номер сотрудника), то однозначная идентификация документа потребует добавление в таблицу столбцов TypeDoc, LevelDoc, NameDoc,NumberDoc. Хранение всей этой информации явно приведет в избыточности данных и их потенциальной противоречивости.

Для ликвидации избыточности и потенциальной противоречивости данных добавляем в таблицу "Документы" столбцы CodeType, CodeLevel, Id, содержимое которых будет однозначно идентифицировать каждую строку таблицы. Теперь столбец Id станет первичным ключом, и одноименный столбец должен быть добавлен в таблицу "Система работы".

Реляционная схема со связями представлена на рис 4.

Рисунок 4

Для облегчения работы с базой мною было создано три вспомогательные таблицы-запроса: "Документы", "Сотрудники", "Контроль". Ниже приведена их структура.

Таблица 3. Дополнительные таблицы-запросы.

Далее в среде Delphi Были созданы четыре формы для ввода и редактирования данных: главная (служит для выбора раздела) и три формы для работы с запросами, описанными выше. Они изображены на рисунках 5-8.

Рисунок 5. Главная кнопочная форма.

Рисунок 6. Форма "Документ".

Рисунок 7. Форма "Контроль".

Рисунок 8. Форма "Сотрудники".

Для добавления необходимых данных достаточно выбрать в главной кнопочной форме нужный раздел, в появившемся окне щелкнуть кнопку "+" и заполнить все поля формы. Все кнопки навигационной панели интуитивно-понятны, за исключением, быть может 2-х последних. Они нужны для редактирования и очистки полей формы соответственно. Причем очистка полей формы никак не влияет на сохраненные в базе данные. При необходимости на каждую из трех таблиц можно поставить отдельный пароль, ограничив тем самым доступ к базе, однако это потребует небольшой модификации программы.