Тема 5. Представлення бізнес-процесу як Workflow

Все описане вище наводить нас на думку про необхідність вирішення декількох питань. Чи всі бізнес-процеси можуть бути описані, як процеси Workflow? Які бізнес-процеси доцільно представляти у вигляді процесів Workflow?

Найважливішою особливістю технології Workflow є підтримка управління процесами, що містять як автоматизовані – виконувані засобами інформаційних систем, так і неавтоматизовані – виконувані вручну – операції. Завдяки цій особливості, будь-який бізнес-процес підприємства може бути представлений у вигляді процесу Workflow, якщо, звичайно, цей процес:

- виділений;

- структурований;

- виконується за правилами, які можна сформулювати;

- періодично повторюється.

Перші три обмеження сприяють відповіді на запитання «які процеси можна описати», а останнє – «які доцільно».

Хотілося б також звернути увагу на важливі обставини, які опишемо далі у тексті дослідження.

Впровадження системи класу Workflow базується не на маршрутизації проходження документів і не на автоматизації групи операцій або виду дій, а на описі бізнес-процесу, заради ефективного виконання якого, власне, і здійснюється маршрутизація документів і / або автоматизація операцій.

Технологія Workflow не накладає будь-яких спеціальних обмежень на рівень деталізації бізнес-процесу та / або ступінь автоматизації виконуваних операцій. При всій важливості функціонального моделювання, тим не менш, представлених в функціональній моделі даних ще недостатньо для повного визначення процесу.

Третьою вимогою представлення бізнес-процесу у вигляді процесу Workflow є наявність правил виконання процесу, які можна сформулювати і формально описати. У першу чергу, відповідні правила стосуються послідовності виконання операцій, умов і передбаченої реакції на зовнішні події.

Будемо розглядати операції, що виконуються групою виконавців. В якості напрямків систематизації виберемо узгодженість часу виконання (синхронно, асинхронно) і межі дії (локальна або розподілена). Для виконання синхронних, локальних операцій потрібна наявність усіх виконавців в один час і в одному місці. Синхронні розподілені операції виконуються в один і той же час виконавцями, які можуть перебувати в різних місцях. Асинхронні, локальні операції виконуються членами групи в одному, визначеному місці, але в різний час. І, нарешті, асинхронні розподілені операції виконуються членами групи виконавців в різних місцях і в різний час.

У рамках методики Workflow Management розглядаються операції, які стосуються останньої категорії, – розподілені й асинхронні. Причому ці операції можуть виконуватися послідовно або паралельно, мати яку завгодно складну логіку, узгоджуватися за часом, даними і виконавцями.

Четвертою й останньою вимогою представлення бізнес-процесу у вигляді процесу класу Workflow є періодичність виконання. На відміну від попередніх вимог, ця вимога носить економічний характер.

З точки зору системи, кожна операція, що входить до складу процесу, містить завдання, виконання якого передбачає введення та / або обробку інформації. Типовими параметрами опису операції є наступні:

- адресат – користувач або група користувачів, які отримують завдання, при цьому вказуються права на пересилання завдання іншому користувачеві і права на копіювання даних, що відносяться до завдання;

- екранна форма – це документ, що містить призначені для заповнення порожні місця, в які вводяться дані;

- граничний термін виконання завдання, що визначає, до якого часу відповідна операція повинна бути виконана;

- дії системи при ініціалізації і завершенні операції.

Послідовність виконання операцій та умови їх переходу від однієї до іншої складають алгоритм виконання процесу. Крім уже розглянутих операцій, в описі алгоритму, як правило, використовуються:

- логічні умови;

- зовнішні по відношенню до процесу події;

- засоби створення паралельних гілок;

- точки зустрічі, що дозволяють узгодити результати паралельно виконуваних операцій;

- автоматичні операції – операції, що виконуються без участі користувача:

- сценарії – екранні форми, що містять виклик функцій, операторів системи і зовнішніх програм, що використовуються користувачем при виконанні різних операцій.

Використання інструментальних засобів опису процесів в більшості сучасних систем класу Workflow не вимагає від розробника будь-яких знань в галузі програмування або систем управління базами даних.

При виконанні процесу Workflow інформація передається від користувача до користувача у вигляді певної впорядкованої множини даних. Кожна операція використовує підмножину цих даних, склад якої, а також спосіб представлення даних задаються відповідної екранної формою. Створення форм є прерогативою розробника процесів, а інструментальні засоби для розробки форм є важливим компонентом системи Workflow. Головною вимогою до екранних форм, що циркулють у системі, є їхня «інтелектуальність» – можливість динамічно змінювати склад, зміст і формат представлення даних.

Більшість систем підтримують найрізноманітніші типи даних. Дуже важливими є дані типу «файл», завдяки яким забезпечується можливість асоціювати з формою файли, що знаходяться поза системою. Розробник вказує операції, за якими ці файли повинні породжуватися, і регламентує можливість внесення до них змін.

Значення даних представляються в екранній формі у вигляді берегів. При цьому розрізняються:

- демонстраційні береги – береги, що містять значення, для яких не допускається редагування;

- обов'язкові береги – береги, які необхідно заповнити в процесі виконання завдання;

- необов'язкові береги – береги, значення яких можуть бути введені користувачем, проте це не є необхідною умовою виконання завдання;

- обчислювані береги – береги, значення яких обчислюються відповідно до заданих правил;

- невидимі береги – обчислювані, але не на екрані.

, і включає:

1) завдання та форматування тексту, що утворює форму;

2) визначення необхідної підмножини даних;

3) вказівку способу їх подання у формі;

4) опис умов і обставин, що визначають зміст форми.

Крім того, для кожного з берегів можуть бути задані:

5) довідка-пояснення того, як його заповнити; довідкова інформація буде видаватися на екран на вимогу користувача;

6) діапазон або список допустимих значень:

7) одна або декілька таблиць, що визначають взаємозв'язки між значеннями берегів форми.

Використання таблиць дозволяє організувати узгоджену роботу з логічно пов'язаними берегами даних, наприклад, такими, як назва компанії та її поштова адреса.

У більшості сучасних систем класу Workflow присутні високорівневі інструментальні засоби створення і редагування екранних форм.

Будь-який конкретний випадок виконання процесу називається екземпляром (варіантом, сесією). Наприклад, процес «Обробка замовлення клієнта». Виконання будь-якого примірника полягає в розсилці користувачам завдань у вигляді екранних форм та управлінні процесом їх заповнення відповідно до передбаченого алгоритмом. При цьому система класу Workflow забезпечує:

- одночасне виконання безлічі екземплярів кожного процесу;

- передачу завдань між операціями процесу за допомогою системи електронної пошти;

- обмін довільними повідомленнями між користувачами;

- доступ до функцій системи і зовнішнім програмами, передбаченими для користувача розробником процесу;

- взаємодію шляхом обміну даними з іншими програмами.

Робота користувача з будь-якою формою складається з наступних дій:

- перегляд вмісту;

- заповнення та / або редагування берегів;

- друк форми;

- випуск форми для подальшої обробки.

Часто при заповненні екранних форм підтримується технологія електронного підпису.

У процесі експлуатації система Workflow накопичує завдання, які очікують обробки, і формує черги завдань різних типів як для кожного користувача, так і для групи. Автоматично проводиться періодичне оновлення черг і повідомляти про наявність у черзі нових, ще не переглянутих завдань, завдань з високим пріоритетом або завдань з встановленим граничним терміном виконання.

Набір операцій для роботи з чергою завдань містить наступні операції:

- вибір завдання;

- перехід до заповнення екранної форми обраного завдання;

- випуск обраного завдання – інформування системи про його виконання;

- пересилання обраного завдання іншому користувачеві в разі неможливості його виконання;

- установка критеріїв сортування завдань у черзі;

- обмеження видимі завдань за допомогою критерію-фільтра;

- управління періодом оновлення черги.

Після випуску чи пересилання завдання воно автоматично видаляється з черги.

В управлінні і виконанні процесу Workflow беруть участь наступні класи користувачів:

- адміністратор системи – підтримка та збереження цілісності всіх даних, що не відносяться до процесів, наприклад, даних про користувачів;

- розробник процесу – розробка, тестування та підтримка конкретного процесу;

- власник процесу – редагування конкретного процесу;

- менеджер – контроль виконання примірників процесу за допомогою реєстраційних звітів і сервісних програм;

- користувач – доступ до системи через чергу завдань, функцію запуску екземпляра конкретного процесу і довідкову підсистема.

Кожен користувач має унікальний код, пароль і відноситься до певної групи користувачів. Засоби управління доступом системи Workflow обмежують доступ до операцій, до функції запуску примірників процесу і до можливостей адміністрування для певних користувачів або груп користувачів. Крім того, більшість систем надають можливість управління доступом на рівні ролей, відповідно до якої права доступу можуть призначають не фізичним особам або підрозділам, а посадам (ролям).

Для контролю та управління поточним станом виконання примірників процесу в системах Workflow передбачені наступні функції:

- реєстраційні журнали;

- звіти про стан;

- перегляд даних;

- адміністративні звіти.

Реєстраційний журнал являє собою внутрішній звіт системи, в якому для кожного екземпляра процесу фіксуються дата і час кожної транзакції, виконану дію і виконавець. За допомогою реєстраційного журналу в будь-який момент часу можна отримати інформацію про те, що відбувалося і відбувається при виконанні конкретного екземпляра процесу.

Звіт про стан – це внутрішній звіт системи, в якому відображається поточний стан кожної операції кожного процесу. Різняться чотири типи станів: випущена, ще не випущена, відкликана, ще не відправлена. Крім того, для будь-якої операції можна отримати дані про поточні значення берегів.

Функція перегляду даних відрізняється від звіту про стан лише тим, що дозволяє модифікувати значення берегів і, таким чином, управляти виконанням примірника процесу.

Адміністративні звіти використовуються для збору та узагальнення інформації, що відноситься до декількох (всім, поточним або завершеним) екземплярів даного процесу. Типовими прикладами адміністративних звітів є звіти про обсяг продажів у регіоні, про сумарний обсяг всіх прийнятих замовлень або про кількість прострочених договорів. Структура і алгоритм адміністративних звітів визначаються розробником процесу.

У навчальному посібнику І. О. Золотарьової та Р. К. Бутової «Автоматизація документообігу» розглянуто принцип роботи системи заснованої на методиці Workflow Management.

Авторами стверджується, що система базується на списку бізнес-процесів, що налагоджується, які формалізують виконання тієї або іншої робочої операції. Бізнес-процес описується початковими умовами, діями, що є результатом, і власне діаграмою процесу. Діаграма процесу становить спрямований граф, у якому кожний вузол означає деякий етап виконання процесу, а зв'язки визначають черговість етапів і різні шляхи виконання процесу. Користувачі можуть ініціювати процедури за заданими шаблонами, спостерігати за їхнім проходженням, одержувати повідомлення після закінчення процедури.

Формування й подання списків завдань здійснюється за допомогою спеціалізованої системи розсилання електронних повідомлень. Кожний потенційний учасник бізнес-процесу має власну спеціальну електронну поштову скриньку, в яку надходять усі призначені для цього користувача повідомлення від сервера Workflow. Основним типом вхідного повідомлення є інформація про те, що деякий процес дійшов до етапу, на якому потрібна безпосередня участь даного користувача. Електронна поштова скринька забезпечує можливість переглянути інформацію про процес, про його поточний стан і його історію (хто, коли, що робив у рамках цього процесу), а також надає можливість переглянути/виконати завдання, які задані на поточному етапі для конкретного користувача, і, власне, виразити свою згоду/незгоду з переходом процесу до наступного етапу.

Функціональність системи класу Workflow містить:

1. Ведення класифікаторів, що містять параметри бізнес-процесів.

2. Візуальне проектування схем бізнес-процесів і фіксування цих схем у програмах, відповідальних за виконання бізнес-процесів. При цьому складена схема бізнес-процесу аналізується програмою на наявність помилок, на коректність, перевіряється логіка, цілеспрямованість процесу.

3. Автоматичне складання робочих інструкцій для співробітників, що беруть участь у процесі. Робоча інструкція містить список функцій, які виконуються, та їхній опис.

4. Автоматичний запуск бізнес-процесу при настанні події в системі (наприклад, одержання вхідного документа). При цьому з документа автоматично переносяться дані в параметри процесу. Для запуску регулярних процесів у системі створюється «планувальник» процесів, що у призначений час запускає процес.

5. Автоматична організація робочого процесу – виконання завдань по ланцюжку користувачів за заздалегідь заданим алгоритмом.

6. Диспетчеризація завдань за персональними календарями,
чергами і групами користувачів.

7. Інтеграція завдань і повідомлень з електронною поштою.

8. Моніторинг і контроль стану кожного процесу, аналіз їхнього виконання: хто виконав/не виконав, коли, чому, яка додаткова інформація надана.

9. Аналіз ефективності бізнес-процесу.

10. Сервісні процеси:

- передача повідомлень і завдань між користувачами внутрішньою поштою;

- обмін схемами бізнес-процесів між користувачами; Web-інтерфейс.

11. Обмін схемами бізнес-процесів з іншими бізнес-додатками, інтегрованими із системою Workflow, шляхом вивантаження схем бізнес-процесів у файл XML-формату.

Отже, результатами впровадження системи Workflow є:

- повний контроль бізнесу завдяки впорядкуванню інформаційних потоків і автоматизації документообігу;

- забезпечення ефективної взаємодії співробітників при виконанні бізнес-процесів;

- контроль керівниками якості й швидкості, оперативності виконання виданих ними доручень і завдань;

- постійний доступ менеджерів, виконавців до інформації про стан від-повідних бізнес-процесів, що дозволяє їм діяти оперативно, якісно, більш компетентно, тримати ситуацію під контролем. На екрані монітора надається перелік функцій, які виконавець повинен виконати, наочно представлений контекст кожної функції. Досягається висока комфортність організації роботи на робочому місці;

- прозора система результативності кожної роботи й виконавців з автоматичним складанням аналітичних звітів.

Світовий досвід та результати проведених досліджень свідчать, що впровадження технології Workflow дозволяє радикально змінити робоче середовище, скорочує тривалість робочих циклів тощо. Отже, головним результатом впровадження системи Workflow є повний контроль бізнесу завдяки впорядкуванню інформаційних потоків і автоматизації документообігу.