Тема 2. Інформаційний менеджмент та електронні системи менеджменту на підприємствах та в організаціях

Сучасні тенденції. Компанії з управління інформацією в США разом з розробниками, пропонують «рецепт» для успішного документно- інформаційного забезпечення компанії: застосуйте систему управління документами та технології інформаційного менеджменту, додайте Web Content Management, використайте методики Workflow Management, Collaboration, Knowledge Management і підключиться всі до Enterprise Portal.

Все це дає нам інтегровану концепцію.

В принципі, концепція є результатом конвергенції[1] систем управління документами ECM, інформації на веб-сайті, автоматизації бізнес-процесів, співпраці й управління знаннями з низкою інших технологій. Це комплексне рішення, яке забезпечує накопичення та систематизацію неструктурованої інформації, підтримку орієнтованих документів бізнес-процесів і можливості аналізу інформації.

Перш ніж зробити що-небудь з інформацією, вам потрібно дізнатися, як її зберігати і організовувати. Таким чином, організації, які вирішили побудувати систему ECM, починають з управління інформацією та документами. Наведення порядку в документах дає негайний ефект у вигляді економії часу для пошуку, виключає витрати на повторне їх створення.

Незважаючи на всі досягнення електроніки, паперові документи не зникли з нашого поля діяльності. Крім того, ще будуть актуальними протягом досить тривалого часу.Таким чином, у ECM повинні обов'язково бути присутніми функції подачі документів шляхом сканування або друкування.

Для користувача, ECM повинна надавати засоби навігації, яки б складали логічну і концептуальну структуру сховища інформації, як, наприклад, систематичного каталогу бібліотеки. Ядром будь-якої ECM-системи є потужний повнотекстовий пошуковий сервер.

ЕСМ також приходить на допомогу як засіб автоматичної категоризації інформації, що дозволяє автоматично будувати таксономії[2], а потім розподілити наявні документи і доповнення для своїх підрозділів.

Сучасна система ECM забезпечує підтримку життєвого циклу інформаційних об'єктів, а також надає найбільш розумне рішення використання перевірених технологій управління інформацією.

У свою чергу, веб-управління контентом допомагає компаніям підвищити ефективність і точність роботи веб-сайту. Веб-управління контентом полегшує передачу потрібної інформації в потрібний аудиторії, коли це необхідно.

Для того, щоб забезпечити узгоджену роботу людей і устаткування використовують методики Workflow Management.