Инвентаризация денежных средств

Цель инвентаризации-проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации в ООО <<САКС-ТМ>> обязательно в случаях:

1) При смене кассира

2) При выявлении недостач и хищений

3) Переход составлением годовой отчетности

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в соответствии с п.2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ <<О бухгалтерском учете>> организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передачи имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Наряду с другим объектами бухгалтерского учета, инвентаризации подлежат:

- денежные средства в кассе;

- денежные документы (почтовые марки, оплаченные проездные билеты, талоны на нефтепродукты, банковские корпоративные карты, путевки в санатории и дома отдыха и т. п);

- деньги на расчетных и валютных счетах в банках;

- средства, в том числе в иностранной валюте, в аккредитивах, чековых книжках, депозитах;

- инкассированные денежные средства;

- денежные средства, внесенные в кассы кредитных организаций, почтовых отделений и т.п., но не зачисленные на счета в банках на дату инвентаризации.

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 №49, регламентирован порядок проведения инвентаризации денежных средств.

Участие материально-ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации руководитель предприятия издает приказ по форме №ИНВ-22. Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНИ-23)

Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии. Они могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждаются руководителем организации в приказе об инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и так далее).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Существенным правилом для всех инвентаризаций являются то, что отсутствие хотя одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В ходе чего инвентаризации кассы предприятию необходимо обратить внимание на правильность:

- оформление кассовых документов;

- ведение кассовой книге;

- соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающими организацию (ККТ).

По каждому объекту ККТ должны быть в наличии документы, связанные с его приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, применением. При инвентаризации производится проверка фактического наличия в кассе денежных знаков, бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности.

Если в организации осуществляются наличные расчеты с применением контрольно-кассовой техники, инвентаризация денежных средств начинается с проверки их фактического наличия в операционных кассах.

Фактический остаток денежных средств сверяют с данными журнала кассира- операциониста. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста. При проведении инвентаризации оформляется акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули.

Таким образом, результаты инвентаризации денежных средств в операционных кассах определяются путем сверки фактического наличия денежных средств, указанных в журналах кассира-операциониста, с данными учета по счету 50 <<Касса>>, субсчет <<Операционная касса>>.

Результаты инвентаризации денежных средств, находящихся в основной кассе организации (в том числе иностранной валюты), определяются путем сверки фактического наличия денежных средств в кассе с учетными данными по счету 50 <<Касса>>.

При использовании бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности, проверка их фактического наличия производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом наличных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка. Фактический остаток денежных документов сверяют с данными бухгалтерского учета в целях определения недостачи или излишка по каждому их виду.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме №ИНВ-16.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме №ИНВ-15.

При выявлении излишков или недостачи ценностей в кассе материально ответственный работник (кассир) должен дать пояснения о причинах расхождения в акте <<Объяснения причин излишков или недостач>>.

Если выявлены излишки, то начисление дохода отражается бухгалтерской записью: Дебет 50 <<Касса>> Кредит 91 <<Прочие доходы и расходы>>, субсчет <<Прочие доходы>>.

Выявление в процессе инвентаризации недостачи денежных средств относятся на счет 94 <<Недостачи и потери от порчи ценностей>> и учитываются на нем до момента принятия решения по списанию возникшей недостачи. Производится запись: Дебет 94 <<Недостачи и потери от порчи ценностей>> Кредит 50 <<Касса>>.

Недостача денежных средств может быть отнесена на виновное лицо. В этом случае производится бухгалтерская запись: Дебет 73 <<Расчеты с персоналом по прочим операциям>>, субсчет <<Расчеты по возмещению материального ущерба>> Кредит 94 <<Недостачи и потери от порчи ценностей>>.