Особенности сортировки записей

· Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он наследуется и новой формой или отчетом.

· В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 знаков.

· Порядок сортировки зависит от языка, указанного в поле Порядок сортировки базы данных (на вкладке Общие диалогового окна Параметры) в момент создания базы данных. Если база данных содержит связанные таблицы из базы данных, использующей порядок сортировки для другого языка, Microsoft Access использует порядок сортировки, указанный для базы данных, содержащей связь с таблицей, а не для базы данных, в которой хранится сама таблица.

· Если бланк запроса или фильтра содержит знак «*» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

· Для сортировки значений дат и времени от более ранних к более поздним нужно использовать порядок сортировки по возрастанию. Для сортировки от более поздних значений к более ранним используется сортировка по убыванию.

· Числа, хранящиеся в текстовых полях, сортируются как строки знаков, а не как числовые значения. Поэтому для выполнения их сортировки в числовом порядке все текстовые строки должны иметь одинаковую длину. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». В начало строк с меньшим количеством знаков следует добавить незначащие нули, например: «01», «02», «11», «22».

Сортировка полей, имеющих тип «Поле МЕМО», «Поле объекта OLE» или «Гиперссылка»

По некоторым причинам выполнение сортировки объекта OLE невозможно. Хотя нельзя выполнись сортировку полей МЕМО или Гиперссылка на странице, можно выполнять сортировку этих полей в таблице, запросе, форме или отчете. В отчете необходимо указать имя поля типа «Поле MEMO» или «Гиперссылка» в поле Поле/выражение диалогового окна Сортировка и группировка, поскольку этих полей нет в списке доступных полей. При чем, поля типа «Поле MEMO» будут отсортированы только по первым 255 знакам.

Способы сортировки данных в режиме Формы или в режиме Таблицы:

1. Выберите поле, которое требуется использовать для сортировки записей. Чтобы отсортировать записи в подчиненной форме, выберите поле, значения которого требуется отсортировать. Чтобы отсортировать записи вподтаблице, отобразите подтаблицу, щелкнув соответствующий маркер развертывания, а затем выберите нужное поле.

2. Нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию .

Поля в форме можно сортировать только по одному. В режиме Таблицы при сортировке подтаблицы для одной записи сортируются все подтаблицы на текущем уровне. В таблице или подтаблице одновременно можно выбрать несколько соседних столбцов для сортировки. Сортировка записей в Microsoft Access начинается с самого левого столбца из выбранных. Порядок сортировки сохраняется при сохранении формы или таблицы.