Нормативно-правове забезпечення обліку і контролю видатків бюджетних установ 3 page

Рисунок 2.6 – Характеристика субрахунків рахунків 80 і 81

По закінченні року сума фактичних видатків по рахунках 801 і 802 списується з кредиту цих рахунків в дебет 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом», а порахунках 811 і 813 – в дебет 432 «Результати виконання кошторису за спеціальним фондом».

Перелік господарських операцій з обліку фактичних видатків за загальним та спеціальним фондами, що відбулися у період з 15.12.2012р. по 30.12.2012р. в Сумській ОДА подано у таблиці 2.6.

Таблиця 2.6 – Господарські операції з відображення в обліку фактичних видатків в Сумській обласній державній адміністрації за період 15.12 – 30.12.2012р.

За обсягом наданих прав, Сумська обласна державна адміністрація відноситься до розпорядника бюджетних коштів ІІ рівня, тому установа в особі її керівника, уповноважена на отримання бюджетних асигнувань, взяття бюджетних зобов’язань та здійснення видатків бюджету.

У зв’язку з цим, Сумська ОДА отримує державні кошти з державного бюджету України на фінансування різних соціальних, культурних, освітніх закладів, надання субсидій населенню, організаціям, установам тощо, передбачених затвердженим кошторисом доходів і витрат.

Оплата видатків одержувачів бюджетних коштів (оплата рахунків і виплати готівкою) здійснюється шляхом безготівкових розрахунків безпосередньо на користь суб'єктів господарювання.

Основним плановим документом, на основі якого перераховуються бюджетні кошти і призначається право їх використовувати, є план щодо витрачання бюджетних коштів. Суб’єктом, що одержує бюджетні кошти є підприємства і організації, які не є бюджетними установами, і отримують кошти з бюджету як фінансову допомогу або уповноважені органами державної влади на здійснення загальнодержавних програм, надання послуг.

Зі спеціальних реєстраційних рахунків, які призначені для власних надходжень установи, Сумська ОДА може перераховувати іншим установам і організаціям кошти, які встановлені кошторисом доходів і видатків. Перерахунок таких коштів проводиться на основі платіжних доручень або меморіальних ордерів.

Для цілей аналітичного обліку коштів, які перераховуються розпорядникам коштів нижчого рівня, призначена книга для аналітичного обліку асигнувань, що перераховуються установам ІІІ рівня. Книга відкривається на рік за кожним кодом функціональної класифікації. Записи до книги здійснюються на підставі виписок органу Державного казначейства України з реєстраційних, особових рахунків.

Відображення видатків в обліку доцільно розглянути у розрізі здійснених господарських операцій в Сумській ОДА протягом 12.02.2012р. – 01.03.2012р. Інформацію узагальнено у таблиці 2.7.

Таблиця 2.7 – Господарські операції з обліку видатків Сумської обласної державної адміністрації для фінансування установ, організацій за період 12.02.2012р. – 01.03.2012р.

В кінці звітного періоду бухгалтерія Сумської ОДА відображає всі видатки в наступних формах звітності, затвердженими законодавством України.

У Балансі (ф. № 1) всі здійснені установою витрати загального і спеціального фондів відображаються в активі, а саме у третьому розділі, який має назву Витрати. Рядок 290 показує загальний розмір видатків за загальним фондом. У ряду 300 зазначають розмір суми видатків за спеціальним фондом, та згідно з класифікацією особових надходжень установи у рядах 301-303.

У Звіті про надходження та використання коштів загального фонду показують розмір витрат за загальним фондом. Такі видатки записуються валовою сумою, розподіляючи їх на касові та фактичні, а також у розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Дані Звіту про надходження та використання коштів отриманих як плата за послуги показують обсяг видатків за спеціальним фондом, зокрема, кошти отримані як плата за послуги, які надаються установою. Видатки зазначаються загальною сумою та у розрізі економічної класифікації з поділом на фактичні і касові видатки.

Звіт про надходження та використання інших коштів спеціального фонду призначений для відображення суми видатків за спеціальним фондом за рахунок інших джерел коштів спеціального фонду. Видатки показуються валовою сумою відповідно до коду економічної класифікації з поділом на фактичні і касові.

У Звіті про результати фінансової діяльності витрати установи відображають окремо із загального фонду і спеціального фонду. Сума видатків зазначаються загальним підсумком у розрізі поточних та капітальних витрат.

Отже, планування видатків проводиться під час складання кошторису.

Організація обліку видатків в Сумській ОДА здійснюється на належному рівні, враховуючи всі вимоги чинного законодавства України, не зважаючи на певні обмеження та жорстку регламентацію обсягів бюджетних надходжень. В Сумській обласній державній адміністрації всі видатки обліковуються у відповідності з бюджетною класифікацією, і поділяються на касові та фактичні.

2.3 Організація контролю видатків в установі

Сумська обласна державна адміністрація є невід'ємною частиною державного апарату, який здійснює контроль за використанням державними коштами. І, виходячи з покладених на неї функцій доцільним стало створення системи внутрішнього контролю за виконанням Сумської ОДА усіх законодавчих та нормативних актів щодо касового виконання місцевих бюджетів. Практична реалізація цієї системи базується на створенні в Сумській ОДА відділу внутрішнього контролю.

Під системою внутрішнього контролю слід розуміти сукупність процедур, які забезпечують достовірність та повноту інформації, яка передається керівництву Сумської ОДА, дотримання положень нормативних актів при здійсненні операцій щодо виконання бюджетів.

На жаль, в установі не існує відділу внутрішнього контролю, тому є можливість допущення помилок, недостовірність даних, зловживань.

З метою забезпечення правильності ведення бухгалтерського обліку, законності використання бюджетних коштів, державного і комунального майна, складанні достовірної фінансової звітності щодо видаткової частини бюджету в Сумській обласній державній адміністрації проводиться ревізія (перевірка) Державною фінансовою інспекцією України.

Основні питання, що мають бути проконтрольовані у ході перевірки видаткової частини бюджету, наступні:

– наявність і достовірність розрахунків обсягу витрат установи;

– правильність відокремлення видатків між бюджетами, і платежів між відповідними фондами;

– дотримання порядку перерахунку асигнувань з бюджету підвідомчим установам;

– законність та ефективність розпорядження бюджетними коштами.

Насамперед, на початку проведення ревізії, визначається чи дотримується установа відповідних законодавчо-нормативних актів у процесі розрахунку, складання і затвердження проекту бюджету; чи виконуються вимоги Бюджетного кодексу у питанні змісту і структури бюджету території; чи є в наявності розпис витрат бюджету, за місяцями або за поділом між головними розпорядниками бюджетних коштів, затвердженими кошторисами і штатними розписами, планами розподілу бюджетних коштів підприємствами й організаціями, які їх отримують.

У ході ревізії видатків Сумської ОДА з'ясовується, які регіональні програми, що потребують виділення коштів, прийнято місцевими радами та яким чином здійснюється контроль у процесі виконання заходів, запланованих цими програмами.

За даними звітів про стан виконання прийнятих програм соціально-економічного та культурного розвитку районів у 2012р. було встановлено, що на зазначені цілі було перераховано бюджетних коштів у розмірі 12700 тис. гривень, та досягнуто значних результатів.

При перевірці порядку та обсягу перерахованих коштів з державного бюджету до Сумської обласної державної адміністрації та їх розподілу між територіальними бюджетами встановлюється факт дотримання Порядку перерахування міжбюджетних трансфертів між бюджетами забезпечено в повному обсязі.

Оцінка законності передбачених у кошторисі видатків в Сумській ОДА проводиться у розрізі окремої статті видаткової частини бюджету. Також перевірці підлягає не тільки цільове направлення витрат, але й потенціальний розмір їх фінансового забезпечення за рахунок планованих надходжень до бюджету.

У теперішніх умовах нестачі фінансових ресурсів варто розробляти план фінансування, перш за все, поточних видатків. Це видатки бюджету для фінансової підтримки підприємств, організацій і установ, які діють на початку бюджетного року, а також для матеріального забезпечення заходів соціального-економічного захисту громадян. В умовах достатнього розміру доходів бюджету розраховуються видатки на фінансове забезпечення функціонування інвестиційного та інноваційного розвитку регіону, й інші витрати, що безпосередньо пов’язані з відповідними напрямами діяльності.

У процесі проведення ревізії стану та використання основних фондів Сумської ОДА, аналізується порядок утримання державного майна, та здійснення витрат для проведення необхідних заходів у напрямках діяльності галузей і виконання функцій, здійснюваних установою.

Обов'язковим об’єктом перевірки в Сумській ОДА є: правильність розрахунків розміру надходжень і витрачань на утримання установи; врахування встановлених бюджетом лімітів видатків при розрахунку; факт наявності кошторисів, і планів, що підтверджують витрачання бюджетних коштів і асигнувань, достовірність даних для підрахунку сум витрат та їх затвердження; точність ведення обліку і істинність фінансової інформації.

У загальній сумі отриманих бюджетних коштів на соціально-економічні і культурні заходи найбільшу частку складають витрати на заробітну плату та відрахування.

Перевіряючи використання грошових коштів на заробітну плату в Сумській обласній державній адміністрації, проводиться аналіз правильності застосування посадових окладів, розміри премій, надбавок, різних виплат згідно з чинним законодавством. У ході перевірки у 2012р. порушень щодо перевищення фактичної чисельності працівників передбаченої штатним розписом в установі, який затверджується вищою організацією у визначених розмірах фонду оплати праці, не виявлено. Також, з’ясовано, що кошти за сфальсифікованими відомостями для виплати зарплати, або за відомостями минулих періодів, підставних чи вигаданих осіб, витрати не списувалися. Виявлено, що у відомостях, для збільшення суми зарплати не допускалися підчистки, дописи або корективи цифр.

Протягом проведення ревізії в Сумській ОДА перевіряється точність та правдивість даних для розрахунку сум податків із зарплати працівників установи і вчасність перерахунку їх відповідного до бюджету, а також розрахунки за єдиним соціальним внеском. Достовірність відображеної інформації цих операцій в обліку підтверджується актом ревізії.

Ревізійною комісією в Сумській ОДА перевіряється розміри витрат на відрядження працівників установи, або працівників, які суміщають роботу в Сумській ОДА з роботою в інших установах. З цією метою проводяться зустрічні перевірки, які виявляють відсутність подвоєного відшкодування витрат на відрядження.

У ході ревізії витрат для оплати комунальних послуг Сумської обласної державної адміністрації перевіряється дотримання встановлених законом цін і тарифів на електроенергію, водопостачання, каналізацію. У 2012р. було з'ясовано, що дані, зазначені у квитанціях та чеках на оплату господарських потреб, що впливає на розмір витрат, не завищувалися.

У витратах на утримання автотранспорту Сумської ОДА перевіряється дійсність застосовуваних норм витрачання паливно-мастильних матеріалів, порядок розрахунку витрат за надані послуги автомобільним транспортом, призначення автотранспорту у діяльності установи. Порушень по даному об’єкту перевірки у 2012р. не виявлено.

Значної уваги приділяється видаткам на поточний ремонт установи. На даній ділянці перевірки вивчається точність і правильність розрахунку кошторису на такий ремонт, застосування цін, відповідність собівартості використаних матеріалів і приладдя до обсягу проведених робіт з поточного ремонту.

З метою крайньої економії та перевірки наявності фактів використання телефонного зв’язку в особистих цілях за рахунок державних коштів в Сумській ОДА, детальної перевірки підлягають суми витрат на канцелярське забезпечення та поштово-телеграфне обслуговування установи.

Перевірка використання отриманих з бюджету коштів для цілей поповнення основних фондів досліджуваної установи та інших товарно-матеріальних запасів проводиться з метою виявлення рівня їх збереження і використання.

З метою контролю видатків Сумської обласної державної адміністрації досліджуються питання щодо: відповідності видатків призначеними кошторисом для відповідних цілей; повноти надходження та оприбуткування запасів, матеріалів, обладнання тощо; ефективності здійснення переоцінок, фактів наявності договорів з матеріально відповідальними особами; систематичності проведення запланованих інвентаризацій необоротних та оборотних активів установи; правдивості списання матеріальних запасів.

У питаннях відчуження об'єкта власності перевіряється факт наявності рішення відповідного органу щодо продажу необоротних засобів із зазначенням засобу продажу, додержання покупцем вимог з купівлі-продажу майна, своєчасність оплати за придбане майно, повнота перерахунку коштів від реалізації основних фондів до доходів установи та ефективність їх витрачання, вчасність перерахунку до бюджету грошових коштів від реалізації установою та організаціями об'єктів комунального майна.

Одним з зазначених об’єктів ревізії виступає наявність в Сумській ОДА згоди відповідного органу на списання необоротних активів під час їх ліквідації, а також реальність висновків спеціально створеної комісії про стан списаних необоротних активів, з вказаними причинами їх списання, своєчасність надходження і відображення у складському обліку отриманих залишкових матеріалів після ліквідації необоротних засобів.

Для проведення ревізії видатків на капітальний ремонт приміщень і споруд в Сумську ОДА залучаються необхідні фахівці, які надають професіональний висновок щодо відповідності вартості проведених робіт до фактично сплачених коштів. Актом ревізії у 2012р. було зазначено, що неправильного застосування цін і надмірного списання матеріалів не здійснювалося.

Ревізії також підлягають видатки спеціального фонду, за яким перевіряється достовірність формування і витрачання, факт наявності кошторису за спеціальними коштами, затвердженого в законодавчому порядку.

За результатами ревізії у 2012р. було встановлено, кошти на цілі, не передбачені кошторисом спеціального фонду не використовувалися, перерахунки до бюджету сум залишкових коштів від доходів із спеціального фонду проводилися вчасно і в повному розмірі.

Під час ревізії витрачання бюджетних коштів виявляються випадки існування небюджетних фондів, виділення коштів водночас з різних бюджетів, проведення витрат для купівлі автомобільного транспорту та інших пристроїв при наявній простроченій заборгованості за фондами відповідного бюджету не було.

Розпорядження про витрачання вільних бюджетних коштів приймається Сумською ОДА з наступним затвердженням цих рішень відповідними радами.

Для встановлення законності і правильності здійснення операцій по рахункам установи ревізія включає розрахунок та аналіз планових, фінансових, статистичних та інших показників щодо виконання цього бюджету.

Протягом перевірки дотримання Сумською ОДА порядку виконання місцевого бюджету за витратами ревізори зосереджується увага на таких питаннях:

– правильність ведення бухгалтерського обліку видатків бюджету відповідно законів і нормативних актів;

– точність та вчасність складання установою кошторису та планів щодо витрачання бюджетних коштів на основі встановлених лімітів;

– цільове використання бюджетних коштів, зокрема реальність в документів, що підтверджують оплату угод тощо;

– достовірність здійснення операцій з власними надходженнями Сумської ОДА.

Наслідки ревізії оформляються Актом (перевірки) фінансово-господарської діяльності установи, який підписується керівником ревізійної групи (ревізуючим), керівником (або заступником) органу управління, та головним бухгалтером.

У ході аналізу Акту ревізії фінансово-господарської діяльності Сумської обласної державної адміністрації за період з 01.01.2009р. по 01.10.2012р., встановлено, що ревізію проведено з 22.11.2012р. по 26.12.2012р. у відповідності до питань програми ревізії та робочого плану з відома заступника голови – керівника апарату Сумської ОДА та у присутності начальника відділу фінансово-господарського забезпечення. Посадовими особами установи в ході ревізії надано журнал реєстрації перевірок, в якому проведено відповідні записи.

За ревізійний період апаратом Сумської ОДА згідно кошторису одержано бюджетних коштів на загальну суму 24449166,06 грн., в тому числі коштів державного бюджету 21493734,64 грн., коштів обласного бюджету 2955431,42 грн.

Таким чином, проведена ревізія видатків в Сумській ОДА, свідчить про задовільний стан та дбайливе витрачання бюджетних коштів в установі. Тому, організація і проведення ревізії видатків має важливе значення, адже ефективна система контролю сприяє удосконаленню фінансово-бюджетної дисципліни, достовірності і прозорості бухгалтерського обліку і звітності.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ І КОНТРОЛЮ ВИДАТКІВ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ

3.1 Шляхи раціональної організації обліку видатків в бюджетних установах

Видатки державного сектору виконують першорядну роль у фінансовому забезпеченні потреб соціального та економічного розвитку населення, адже видатки – це кошти, які спрямовує держава для реалізації програм і заходів, що передбачаються законодавством України на бюджетний рік.

Головною метою перебудови обліку і контролю у бюджетних установах є необхідність зростання якості та достовірності облікової інформації у питаннях видаткової частини бюджету, прозорості державних фінансових ресурсів, а також повного висвітлення даних щодо видатків установи у звітності і забезпечення умов для проведення їх аналізу.

Порядок обліку видатків в бюджетній установі має бути врегульовано і чітко зазначено у бухгалтерських нормативних документах. Одним з таких опорних елементів організації обліку видатків є облікова політика установи.

Складання даного документа регулює начальник відділу бухгалтерії.

Проаналізувавши наказ про облікову політику Сумської ОДА, виявлено, що ділянка обліку видатків установи розкрита поверхово. Тому, пропонуємо доповнити облікову політику такою позицією як облік видатків і витрат.

На рисунку 3.1 представлено основні елементи облікового процесу видатків установи, що повинні бути відображені в обліковій політиці.

Рисунок 3.1 – Основні елементи облікового процесу видатків і витрат установи, що повинні бути відображені в обліковій політиці

Також в обліковій політиці доцільно зазначити інформацію, що стосується обліку результатів діяльності, потрібно зауважити яким чином визначаються підсумки господарської діяльності установи, тобто виконання кошторису: в кінці кожного року проводиться зіставлення розміру доходів, які отримала установа і суми видатків, що було здійснено протягом звітного періоду.

Таким чином, облікова політика в установі визначає, що:

– покриття видатків здійснюється за рахунок коштів загального та спеціального фондів;

– методики обліку видатків загального та спеціального фондів мають бути відокремлені одна від одної;

– визначення результату діяльності установи розраховується шляхом співставлення доходів і видатків звітного періоду.

На сучасній стадії інтеграції України до світового економічного простору більше уваги приділяється проблемі уніфікації бухгалтерського обліку і звітності, та рівню відповідності міжнародним стандартам.

Через наявність різноманітних організаційних структур бухгалтерського обслуговування, процедур документообороту, використання розбіжного програмного забезпечення, а в деяких випадках його повна відсутність, з'явилася нагальна потреба покращити організацію обліку у державних установах.

Основні недоліки, які були виявлені в системі обліку видатків наступні:

– використання двох методів обліку видатків – касового методу та методу нарахувань, кожен з яких має певні особливості у процесі виконання кошторисів доходів і видатків;

– застосування різних планів рахунків для обліку в бюджетній установі, як наслідок, існування різних методик відображення в обліку операцій з використання державних цільових фондів;

– бюджетна звітність щодо реалізації державних бюджетів консолідується по вертикалі Державного казначейства, і окремо за головними розпорядниками бюджетних коштів, що спричиняє дублювання інформації, та наявність неоднакових показників у звітних даних, і призводить до виникнення додаткових витрат);

– реалізація кошторису видатків відбувається шляхом отримання грошових коштів, замість того, щоб одразу покривати зобов’язання. Тому ведеться формальний облік зобов’язань в установі, що не відповідає реальній ситуації їх розрахунків;

– невідповідність деяких затверджених Держказначейством нормативно-правових документів, що регулюють бухгалтерський облік видатків, згідно вимог міжнародних стандартів;

– відсутність єдиної системи автоматизації обліку у державних установах та організаціях, що призводить неможливості створення масиву правдивої облікової інформації щодо управління бюджетними ресурсами.

Важливим фактом на шляху реформування обліку в державних установах був переклад, публікація та розповсюдження міжнародних стандартів обліку для бюджетних установ, які мають рекомендаційний характер.

Варто зазначити, що основним принципом за міжнародними стандартами є метод нарахування, який, в свою чергу, сприяє правдивому відображенню у звітності інформації про діяльність установи, а також достовірних результатів виконання бюджету.

У національному бюджетному законодавстві розрізняють два основні об’єкти: установа, яка отримує бюджетні кошти, та бюджет, що впливає на методи, що застосовуються для обліку доходів і видатків.

Основні рекомендації міжнародних стандартів та перспективу їх застосування у національній обліковій практиці проаналізуємо за фінансовими звітами, які подають бюджетні установи.

Схематично відобразимо склад фінансової звітності бюджетних установ за міжнародними стандартами та за національним законодавством на рисунку 3.2.

Як бачимо з рис. 3.2, фінансова звітність установ в Україні досить відрізняється від звітів за міжнародними стандартами. Однак, помітні відмінності простежуються у сутності показників фінансової звітності.

Рисунок 3.2 – Склад фінансової звітності за міжнародними стандартами та за національним законодавством

За міжнародними стандартами у звіті про фінансовий стан подається інформація про активи і зобов’язання, відповідно до класифікації за часом перебування – поточні і непоточні.

Порівнюючи положення зазначених стандартів з національним досвідом ведення обліку, можна зазначити, що у балансі не всі активи та зобов’язання розподілені на поточні і довгострокові.

До звітності щодо виконання бюджету в Україні вищевказаний поділ за періодом часу активів і зобов’язань не застосовується зовсім. Крім того стаття «забезпечення» в обліку та звітності також відсутня.

З метою узгодження побудови балансу бюджетної установи відповідно до міжнародних рекомендацій, вважаємо за необхідне, в активі балансу виокремити розділи оборотні і необоротні активи, в пасиві балансу мають поділятися розділи на поточні і довгострокові зобов’язання.