Методика составления технического задания

Для выполнения поставленных задач были изучены основы разработок конфигураций как "с нуля" на базе платформы 1С: Предприятие 8, так и адаптации типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" для различных ситуаций.

Программа 1С: Предприятие и ее конфигурации требуют доработки для адаптации и внедрении на конкретном предприятии. Например, доработка 1С требуется при возникновении проблем с эксплуатацией продукта 1С.

1С конфигурация дорабатывается с целью максимального сокращения накладных расходов на ведение бухгалтерского или налогового учета копании.

Справочники и отчеты программы 1С, дорабатываются под особенности конкретного предприятия, что позволяет с наибольшей эффективностью вести учет и отражать информацию о состоянии хозяйственной деятельности фирмы.

Кроме того, доработка 1С позволяет оптимизировать необходимую учетную информацию и снизить вероятность возникновения ошибки при ведении учета в 1С.

Обычно доработка 1С включает:

Изменение или создание оригинальных форм, реквизитов, справочников;

Разработка специфических документов и журналов документов;

Создание отчетов и обработок, характерных для данного предприятия.

Выполнение адаптации и внедрения типовой конфигурации на конкретном предприятии возможно только после составления технического задания. Так как конкретное предприятие неизвестно, составим универсальное техническое задание.

Техническое задание является основой проекта. В техническом задании отражаются все детали дальнейшей реализации проекта. Техническое задание (ТЗ) составляется на основе требований к технической стороне реализуемого проекта со стороны руководства компании, начальников отделов, технологов производства, сотрудников бухгалтерии.

Техническое задание составляется после предпроектного обследования, в нем отражаются все требования к разработке и эксплуатации создаваемого программно-аппаратного комплекса. В техническом задании очень важно проработать все документы, журналы документов и отчеты которые будут изменены или добавлены в создаваемый программно-аппаратный комплекс. Также включена как текстовая информация объясняющая поставленные задачи и способы их решения, так и графическое изображение документов, журналов, отчетов.

Формы документов, которые будут изменяться или вновь создаваться, а так же содержание всех полей документа, должно быть графически зафиксировано и согласовано с руководством предприятия, и/или непосредственными пользователями данных документов. Функции всех полей документов должны быть подробно и ясно описаны, должен быть согласован алгоритм заполнения табличной части документа. Печатные формы должны быть согласованы со всеми пользователями данных документов. Журналы документов так же являются частью технического задания. Перед началом работы по внедрению проекта состав и формы журналов должны быть определены.

Отчеты являются наиболее важной частью технического задания, так как именно ради получения информации, которая будет представлена в данных отчетах, обычно и начинается процесс автоматизации. Поэтому проработка форм и содержания отчетов является очень ответственным этапом в составлении технического задания на автоматизацию предприятия. Все формы отчетов должны быть разработаны при тесном взаимодействии всех заинтересованных пользователей информации. Перед началом работы с проектом очень важно разработать и утвердить формы отчетов, так как в дальнейшем если возникнет необходимость добавления или изменения отчетов, возможно возникновение ситуации, когда для построения отчетов будет недостаточно первичной информации, т.е. в программно-аппаратный комплекс не будут заложены документы, данные которых могут послужить базой для составления каких либо новых отчетов. Поэтому основная масса вопросов по составу и формам будущих отчетов должны быть решены на этапе составления технического задания.

После ознакомления с требованиями предприятия к будущему проекту и утверждением состава и форм всех документов, журналов документов и отчетов, нужно проработать внутреннюю структуру программного комплекса, например должна быть разработана структура регистров накопления информации, бухгалтерская аналитика, виды и структура внутренних справочников.

Немаловажным этапом составления технического задания, является определение и решение проблем технической базы, определяются требования к компьютерам и компьютерным сетям для обеспечения успешной реализации проекта, а так же дальнейшей работы всего программно-аппаратного комплекса. На этапе составления технического задания, должны быть поставлены и решены не только технические вопросы, но и вопросы организационного характера, определены ответственные лица на предприятии, определены возможные изменения в составе сотрудников предприятия, например, изменении состава внутреннего отдела автоматизации, бухгалтерии, изменении должностных инструкций.

Результатом работы по составлению технического задания является подробный официальный документ, подписанный руководством с обоих сторон, в котором отражены все аспекты предстоящей работы. После составления технического задания становится возможна оценка времени и стоимости реализации проекта.

При составлении технических заданий следует придерживаться ГОСТ 34.602-89, который обуславливает следующие обязательные разделы Технического задания:

общие сведения о проектируемой системе;

назначение и цели создания (развития) системы;

характеристика объектов автоматизации;

требования к системе;

состав и содержание работ по созданию системы;

порядок контроля и приемки системы;

требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;

требования к документированию;

источники разработки.

6. Разработка конфигурации для предприятия ООО "На все руки мастер"

Рассмотрим этапы разработки типовой конфигурации на базе 1С: Предприятие 8 на примере автоматизации управления предприятием ООО "На все руки мастер".

Фирма ООО "На все руки мастер" оказывает услуги по ремонту различной бытовой техники. Этапы разработки - это работа с отдельными объектами системы, которые отвечают за выполнение той или иной задачи автоматизации управления предприятием:

Создание справочников: Клиенты, Сотрудники, Номенклатура, Склады, Варианты номенклатуры, Дополнительные свойства номенклатуры, Субконто, Виды графиков работ (Приложение 2).

Объект конфигурации Справочник является прикладным и предназначен для работы со списками данных. Используется для того, чтобы на его основе платформа создала в базе данных информационную структуру, в которой хранятся, например, список сотрудников, перечень товаров, список клиентов или поставщиков.

Справочник состоит из элементов. Характерной особенностью справочника является то, что пользователь в процессе работы может самостоятельно добавлять новые элементы в справочник: например, добавить новых сотрудников, создать новый товар или внести нового клиента.

Создание документов: Приходная накладная, Оказание услуги, Начисления сотрудникам (Приложение 3).

Объект конфигурации Документ является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в жизни организации вообще. На его основе платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой хранятся, например, такие документы, как приходные накладные, или приказы о приеме на работу, или платежные поручения, или счета и т.д.

Характерной особенностью этого объекта конфигурации является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры - новые документы.

Создание регистров накопления: Остатки материалов, Приходная накладная, Оказание услуги, оборотный р. н. Продажи (Рис.6).

Рис. 6. Регистры накопления разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер"

Объект конфигурации Регистр накопления является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных. На основе этого объекта платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, "поставляемы" различными объектами базы данных. Эти данные будут храниться в регистре в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе структуру.

Отличительной особенностью регистра накопления является то, что он не предназначен для интерактивного редактирования пользователем. Разработчик может при необходимости предоставить пользователю возможность редактировать данный объект. Но предназначение регистра накопления заключается в том, чтобы его модификация производилась на основе алгоритмов работы других объектов базы данных (не обязательно документов), а не в результате непосредственных действий пользователя.

Создание отчетов: Материалы, Реестр документов Оказание услуги, Рейтинг услуг, Выручка мастеров, Перечень услуг, Рейтинг клиентов, Универсальный отчет, Универсальный отчет 2, Остатки материалов по свойствам, Начисления сотрудникам, Поиск данных, Оборотно-сальдовая ведомость, Перерасчет, Диаграмма начислений (Приложение 4).

Объект конфигурации Отчет является прикладным и предназначен для описания алгоритмов, при помощи которых пользователь сможет получать необходимые ему выходные данные. Алгоритм формирования выходных данных описывается при помощи визуальных средств или с использованием встроенного языка. В реальной жизни этому объекту соответствуют всевозможные таблицы выходных данных, сводных данных, диаграммы и т.п.

Создание макета документа: Оказание услуги (Рис.7).

Рис. 7. Макет документа Оказание услуги №1 разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер"

Объект конфигурации Макет предназначен для хранения различных форм представления данных, которые могут потребоваться каким-либо объектам конфигурации или всему прикладному решению в целом. Макет может содержать табличный или текстовый документ, двоичные данные, HTML-документ или Active Document, графическую или географическую схему, схему компоновки данных или макет оформления схемы компоновки данных. Макеты могут существовать как сами по себе (общие макеты), так и быть подчинены какому-либо объекту конфигурации. Одно из предназначений макета, подчиненного объекту конфигурации - создание печатной формы этого объекта.

Создание регистров сведений: Цены, Графики работы, Значения свойств номенклатуры (Рис.8).

Рис.8. Регистры сведений разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер"

Объект конфигурации Регистр сведений является прикладным и предназначен для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких измерений. На основе этого объекта платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой хранится произвольная информация, "привязанная" к набору измерений.

Принципиальное отличие регистра сведений от регистра накопления заключается в том, что каждое движение регистра сведений устанавливает новое значение ресурса, в то время как движение регистра накопления изменяет существующее значение ресурса. По этой причине регистр сведений может хранить любые данные (а не только числовые, как регистр накопления).

Создание объекта Перечисление: Виды номенклатуры.

Объект конфигурации Перечисление является прикладным и предназначен для описания структуры хранения постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации. На его основе платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой хранится набор некоторых постоянных значений.

Создание Плана видов характеристик: Виды субконто, Свойства номенклатуры (Рис.9).

Рис.9. Планы видов характеристик разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер".

Объект конфигурации План видов характеристик является прикладным и предназначен для описания структуры хранения информации о характеристиках, создаваемых пользователем. На основе этого объекта платформа создает в базе данных информационную структуру. В ней может храниться информация о существующих видах характеристик и типе значения характеристики каждого вида.

В сущности, план видов характеристик очень напоминает справочник, однако имеет более узкую "специализацию": хранит информацию только о том, какими видами характеристик может описываться какой-либо объект базы данных. Эта информация состоит из названия вида характеристик и ее типа.

Создание плана счетов: Основной (Рис.10).

Рис.10. План счетов разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер".

Объект конфигурации План счетов является прикладным.

Он предназначен для описания структуры хранения информации о совокупности синтетических счетов предприятия, которые созданы для группировки данных о его хозяйственной деятельности.

На основе этого объекта платформа создает в базе данных структуры, в которых хранится информация о том, какие счета и каким образом их будет использовать предприятие.

Это может быть система бухгалтерских счетов, установленная государством, план управленческих счетов или произвольный набор счетов, используемых для анализа тех или иных видов деятельности предприятия.

Создание регистра бухгалтерии: Управленческий (Рис.11).

Рис.11. Регистр бухгалтерии разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер".

Объект конфигурации Регистр бухгалтерии является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных, учет которых ведется исходя из некоторого плана счетов. На основе этого объекта платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные о хозяйственных операциях, отображаемых в бухгалтерском учете.

По своему виду регистр бухгалтерии напоминает регистр накопления - он также имеет ресурсы, может иметь измерения и реквизиты. Измерения позволяют разделить ведение учета (например, измерение Организация, можно вести учет в разрезе нескольких юридических лиц). Реквизиты служат признаком, по которому одни записи регистра можно отделить от других (например, в качестве реквизита может использоваться номер журнала, что позволит отбирать проводки, имеющие одинаковый смысл).

Значительное отличие от регистра накопления заключается в том, что регистр бухгалтерии имеет жесткую связь с используемым планом счетов.

Создание плана видов расчета: Основные начисления (Рис.12).

Рис.12. План видов расчета разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер".

Объект конфигурации План видов расчета является прикладным и предназначен для описания структуры хранения информации о возможных видах расчетов. На основе это объекта платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой хранится информация о том, какие существуют виды расчета и каковы взаимосвязи между ними. Отличительной особенностью плана видов расчета является то, что пользователь в процессе работы может добавлять новые виды расчета. Создание регистра расчета: Начисления (Рис.13).

Рис.13. Регистр расчета разработанной конфигурации для ООО "На все руки мастер".

Объект конфигурации Регистр расчета является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных, являющихся результатами расчетов. На основе этого объекта платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, формируемые различными объектами базы данных.

Отличительной особенностью регистра расчета является то, что он не предназначен для интерактивного редактирования пользователем.

Создание регламентных заданий: Обновление индекса, Слияние индекса.

Каждое регламентное задание содержит два основных свойства: Имя метода и Расписание.

Свойство Имя метола связывает регламентное задание с некоторой процедурой или функцией общего модуля, которая, собственно, и будет исполняться. Эта процедура должна содержать алгоритм на встроенном языке, описывающий все те операции, которые должны быть выполнены.

Свойство расписание позволяет задать периодичность выполнения этой процедуры.

Кроме перечисленных свойств регламентное задание содержит и другие свойства, например, Интервал повтора при аварийном завершении и Количество повторов при аварийном завершении. Таким образом, если по какой-либо причине выполнение регламентного задания закончится неудачно, система 1С: Предприятие может автоматически запустить это задание указанное количество раз по прошествии указанного периода времени.

Создание подсистем: Бухгалтерия, Расчет зарплаты, Учет материалов и услуг.

В конфигураторе 1С: Предприятия существует возможность определить логическую структуру создаваемого прикладного решения, описав ее в виде различных по своей функциональности частей, которые в совокупности составляют данное прикладное решение.

Для описания такой структуры существуют объекты конфигурации Подсистема.

Большинство объектов конфигурации имеют соответствующее свойство Подсистемы, с помощью которого объект конфигурации можно отнести к тем или иным подсистемам.

Создание ролей: Администратор, Мастер, Расчетчик, Бухгалтер, Только просмотр.

С помощью объекта конфигурации Роль разработчик получает возможность описать набор прав на выполнение тех или иных действий над каждым объектом базы данных и над всей конфигурацией в целом.

Создание интерфейсов: Руководитель, Мастер, Бухгалтер

Нужно предоставить пользователю, исходя из разрешенных действий, удобный и функциональный интерфейс, не содержащий лишних элементов.

Администрирование работы пользователей

Администрирование работы пользователей производится с помощью режима ведения списка пользователей.

Администратор базы имеет возможность создавать и удалять пользователей системы, назначать им интерфейсы и роли и т.д.

Реализация механизма распределенных информационных баз (Подразделения, Филиал).

С помощью выполнения всех этапов разработки получим готовую конфигурацию разработанную "с нуля", на базе 1С: Предприятие 8.