Как не утонуть в бумагах

Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с, ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.

Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.) Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же выбрасывать, какие – направлять другим людям, а какие – складывать в архив.

Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три папки: «Принять меры», «Информация» и «Отложено». Папку «Принять меры» он прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг. Папку «Информация» он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде. Он укладывал папку «Отложено», в которой находились периодические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными делами.

Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги.

Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в литературную форму.

Date: 2015-04-23; view: 1821; Нарушение авторских прав