Использования архивных документов

Понятие об атрибуции. Реквизиты документа и их определение. После знакомства с научно-справочным аппаратом архива исследователь приступает к непосредственному изучению архивных документов. В ходе полистного просмотра единицы хранения исследователь знакомится с составом и содержанием ее документов и намечает те или иные документы, которые он предполагает изучить и использовать. Нужные документы отмечаются закладками.

Изучение архивного документа, уяснение его значения, правильное использование документа предполагают, прежде всего, проведение атрибуции, то есть определение реквизитов документа. В состав реквизитов документа входят: разновидность документа, автор, адресат, дата создания, место создания.

Большинство документов в архивах - продукт делопроизводства различных учреждений. Делопроизводство - это процесс создания документов, их перемещения в исторических целях и в связи с их рассмотрением, утверждением и исполнением, а также организация их хранения. Организация делопроизводства связана с деятельностью фондообразователя. Уже с XVIII века основные нормы делопроизводства важнейших учреждений, организаций и предприятий регламентировались законом и были достаточно стабильны. Современное оформление документов определяется единой государственной системой делопроизводства, большую роль этом играет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Основная часть делопроизводственных документов - переписка, которую условно можно разделить на три большие группы: документы, адресованные нижестоящим инстанциям от вышестоящих; документы, адресованные вышестоящим инстанциям от нижестоящих; документы, посылаемые друг другу равными независимыми друг от друга инстанциями.

Для российского делопроизводства рубежа XIX-XX веков, например, к документам первой группы будут отнесены документы, исходившие от монарха: подписанные им (манифесты - форма обращения царя к народу; именные указы, адресованные учреждениям; рескрипты, адресованные сановникам), утвержденные, удостоверенные монархом (мнения, положения, правила, уставы, возникшие как документы, предназначенные для подачи монарху и утверждения им), удостоверенные от имени монарха (объявленные указы - оформленное уполномоченным на то лицом устное повеление монарха, объявленное Сенату; всеподданейшие доклады - поданные монарху доклады, на которых он оставлял свои пометы и резолюции). Весьма распространенными документами, адресованными нижестоящим организациям от вышестоящих являются указы, циркуляры, приказы.

Среди документов, адресованных вышестоящим организациям от нижестоящих, были весьма распространены отчеты, рапорты, донесения. с 1802 года (довольно регулярно до 1860-1880-х годов) отчеты ежегодно составляли министерства и департаменты. Губернаторы с 1804 года (регулярно - до 1837 года) писали всеподданейшие отчеты. Ведомства посылали в вышестоящие учреждения представления.

Равные и независимые друг от друга учреждения общались друг с другом посредством документов, называвшихся отношением, или официальным письмом.

Однако весьма значительной была и группа документов внутреннего делопроизводства, так как в этот период многие учреждения носили коллегиальный характер. К документам внутреннего делопроизводства относятся журналы, отражавшие рассмотрение вопросов и принятые решения. В отличие от протоколов, прения по рассматриваемым вопросам в них не фиксировались. Большое распространение во внутреннем делопроизводстве получили документы о службе отдельных лиц - послужные или формулярные списки, заводившиеся на чиновников и служащих всех классов и содержавшие богатейшие сведения о жизни, состоянии, семейном положении, образовании, службе, взысканиях и наградах и так далее. Большая группа документов этого периода - документы акционерных кампаний: уставы, списки акционеров, протоколы собраний, доклады правления, циркуляры филиалам и другие.

Значимую часть архивных материалов составляют документы личного происхождения: письма, воспоминания, дневники, записные книжки и другие.

Определяя разновидность документа, необходимо обращать внимание на его заголовок. Однако часто заголовок в документе отсутствует, в этом случае для выяснения разновидности документа можно использовать начальные фразы документа (“честь имею донести...”, “...покорнейше прошу”). Окончательно разновидность документа определяется после изучения его содержания и выяснения служебных отношений автора и адресата.

Документ может быть подлинником или копией. Подлинник - текст документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, создавшей документ. Подлинником еще называют подписанный и удостоверенный по всем правилам беловик документа. Черновик документа - это либо его проект, либо вариант. Черновик документа называется еще “отпуск”, если он остается для архива учреждения, создавшего документ. Копия - точное воспроизведение подлинника, заверенное уполномоченным на то лицом.

На документе могут находиться пометы и резолюции. Резолюции обычно касаются всего содержания документа и сути вопроса, определяют ход, следование, судьбу документа и решение вопроса. Пометы же относятся к отдельным частям, местам, разделам документа, выражают отношение к ним, судьбу документа и вопроса не определяют.

Кроме помет и резолюций на документах также могут быть делопроизводственные индексы и пометы, фиксирующие прохождение документа в системе делопроизводства: на исходящем документе (и его отпуске) ставится дата подписания документа, дата его отправки и номер по журналу исходящей документации, год и номер дела в архиве учреждения, куда подшит отпуск. По прибытии документа в другое учреждение на него ставится штамп, дата поступления документа, номер входящий, резолюция главы учреждения о его дальнейшей судьбе, потом - год и номер дела, куда документ следует подшить. Но часто документ переходит из учреждения в учреждение, и число делопроизводственных индексов и помет на нем увеличивается.

Автор документа - тот, кто его составил или подписал. Часто это руководитель учреждения или организации. Адресат - тот, кому предназначен, послан документ. Определить автора и адресата значит определить, прежде всего, должность и фамилию того, кто составил и подписал документ. Однако часто подпись в документе нечитаемая или отсутствует фамилия либо указание должности. Определяя автора или адресата, в первую очередь надо внимательно прочесть документ, возможно, в тексте упоминается автор или адресат, их должности и фамилии. Бывает полезен также просмотр других документов единицы хранения: в ней могут встретиться документы, подписанные тем же лицом, с более разборчивой подписью и указанием должности. Если в документе указана только должность, но не указана фамилия, и наоборот, то можно попытаться найти недостающие сведения в справочниках, словарях, энциклопедиях, в исторической литературе. С 1845 года в губерниях России издавались “Памятные книжки” с росписью лиц, занимавших должности в местных учреждениях, владельцев предприятий, врачей, адвокатов и других. В начале XX века выходили многочисленные справочники по России, столицам, другим городам - “Весь Петербург”, “Вся Москва”, “Вся Россия” и другие. Множество справочников по различным губерниям России перечислены в библиографическом указателе “Справочники по истории дореволюционной России” (Москва, 1978). Намного скуднее эти сведения по советскому периоду отечественной истории. Но некоторые справочники все же выходили, например, в 1920 году в Казани вышел “Справочник по городу Казани и Казанской губернии на 1920 год. Сведения об учреждениях - центральных, губернских и уездных, а также об организациях - национальных, профессиональных, политических и других”.

Определяя дату и место создания документа, следует обратить внимание на то обстоятельство, что на документе проставлен ряд дат: дата подписания документа, даты исходящие и входящие, даты помет и резолюций. Дата создания документа - это дата его подписания. Однако если она не указана, ее можно определить примерно, используя косвенные данные: даты исходящие и входящие, даты помет и резолюций, даты почтовых штемпелей на конверте. Приблизительная датировка документа указывается в скобках. При отсутствии вышеуказанных дат в определении примерного времени создания документа может помочь изучение содержания документа: упоминания определенных известных событий, указания на праздники, числа и дни недели (здесь можно прибегнуть к услугам специальных изданий по русской хронологии, и просто к “вечному” календарю). Возможно использование данных других документов единицы хранения: они могут содержать указание на изучаемый документ, в этом случае его также можно приблизительно датировать. При менее точном определении времени создания документов можно воспользоваться данными палеографии: например, известно, что до 1840-х годов в российском делопроизводстве преобладала серая, желтая или в основном голубоватая шероховатая бумага, а после 1840-х годов - в основном гладкая с легким желтоватым оттенком, либо белая; век можно определить по особенностям почерка; очень информативны также филиграни (водяные знаки). Иногда в определении времени создания документа помогает и лингвистический анализ текста. Полезно также обращать внимание на способ воспроизведения документа. При изучении документов, созданных ранее 1918 года, следует учитывать разницу старого и нового стиля.

При определении места создания документа в отсутствии прямых указаний на него, также следует воспользоваться косвенными данными и результатами изучения содержания документа и других документов единицы хранения.

Использование архивных документов. Исследователь в архиве. Рабочие материалы. Формы использования архивных документов многочисленны и разнообразны. Архивы информируют о своих материалах, привлекают к ним внимание различных организаций и учреждений; отвечают на запросы организаций, учреждений, граждан, а также выполняют заказы на предоставление информации; наводят и выдают архивные справки, копии документов и выписок из документов; предоставляют документы во временное пользование учреждениям и организациям; занимаются публикацией архивных документов; организуют различные выставки документов, издают плакаты, альбомы, фотографии; готовят статьи для периодической печати, передачи на радио и телевидении; проводят экскурсии, вечера, организуют доклады, лекции и чтения; готовят наглядные пособия для учебных заведений; наконец, организуют использование документов в читальных залах. Последняя форма использования документов архивов - одна из самых распространенных.

Разрешение на допуск к работе с архивными документами в читальном зале исследователю дает начальник (директор) архива. При этом исследователь должен представить отношение (официальное письмо) направившей его организации или учреждения. В письме указывается тема исследования, цель предстоящей работы. При оформлении для работы в читальном зале архива исследователь заполняет анкету и знакомится с правилами работы в читальных залах архивов. Организацию работы исследователя в читальном зале архива обеспечивает заведующий читальным залом. Он оформляет документы исследователей при допуске к работе в зале, ведет личные дела исследователей, учитывает посещения зала, консультирует исследователей по вопросам пользования научно-справочным аппаратом архива, подбора документов, выдает дела, наблюдает за их возвращением, обеспечивает хранение дел, выданных исследователю, просматривает их после возвращения исследователем (исследователи несут ответственность по закону за сохранность выдаваемых им документов), при необходимости может организовать снятие копий с документов.

В целях организации учета и анализа тематики исследований, в госархивах при читальных залах иногда создают специальные картотеки на исследователей: тематическую (по тематике проводимых исследований) и алфавитную (по фамилиям исследователей). На обороте этих карточек указывают перечень основных опубликованных данным исследователем работ с указанием использованных фондов архива.

Работая с архивными документами, исследователь готовит на их основании рабочие материалы, которые будет использовать в дальнейшем при создании своих работ. От полноты, точности, правильности информации, занесенной в рабочие материалы, зависит результат и научная ценность научной публикации. Основные виды рабочих материалов, создаваемых исследователем в процессе работы в архивах, - выписки, копии, таблицы, хроники. Таблицы и хроники представляют собой рабочие материалы, сфера применения которых довольно узка: в эти рабочие материалы заносятся однородные группы данных (количественные характеристик и даты) и архивные шифры документов, из которых они почерпнуты. Архивные копии (в том числе и ксерокопии) предоставляют намного более сведений, однако их материал нуждается в обработке и вычленении нужного и ненужного для конкретного исследования. Наиболее распространенной формой рабочих материалов являются архивные выписки, при правильности составления которых исследователь и по прошествии длительного времени сможет воспроизвести основное содержание документа, важные факты, указать точное местонахождение документа.

В архивной выписке (выписки ведутся на лицевых листах тетради либо на отдельных листах или карточках) указывается местонахождение документа - название архива, номер и название фонда, номер и название описи, номер и полный заголовок единицы хранения с его крайними датами и количеством листов. Далее указывается номер листа, на котором находится документ. Эти сведения необходимы не только для поиска документа, но и для оформления ссылок на документ в научной работе. Ссылаясь на документ, исследователь указывает его архивный шифр, состоящий из аббревиатуры названия архива, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения, номера листа, на котором находится цитируемая часть документа, например: НАРТ. Ф. Р-5795. Оп. 1. Ед. хр. 3. Л. 5. Далее в выписке указываются реквизиты документа, сведения о его подлинности или копийности, способе воспроизведения, пометах, резолюциях. После этого раскрывается содержание документа: здесь могут присутствовать цитаты, а также пересказ документа или его частей.

Если в цитате исследователь делает пропуск, то пропущенные места обозначаются многоточием в круглых скобках. Рекомендуется кратко пояснить в выписке, о чем шла речь в пропущенном месте. Непонятные, неразборчивые места документа приводятся в квадратных скобках, в квадратных же скобках раскрывают допущенные в тексте документа сокращения. В выписке архаичные окончания слов могут быть заменены современными. Исследователь может применить современное написание прописных и строчных букв, современные правила расстановки знаков препинания. Буквы пишутся по современной орфографии.

Date: 2015-06-06; view: 1546; Нарушение авторских прав