Основні етапи проектування організаційної структури туристичного підприємства

Проектування організаційних структур управління туристичним підприємством ґрунтується на тому, що ця структура в сучасних умовах повинна забезпечувати:

— надійну, достовірну інформацію про стан ринку, структуру і динаміку туристичного попиту, смаки і побажання клієнтів;

— вибір і виробництво такого турпродукту, який відповідає вимогам ринку;

— раціональний підбір і розподіл кадрів;

— збут продукції і фінансовий добробут.

Проектування організаційної структури управління має забезпечити дотримання вимог:

— оптимальності — структура управління визнається оптимальною, якщо між ланками і щаблями управління на всіх рівнях встановлюються раціональні зв'язки за найменшої кількості щаблів;

— оперативності — сутність цієї вимоги полягає в тому, щоб за період від прийняття рішення до його виконання в системі не встигли відбутися незворотні негативні зміни, за яких реалізація прийнятого рішення стає непотрібною;

— надійності — структура апарату управління повинна гарантувати достовірність передачі інформації, не допускати викривлення керівних команд та інших даних, забезпечувати безперебійність зв'язку в системі управління;

— економічності — завдання полягає в тому, щоб необхідний ефект управління досягався за мінімальних витрат на управлінський апарат. Критерієм у такому випадку може бути співвідношення між затратами ресурсів і корисним результатом;

— гнучкості — здатності змінюватися відповідно до змін у зовнішньому середовищі;

— стійкості структури управління — незмінності її основних властивостей за різних зовнішніх впливів і цілісності функціонування системи управління та її елементів.

У процесі проектування структури управління підприємством вирішуються такі завдання: визначення типу структури; уточнення складу і кількості підрозділів за рівнями управління; встановлення кількості адміністративно-управлінського персоналу; визначення характеру взаємного підпорядкування ланок підприємства; проведення розрахунків щодо витрат на утримання апарату управління. В результаті для кожного структурного підрозділу встановлюються управлінські функції, рух інформації і документів, взаємозв'язки, повноваження і відповідальність керівників, права та обов'язки працівників.

При виборі структури управління туризмом враховуються фактори, які впливають на підходи до її проектування або перебудови. Найважливішим з них є зовнішнє навколишнє середовище організації, яке визначається характеристиками:

— ринок збуту, аналіз якого включає середні показники зростання туристичної галузі; короткострокові зміни пріоритетів і різноманітність структури попиту, інтенсивність конкуренції на туристичних ринках. Посилення конкуренції на ринку туристичних послуг може викликати перетворення ринку продавців на ринок покупців. Це пов'язало з тим, що у разі появи на ринку великої кількості організацій, які пропонують однакові умови для реалізації туризму, покупці стають активними учасниками конкурентної боротьби і можуть диктувати свої умови туристичним організаціям, примушуючи їх знижувати ціни, надавати додаткові пільги тощо;

— ринок зайнятості, вивчення якого враховує рівень безробіття спеціалістів у сфері туризму і готельного бізнесу;

— потреба у спеціалістах особливої кваліфікації: маркетологах туризму, агентах туроператорської мережі тощо.

Проектування організаційної структури управління туристичних організацій здійснюється не тільки на етапі створення підприємства, але й тоді, коли діюча структура вже неефективна. Проектування організаційної структури реалізується в кілька етапів.

Початковий етап — постановка завдання створення такої структури управління, яка буде найбільш повно відображати цілі і завдання організації та дасть їй змогу якнайкраще взаємодіяти із зовнішнім середовищем, раціонально розподіляти ресурси і спрямовувати зусилля персоналу в потрібному напрямі.

Аналіз організаційних структур спрямований на встановлення відповідності наявної структури сучасним вимогам, які висуваються до організації. Завдання цього етапу полягає у визначенні раціональності структури з позицій встановлених оцінних критеріїв, які характеризують її якість. До оцінних критеріїв належать:

— принципи управління — співвідношення між централізацією і децентралізацією (Які рішення приймаються на нижньому рівні? Які їх наслідки? Який обсяг контрольних функцій передбачено для кожного рівня управління?);

— апарат управління — перегрупування підрозділів, зміни у взаємозв'язках між ними, розподіл повноважень і відповідальності, виокремлення у самостійні структури певних лапок, зміна характеру міжфірмових зв'язків, створення необхідних проміжних ланок тощо;

— функції управління — посилення стратегічного планування (корегування бізнес-плану), посилення контролю за якістю продукції, залучення працівників до управління шляхом реалізації різноманітних акцій, зміна підходів до мотивації праці тощо;

— господарська діяльність — зміни технологічного процесу, поглиблення міжфірмової співпраці, технічне переоснащення організації та ін.

У результаті аналізу раціональності та ефективності наявної структури виявляють слабкі місця у діяльності організації. Це може бути паралелізм у роботі, занадто велика кількість ланок, невідповідність змін в організаційній структурі змінам зовнішнього середовища.

Проектування організаційних структур керується принципами, серед яких провідне місце займають адекватність дій поставленій меті; доцільна кількість ланок управління і максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівництва до безпосереднього виконавця; чітке відокремлення складників організаційної структури (склад підрозділів, потоки інформації тощо); забезпечення здатності до швидкої реакції на зміни в управлінській системі; падання повноважень на вирішення питань тому підрозділу, який найбільше поінформований щодо цього завдання; пристосування окремих підрозділів апарату управління до системи управління організацією в цілому і до зовнішнього середовища.

Їх реалізація забезпечується такими методами:

— метод аналогій (використання досвіду проектованих структур управління в аналогічних організаціях);

— експертний метод (вивчення пропозицій експертів-спеціалістів);

— метод структурування цілей (розробка системи цілей і її суміщення зі структурою, яка розробляється);

— організаційне моделювання (розробка формалізованих математичних, графічних або комп'ютерних моделей розподілу повноважень і відповідальності в організації.

Оцінка ефективності організаційних структур за рівнем реалізації завдань, надійності й організованості системи управління, швидкості й оптимальності рішень, які приймаються за кінцевими результатами її функціонування.

Таким чином, у процесі проектування організаційних структур розрізняють три стадії: аналітичну (вивчення вимог до їх побудови); проектну (проектування (моделювання) таких структур); організаційну (організація впровадження вже спроектованих структур).

Основними інструментами проектування і формування структури організації є:

— аналіз і розподіл управлінських та інноваційних процесів на окремі складові функції, завдання (опис процесів усіма структурними підрозділами туристичної організації, функцій управління: планування, організація, координація, контроль, аналіз, мотивація);

— синтез і групування досить стійких протягом періоду діяльності організації завдань в однорідні групи;

— створення спеціалізованих підрозділів і служб шляхом закріплення за ними однорідних груп завдань, об'єктів, функцій управління, складу працівників і обладнання. Наприклад, погіршення роботи відділу продажу у "високий" сезон доцільно подолати, створивши додаткову структуру — координаційний центр, завданням якого буде допомога в обслуговуванні туристів, оформленні необхідної документації тощо;

— розробка посадових інструкцій і положень про відділи, служби, підрозділи для документального фіксування прийнятої організаційної структури управління.