Ланки та рівні організаційних структур

Заняття 2

Тема: Види організаційних структур туристичного підприємства: характеристика, переваги та недоліки

План

1. Поняття «організаційної структури».

2. Ланки та рівні організаційних структур.

3. Горизонтальні та вертикальні зв'язки на туристичних підприємствах.

4. Основні етапи проектування організаційної структури туристичного підприємства.

1. Поняття «організаційної структури».

З'ясування сутності управлінської категорії "організаційна структура управління" доцільно розпочати з таких більш простих понять, як "структура" та "організаційна структура". Структурність є неодмінною умовою існування будь-яких систем – біологічних, технічних, соціальних та інших. Співвідношення понять "система" та "структура" підпорядковується діалектиці взаємовідносин цілого і частини, тобто структура є складовою частиною системи.

У науковій літературі структура визначається як "будова та внутрішня форма організації системи, що виступає як єдність сталих взаємозв'язків між її елементами"*. В більш скороченому формулюванні структура – це сукупність взаємопов'язаних елементів.

'Див.: Философский словарь. – М., 1975. - С. 395.

Організаційна структура управління - це впорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, що знаходяться між собою у стійких взаємостосунках, які забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого.

Організаційна структура управління є однією з основних категорій теорії управління.

Необхідність уточнення поняття «організаційна структура управління» обумовлена тим, що в літературі описуються різноманітні організаційні структури, поява яких пов'язана з потребами вдосконалення менеджменту як області практичної діяльності.

При розгляді сутності організаційних структур управління, зазвичай, виходять з положення, відповідно до якого вона є внутрішньою структурою формальної організації. Організаційна структура визначає склад, підпорядкованість, взаємодію та розподіл функцій по підрозділах і органах управління. При цьому між органами управління встановлюються певні стосунки з приводу реалізації владних повноважень, потоків команд і інформації.

ншими словами, вона, в класичному розумінні, визначає наступні три характеристики організації:

•- сукупність всіх підрозділів, служб і окремих співробітників фірми;

•- вертикальні і горизонтальні зв'язки між ними;

•- рівні ієрархії, ща займаються ними (тобто підпорядкованість елементів організації).

Аналіз сутності організаційних структур управління, дозволяє уточнити поняття «організаційна структура управління суб'єкта підприємницької діяльності».

Метою організаційної структури управління є забезпечення стійкого розвитку соціально-економічної системи через формування, збереження і вдосконалення способів взаємозв'язку та взаємодії системи із зовнішнім середовищем і внутрішньої взаємодії елементів системи.

Структура туристичного підприємства:

— забезпечує координацію усіх функцій менеджменту;

— встановлює повноваження та відповідальність керівників усіх рівнів;

— багато в чому визначає стиль менеджменту, організаційну культуру й ефективність праці співробітників та підприємства в цілому.

Складниками організаційних структур є:

— елементи організаційних структур управління — служби або органи апарату управління, а також окремі працівники цих служб (органів);

— організаційні відносини — відношення (зв'язки) між підрозділами організації, рівнями її управління, персоналом, завдяки яким реалізуються функції управління;

— рівні управління — сукупність прав, обов'язків і відповідальності, характерна для посадових осіб, що займають певне місце в ієрархічній структурі організації.

Отже, елементами структури управління є окремі співробітники, служби, ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам, які поділяються на горизонтальні та вертикальні. Горизонтальні зв'язки мають однорівневий і узгоджувальний характер(зв'язки кооперації і координації рівноправних ланок управління). Вертикальні зв'язки — це зв'язки керівництва і підпорядкування, необхідність у яких виникає у випадку ієрархічності управління.

Зв'язки в структурі управління можуть бути також лінійними та функціональними. Лінійні зв'язки відображають взаємодію між лінійними керівниками — особами, які відповідають за діяльність організації або її підрозділів. Функціональні зв'язки виникають там, де відбувається взаємодія за певними функціями управління.

Залежно від домінуючих зв'язків формуються відповідні повноваження:

— повноваження лінійних керівників — право вирішувати всі питання розвитку довіреної їм організації або підрозділу, а також давати розпорядження, обов'язкові для виконання іншими членами організації (підрозділу) щодо реалізації усіх функцій. Це повноваження з планування, організації, мотивування, контролю діяльності персоналу;

— повноваження штабного персоналу — право планувати, рекомендувати, радити або допомагати, але не наказувати іншим членам організації викопувати розпорядження тощо;

— функціональні повноваження — право того чи іншого працівника управлінського апарату приймати рішення і реалізувати дії, які зазвичай виконують лінійні менеджери.

Структура управління має ієрархічну будову. По своєму положенню в структурі елементи поділяються на вищі, нижчі і рівноправні.

Перед кожним елементом структури ставляться певні завдання, за кожним закріплюються права, обов'язки і відповідальність. Функції елементів структури - це підсумок розподілу і закріплення функцій управління, а структура управління в цілому повинна охопити весь необхідний набір функцій управління. При цьому важливо не допускати не тільки дублювання, коли за одні й ті ж функції відповідають різні комірки, але і випадання будь-яких функцій з кола обов'язків всіх клітинок.

Важливою ознакою структури управління є число її ланок, яке повинне бути зведене до доцільного мінімуму. Многозвенность призводить до подовження зв'язків і збільшення потоків інформації, ускладнює ефективне використання методів управління.

Визначальними для організаційної структури є: цілі організації, функції та процедури їх виконання, інформаційні потоки і технічні засоби їх обробки, розподіл повноважень і обов'язків персоналу, зовнішнє середовище.

Таким чином, у самому загальному вигляді організаційну структуру соціальної системи можна визначити як сукупність посад, з'єднаних за допомогою організаційних зв'язків.

В межах структури управління проходить управлінський процес (рух інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені завдання і функції управління, і відповідно - права і відповідальність за їх виконання.

Зв'язок структури управління з такими ключовими поняттями менеджменту, як цілі, функції, процес, механізм функціонування є свідченням того, наскільки великим є вплив організаційної структури на всі сторони управління. Саме тому, менеджери всіх рівнів приділяють значну увагу принципам і методам формування структур, вибору типу або комбінації видів структур, вивченню тенденцій в їх побудові і оцінці відповідно до цілей і завдань, що вирішуються.

До сучасних організаційних структур управління висувають низку об'єктивних і універсальних вимог, зумовлених загальноекономічними і організаційними факторами та умовами, дотримання яких дає змогу організації ефективно функціонувати:

— відповідність цілям і завданням організації, відповідно, підпорядкування виробничо-обслуговуючій діяльності та її вимогам;

— оптимальний поділ праці між органами управління та окремими працівниками, що забезпечує спеціалізацію, творчий характер роботи і раціональне навантаження;

— взаємозв'язок кожного працівника, на якого покладено певні повноваження і відповідальність, й органу управління шляхом реалізації вертикальних і горизонтальних зв'язків між ними;

— відповідність між функціями й обов'язками, з одного боку, та повноваженнями і відповідальністю — з іншого (порушення цієї вимоги приводить до дисфункції системи управління в цілому);

— адекватність соціально-культурному середовищу організації;

— надійність, тобто структура апарату управління повинна гарантувати достовірність передачі інформації, не допускати викривлення управлінських команд, забезпечувати безперебійний зв'язок у системі управління;

— адаптивність і гнучкість відповідно до змінних умов зовнішнього середовища (розширення зони туристичного обслуговування, урахування зміни у смаках і потребах споживачів тощо);

— економічність, тобто досягнення запланованого ефекту від функціонування структури за мінімальних витрат на управлінський апарат.

Тому, організаційна структура повинна:

1) відображати цілі і завдання організації, підпорядковуватись виробництву і змінюватись разом з ним;

2) відображати функціональний розподіл праці і обсяг повноважень працівників управління, які визначаються політикою, процедурами, правилами, посадовими інструкціями;

3) відповідати соціально-культурному середовищу і умовам в яких вона буде функціонувати. Тому спроби сліпо копіювати структури управління, які мають успіх не призведуть до бажаного результату, якщо умови будуть різними;

4) встановлювати відповідність функцій і повноважень посадової особи з однієї сторони і рівня культури з іншої.

Управляти організаційною структурою - означає оптимально розподілити цілі і завдання між працівниками організації.

На вибір структури управління впливають:

- розмір організації, який визначає кількість ієрархічних рівнів і масштаб управління, а також задає її тип - функціональна, дивізіональна і т.п;

- технологічні фактори: в умовах загальної автоматизації, при якій не потрібне постійна присутність людини, структура управління буває простішою;

- економічні фактори, наприклад, згрупувавши подібні види діяльності в єдиний підрозділ, керований єдиним органом управління замість декількох колишніх, можна значно знизити відповідні витрати;

- людський фактор пов'язаний із соціальною структурою персоналу та стосунками між людьми, вимагає врахування впливу неформальної структури на формальні зв'язки в організації;

- природні фактори - географічні або природно-кліматичні, наприклад, територіальна розкиданість підрозділів, їхня відірваність від центрального апарату управління, екстремальний характер умов роботи та ін.

В практиці діяльності підприємств, в тому числі і сервісних, існує два типи структур управління - ієрархічна й адаптивна.

Точки зору на поняття "організаційна структура"

Пріоритет у дослідженні організаційних структур належить західним теоретикам.

Л. Файоль визначив організаційну структуру як соціальний організм: компоненти, що входять в цей організм, займають точно визначене місце, дотримуються своєї функціональної належності, що наділяє структуру такими властивостями, як універсальність і мобільність.

М. Вебер розробив іншу концепцію підходу до побудови організаційних структур, він запропонував ідеальну модель раціональної бюрократії. Головними поняттями структури управління він визначив: раціональність, відповідальність і ієрархічність. Вимоги, що пред'являються їм до структури, включають: 1) чіткий розподіл праці, використання на кожній посаді кваліфікованих фахівців; 2) ієрархічність управління, при якій нижчий рівень підкоряється і контролюється вищестоящим; 3) наявність формальних правил і норм, що забезпечують однорідність виконання менеджерами своїх завдань і обов'язків; 4) дух формальної знеособленості, характерної для виконання офіційними особами своїх обов'язків; 5) здійснення найму на роботу в відповідності з кваліфікаційними вимогами до даної посади, а не з суб'єктивними оцінками.

В. Ансофф виокремив два підходи до формування організаційних структур управління. Перший з них - структурний підхід, основну увагу приділяє внутрішньому будовою, розподілу функцій та раціоналізації управління. Другий, динамічний, зосереджується на аналізі зв'язків фірми з зовнішнім середовищем і з джерелами ресурсів.

М. Мескон, Альберт М. та Хедоурі Ф. визначають організаційну структуру як логічні співвідношення рівнів управління і функціональних областей, організованих таким чином, щоб забезпечити ефективне досягнення цілей.

Ланки та рівні організаційних структур.

Організаційна структура управління в туризмі, так само як і в будь-якій організації, складається з ланок (відділів), рівнів управління та горизонтальних і вертикальних зв'язків між ними. Ланки управління в туристичній організації виокремлюються залежно від її масштабів. У невеликих туристичних організаціях з невеликим штатом управлінські ланки можуть бути представлені навіть окремими спеціалістами. Великі туристичні організації поділяються на структурні підрозділи, орієнтовані на виконання відповідних функцій управління. Зв'язки між такими структурними підрозділами мають горизонтальний характер.

До ланок управління відносяться структурні підрозділи, а також окремі фахівці, що виконують відповідні функції управління, або їхня частина (наприклад, менеджери, що здійснюють регулювання і координацію діяльності декількох структурних підрозділів).В основі утворення ланки управління лежить виконання відділом визначеної функції управління. Зв'язки між відділами горизонтальні.

Рівні управління туризмом представлені сукупністю ланок управління і відображають ієрархічну побудову організації, відношення керівництва і підлеглості Ступені управління знаходяться у вертикальній залежності і підкоряються один одному: менеджери вищого ступеня управління приймають рішення, що конкретизуються і доводяться до нижчестоящих ланок.

Управлінські завдання менеджерів туризму, які працюють на різних рівнях управління, залежать від посади й спеціалізації. Наприклад, менеджер з роботи із закладами громадського харчування укладає договори з ресторанами, їдальнями, тавернами тощо у певному туристичному регіоні і контролює їх дотримання. У великих туристичних холдингах, які займаються туроператорською діяльністю, менеджер може вирішувати такі завдання в усіх туристичних регіонах, з якими працює організація.

В організаційній структурі турфірми особливе місце займає відділ роботи з клієнтами. Це центральна ланка турфірми, для забезпечення роботи якої працюють усі інші підрозділи. В організаційній структурі вона лінійно взаємопов'язана з усіма іншими відділами.

Вертикальна залежність і підпорядкування рівнів управління дають змогу розподілити відповідальність за прийняття і реалізацію управлінських рішень між працівниками організації. Практика свідчить, що на формування рівнів організаційної структури впливають такі фактори, як масштаб і вид організації, напрями її діяльності, кількість стратегічних бізнес-одиниць, стратегічні плани тощо.

На вищому рівні управління директор та його заступники (голова ради директорів (спостережна рада), президент, віце-президент правління) розробляють стратегічні рішення щодо політики організації з розвитку туристичної діяльності, розширення географії маршрутів тощо. Крім того, керівники такого рівня координують діяльність своїх заступників — керівників відділів та інших підлеглих.

Специфіка єдиноначальності або колегіального управління визначає два підрівні управління — повноважне і загальне керівництво.

Середній рівень управління забезпечує реалізацію політики функціонування організації, яку розроблено вищим рівнем, і делегує певні обсяги завдань підрозділам і відділам нижчого рівня. Спеціалісти середнього рівня зазвичай відповідають за підбір кадрів для виконання конкретних завдань і за забезпечення їх необхідними ресурсами, здійснюють контрольні функції (своєчасність виконання) і моніторинг результатів з мстою виявлення відхилень від запланованих показників. Наприклад, керівник відділу продажу планує діяльність менеджерів з продажу, встановлює їхні графіки роботи, показники продажу, оцінює результати попередньої роботи, здійснює поточний і кінцевий контроль, проводить навчання і забезпечує необхідну інформаційну підтримку.

Спеціалістам середнього рівня необхідно знати всю специфіку туристичної діяльності, бути хорошими організаторами, мати навички роботи з персоналом.

На нижчому рівні управління менеджери виконують не тільки управлінські, а й виконавчі функції. Вони займаються виконанням щотижневих і щоденних завдань, безпосередньо контактують з виконавчим персоналом організації і відповідають за інформування безпосередніх виконавців про конкретні завдання. Наприклад, менеджер з реклами займається пошуком підрядних організацій з виготовлення і розміщення реклами, ставить перед ними конкретні завдання, укладає договори, контролює їхню діяльність, відповідає за якість рекламного продукту, раціонально розподіляючи ці завдання між колом підпорядкованих йому спеціалістів.

У невеликих турфірмах нижчого рівня управління досить часто немає через малу чисельність персоналу, й управлінці відповідного рівня поєднують у своїй діяльності функції середнього і нижчого рівня.

Типова пірамідальна структура управління готелем представлена на рис. 10.1.

3. Горизонтальні та вертикальні зв'язки на туристичних підприємствах.

Ефективне функціонування підприємств готельно-ресторанно­го бізнесу неможливе, якщо структурні підрозділи дублюють функ­ції один одного. Тому на кожному підприємстві повинен існувати чіткий поділ праці між окремими працівниками та підрозділами. Поділ праці на підприємстві призводить до створення нових видів робіт. Він може здійснюватись за двома напрямами:

постадійний розподіл робіт (розпочинаючи з надходження ре­сурсів і закінчуючи наданням послуг) - такий розподіл робіт нази­вається горизонтальною.спеціалізацією;

розподіл робіт за рівнями ієрархії (в цілому по підприємству й в окремих його структурних підрозділах) - такий розподіл має на­зву вертикальної спеціалізації.

Такий елемент життєдіяльності, як спеціалізація, має ряд пере­ваг. Спеціалізація сприяє удосконаленню виробничого процесу, а кожний виконавець при цьому детально володіє сутністю справи. Спеціалізація сприяє виявленню найважливіших сфер діяльності підприємства, знижує потребу в комунікаціях і спрощує процес прийняття рішень.

Підприємства готельно-ресторанної галузі, як правило, склада­ються з багатьох ланок, між якими повинні відбуватись зв'язок та координація діяльності. Координація діяльності є основою структу­ри підприємства, але її ефективність визначається сукупністю зв'яз­ків, яких виділяється чотири типи: вертикальні й горизонтальні, лінійні й функціональні, формальні й неформальні, прямі й непрямі.

Вертикальні зв'язки сполучають ієрархічні рівні підприємст­ва та його складові. Вони є каналами передання розпорядчої та звітної інформації.

Горизонтальні зв'язки - це зв'язки між однаковими за своїм становищем в ієрархії складовими структури або між працівника­ми підприємства.

Лінійні зв'язки - це відносини, за допомогою яких керівник реалізує свої владні права та здійснює пряме керівництво підлегли­ми, тобто це зв'язки, які пронизують організаційну ієрархію зверху донизу й реалізуються у формі наказу, розпорядження тощо.

Функціональні зв'язки є дорадчими. Ці зв'язки мають спря­мованість знизу вверх у формі поради, рекомендації, пропозиції щодо прийняття альтернативного рішення тощо.

Формальні зв'язки - це зв'язки координації, які регулюють­ся цілями, політикою і процедурами підприємства.

Неформальні зв'язки виникають тоді, коли формальні зв'язки не досягають поставленої мети. В їхній основі лежать відносини не між певними посадовцями, а між конкретними індивідами.

Прямі зв'язки встановлюються між працівниками відповідно до посадових інструкцій і формально закріплюються на підприємстві.

Ефективність та узгодженість зв'язків у межах структури управління визначають масштаб керованості й контролю на під­приємстві. Для визначення оптимального масштабу керованості постійно проводиться його наукове дослідження.

Вузький масштаб керованості зумовлюється мінімальною кількістю підлеглих у одного керівника. В результаті, щоб сполучи­ти нижчі ланки управління з вищою, необхідно збільшити кількість ієрархічний рівнів.

Таке групування робіт і працівників має ряд переваг. При мен­шій кількості підлеглих керівникові легко контролювати їх роботу, а тому він робить це якісно. Проте така побудова зв'язків має й не­доліки. У керівника, що контролює невелику кількість працівників, може з'явитися прагнення до втручання в їх безпосередню роботу.

Широкий масштаб керованості має характеристики, проти­лежні вузькому: максимально можлива кількість підлеглих у одно­го керівника і мінімальна кількість рівнів ієрархії. Таке групування працівників і робіт має певні переваги. Маючи багато підлеглих, керівник змушений делегувати свої повноваження для їх заванта­ження роботою. Наділяючи своїх підлеглих роботою, керівник по­винен бути впевненим у їхньому фаховому рівні; саме тому в цьому разі підбирається сильна й кваліфікована команда. До недоліків широкого масштабу керованості можна віднести перевантаженість керівника вирішенням рутинних завдань. Розвиток ситуації в цьо­му напрямі може призвести до втрати контролю над підлеглими.

Зв'язки організаційної структури можна підрозділити на три основних види:

· організаційно-предметні, що виникають між працівниками з приводу використання ними різних засобів;

· організаційно-функціональні, тобто взаємозв'язки між працівниками за ступенем їх участі в спільній професійній праці;

· організаційно-адміністративні, що обумовлені субординацією працівників, тобто зв'язки керівництва та підлеглості.