Управление информационной системой с обратной связью

Понятие информационных систем с обратной связью является основной для создания базовой структуры, интегрирующей различные стороны процесса управления логистической системы.

Информационная система с обратной связью существует там, где окружающая среда способствует принятию решения, которое оказывает влияние на эту среду, а значит и на дальнейшие решения.

Приведем несколько примеров:

-термостат получает информацию о температуре и принимает решение о включении печи, температура повышается и печь выключается;

-принятие решений относительно числа обслуживаемых потребителей зависит от числа заказов и объема складских запасов;

- стремление конкурирующих фирм выпускать новые изделия увеличивает затраты на исследования и технические усовершенствования, что приводит к соответствующим изменениям в технологии производства.

Все эти примеры относятся к управлению информационными системами с обратной связью.

Информационные системы с обратной связью имеют три характеристики: структуру, запаздывания и усиления системы. Структура системы характеризует взаимосвязь отдельных частей. Запаздывания всегда существуют при получении информации, при принятии решений, основанных на этой информации и в процессе выполнения этих решений. Усиления обычно происходят во всей информационной системе, особенно при действующем порядке принятия решений в логистической системе. Они проявляются в тех случаях, когда действие оказывается более сильным, чем это можно предполагать, исходя из ввода информации, определяющей регулирующие решения. В информационной системе с обратной связью существует строго определенный базис, на котором основывается практика решений, принимаемых хозяйственными руководителями. Их решения не являются выражением полной «свободы воли», а строго обусловлены окружающими обстоятельствами. Однако можно установить правила, регулирующие эти решения, и определить влияние данных правил на производственное и экономическое поведение систем. Для этого используем простой пример организации логистической системы.

Чтобы начать изучение данного примера логистической системы, необходимо располагать следующей информацией: об организационной структуре системы, о запаздываниях решений и действий, о правилах, регулирующих закупки и товарные запасы.

Организационная структура системы. На рисунке изображена типовая организационная структура для функции производства и сбыта продукции. Прерывистые линии показывают восходящий поток заказов на товары, сплошные – отгрузку товаров. Следует отметить наличие запасов троякого уровня: на заводе, в оптовом и в розничных звеньях.

Запаздывания решений и действий. Чтобы иметь возможность определить динамические характеристики системы, необходимо также знать запаздывания в потоках заказов и товаров. Запаздывание указывается, как правило, в неделях и представляет собой обычную величину для предприятия, изготовляющего товары длительного пользования.

Практика показывает, что поставка товаров потребителю в среднем занимает неделю с момента получения заказа от клиента. Запаздывания бухгалтерских операций и закупок составляют в розничном звене в среднем три недели от момента продажи вплоть до ее отражения в заявках на пополнение запаса. Время на отправку заказа по почте составляет полнедели. Оптовику требуется неделя для оформления заказа, а отправка товаров розничному звену занимает еще одну неделю. Аналогичные запаздывания имеют место также между оптовым звеном и заводским складом. На заводе в среднем уходит шесть недель с момента принятия решения об изменении темпа выпуска продукции до момента, когда производство достигает нового уровня.

Правила выдачи заказов и регулирования запасов. Для эффективной работы логистической системы необходимо знать правила, регулирующие размещение заказов и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции. В этой модели имеются три основные вида заказов:

1. заказы на возмещение проданных товаров;

2. заказы для пополнения запасов во всех звеньях в связи с изменением уровня продаж;

3. заказы, необходимые для заполнения каналов обеспечения товарами по информации о заказах, находящихся в стадии выполнения.

Порядок выполнения заказов следующий:

а) на основе анализа продаж и в соответствии с запаздыванием закупки(три, две и одна неделя для соответствующих звеньев) заказы ближайшему звену системы включают возмещение фактических продаж, реализованных заказывающим звеном;

б) по истечении достаточного времени для определения средней величены краткосрочных продаж принимаются меры для постепенного снижения либо повышения запасов в зависимости от увеличения или уменьшения оборота;

в) одна часть заказов, находящихся в процессе выполнения (отправленные почтой, не выполненные заказы у поставщика и товары в пути), всегда пропорциональна среднему уровню деловой активности и продолжительности выполнения заказа.

Увеличение объема продаж, как и удлинение цикла поставок, обязательно вызывает увеличение общего объема заказов в каналах распределения. Эти заказы находятся в процессе выполнения, совершенно неизбежны. Они являются частью «материальной базы» в структуре логистической системы. При отсутствии заказов, специально предназначенных для заполнения каналов распределения, соответствующая потребность в товарах на эти цели покрывается в результате снижения складских запасов, а это значит, что заказы на заполнение каналов товародвижения выдаются безотчетно под видом регулирования заказов.

Выдача заказов также зависит от ожидаемого объема продаж в будущем. Методы прогнозирования, которые состоят в экстраполяции существующей тенденции на будущий период, приводят, в общем, к созданию менее устойчивой, колеблющейся логистической системы.

После описания логистической системы необходимо выяснить ее поведение в целом. Для этого следует воспользоваться схемой потребительских закупок в качестве входных данных и затем наблюдать за возникающими изменениями складских запасов и в производстве продукции. Их воздействие на логистическую систему можно выяснить с помощью методов имитации, которые заключаются в прослеживании, шаг за шагом, фактических потоков заказов, товаров и информации. Такая схема представлена на рисунке. Она содержит четыре элемента:

1) три уровня;

2) потоки, перемещающие содержимое одного уровня к другому;

3) решения, регулирующие темпы потока между уровнями;

4) каналы информации, соединяющие решения с уровнями.

Поясним некоторые понятия.

Уровни характеризуют возникающие накопления внутри системы. Это товары, имеющиеся на складе, товары в пути, складские площади, численность работающих и другие показатели.

Темп потока – это мгновенные потоки между уровнями в системе. Темпы отражают активности в системе.

Решения представляют собой формулировку линии поведения, определяющую, каким образов имеющиеся информация об уровнях приводит к выбору решений, связанных с величинами текущих темпов. Функция решения, с одной стороны, может иметь форму несложного уравнения, которое определяет простейшую реакцию материалопотока на состояние одного или двух уровней (так, производительность транспортной системы часто может быть адекватно выражена количеством товара в пути, представляющим собой первый, второй или третий уровень, и константой – средним запаздыванием на время транспортировки). С другой стороны, функция решения может представлять собой длинную и детально разработанную цепь вычислений, выполняемых с учетом изменения ряда дополнительных условий.

Информация как основа решений. На рисунке показано, что функции решений, на основе которых устанавливаются темпы, связаны только с информацией об уровнях. Чем выше уровень информационной системы, тем выше эффективность логистической системы. Поэтому качество информационной системы позволит эффективно решать многие проблемы управления запасами, транспортировки продукции, складирования и других логистических функциональных областей.