Преимущества работы по приоритетам

Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач Вы сможете:

— работать только над действительно важными и необходимыми задачами;

— решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

— концентрироваться на выполнении только одной задачи;

— более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

— наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;

— исключить дела, которые могут быть выполнены другими;

— в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться по крайней мере с важнейшими вопросами;

— не оставлять невыполненными задачи, которые Вам действительно по силам.

Позитивные последствия:

— соблюдаются установленные сроки;

— Вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

— получают удовлетворение подчиненные, коллеги и Ваш непосредственный руководитель;

— удается избежать конфликтов;

— Вы сами избегаете стрессовых перегрузок.

В последующих разделах рассматриваются различные критерии и методы, руководствуясь которыми, вы можете определить очередность своих важнейших дел.

3.2. Принцип Парето (соотношение 80: 20)

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20 % запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных -затрат до сих пор применявшиеся методы инвентаризации.

Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают:

— 20 % клиентов (товаров) дают 80 % оборота или прибыли;

— 80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;

— 20 % ошибок обуславливают 80 % потерь;

— 80 % ошибок обуславливают 20 % потерь;

— 20 % исходных продуктов определяют 80 % стоимости готового изделия;

— 80 % исходных продуктов определяют 20 % стоимости готового изделия.

Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80: 20».

Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени (затраты) достигается 80 % результатов (выпуск).

Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % общего итога.

На нижеследующей схеме поясняется этот «железный» принцип временного менеджмента.

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:

Сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом —многочисленные «второстепенные»!

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.