Виконання тестових завдань

Практичне заняття № 1

Тема: Організація документообігу на підприємстві

Мета: вивчити особливості організації документообігу на навчитися виконувати окремі операції в роботі з документами

План

1. Ознайомитись з теоретичним матеріалом.

2. Виконати тестові завдання.

3. Опрацювати практичне завдання.

1 Теоретичні відомості

1. Організація документообігу

Поняття організації документообороту включає такі складові: склад і облік обсягу документообороту, схеми документообороту, основні етапи документообороту, функції діловодної служби.

Документооборотом називається рух документів в організаціях з моменту їх створення або одержання до моменту виконання або відправлення.

До складу документообороту входять такі потоки документів:

- вхідні (ті, що поступають зовні);

- внутрішні (ті, що створюються самою організацією і призначені для її власних потреб);

- вихідні (ті, що створюються організацією для відправлення іншій організації).

Обсяг документообороту складається з кількості вхідних, внутрішніх і вихідних документів за визначений період (зазвичай за рік).

За обсягом документообороту організації поділяються на чотири категорії:

- І категорія – обсяг документообороту понад 100 000 документів;

- ІІ категорія - обсяг документообороту від 25 000 до 100 000 документів;

- ІІІ категорія - обсяг документообороту від 10 000 до 25 000 документів;

- ІV категорія - обсяг документообороту до 10 000 документів.

Облік обсягу документообороту здійснюється канцелярією організації (в невеликих організаціях – секретарем) з метою отримання інформації для розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу і корегування завантаження підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.

В залежності від ряду чинників діловодне обслуговування може здійснюватися централізовано, децентралізовано або комбіновано (змішано).

При централізованій схемі всі операції з оброблення документів і все документаційне господарство зосереджується в одному місці(в єдиній для всієї організації канцелярії або на малому підприємстві у секретаря). Така схема найчастіше зустрічається в організаціях з невеликим обсягом документообороту.

При децентралізованій схемі всі діловодні операції розосереджені по структурних підрозділах. Така схема зазвичай використовується в організаціях, розташованих в кількох будівлях, віддалених одна від одної.

При комбінованій (змішаній) схемі частина діловодних операцій (приймання, відправлення документів) здійснюється централізовано, а інші операції (реєстрація документів, формування та зберігання справ та інші) виконуються як в канцелярії, так і в структурних підрозділах. Ця схема має найбільше розповсюдження. Вона застосовується у великих організаціях зі складною структурою та великим обсягом документообороту. Як правило, в таких організаціях створюються спеціальні структурні підрозділи, які централізовано займаються конкретними операціями по обробленню документів (експедиції, контрольно-інспекторські групи, копіювально-розмножувальні центри та ін.).

В процесі роботи з документами виділяються основні, послідовні, взаємопов’язані етапи. Їх кількість і склад залежать від того, до якої групи належить конкретний документ (вхідний, внутрішній або вихідний).

Графічна форма зображення руху конкретного документа в організації називається оперограмою проходження документа.

В оперограмі вказуються структурні підрозділи або посадові особи, які виконують ті чи інші операції з документами (канцелярія, секретар, керівник організації, виконавець та ін.), а також наводиться перелік операцій, здійснюваних з документами (приймання, реєстрація, розглядання, виконання, відправлення та ін.).

Приклади оперограм проходження вхідних, внутрішніх і вихідних документів наведені в [11].

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в організації на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатуру справ;

- впроваджує в організації державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи, що належать до сфери її компетенції;

- удосконалює форми і методи роботи з документами в організації з урахуванням використання організаційної техніки;

- уніфікує системи документації з урахуванням можливості її машинного оброблення, вживає заходи до зменшення кількості видів документів;

- організує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- організує та забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходи до скорочення термінів проходження та виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук документів;

- здійснює організаційно методичне керівництво роботою з документами в підрозділах організації.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї та посадовими інструкціями, затвердженими керівником організації.

При вивченні цієї теми слід усвідомити значення організації документообороту в забезпеченні високого рівня управління підприємством або установою; визначити переваги та недоліки існуючих схем документообороту; оцінити необхідність складання оперограм руху документів.

2. Контроль виконання документів

Контроль є однією з основних функцій управління. Складовою частиною контролю є перевірка виконання документів.

Контроль виконання документів повинен забезпечувати:

- обов’язковий і точний облік одержаних для виконання документів;

- систематичний нагляд за виконанням документів;

- прийняття заходів, сприяючих виконанню та усуненню перешкод;

- підвищення трудової дисципліни виконавців.

Контроль виконання документів поліпшує роботу організації, допомагає боротися з бюрократизмом і тяганиною, підвищує відповідальність працівників, сприяє дотриманню законності, дає можливість аналізувати управлінську діяльність, порівнювати досягнуті результати із запланованими, своєчасно виявляти недоліки та усувати їх.

Для здійснення контролю виконання документів необхідна його певна організація. Основною метою організації контролю виконання документів є забезпечення якісного і своєчасного виконання документів.

Контроль виконання документів здійснюють керівники, служба ДЗУ (документаційного забезпечення управління) та відповідальні виконавці. Служба ДЗУ контролює виконання організаційно-розпорядчих документів. Документи інших груп контролюються відповідальними підрозділами або посадовими особами.

Обов’язковому контролю підлягають:

- закони України;

- укази Президента;

- постанови Кабінету Міністрів України;

- накази, розпорядження, інструктивні листи, вказівки вищих органів;

- накази та розпорядження керівника організації, рішення колегіального органу;

- критичні зауваження і пропозиції в пресі відносно даної організації;

- пропозиції, заяви та скарги громадян, які були відправлені урядовим органам або редакціям газет і журналів, а пізніше надійшли для розглядання в дану організацію;

- окремі документи за вказівкою керівника.

Організація контролю виконання документів передбачає розроблення чіткої процедури (технології) контролю, якої твердо повинні дотримуватися особи, що виконують цю функцію.

Як правило, ця процедура передбачає такі операції:

- постановку документа на контроль (заповнення картотеки документів, що підлягають контролю, в порядку, який відповідає строкам виконання документів);

- своєчасне доведення документа до виконавця;

- періодичне нагадування підрозділу-виконавцю про строк виконання;

- отримання поточної інформації про хід і результати виконання;

- регулярне інформування керівника про стан і результати виконання завдань;

- повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю за вказівкою керівника;

- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.

При вивченні цієї теми слід особливу увагу звернути на значення контролю виконання документів для удосконалення управлінської діяльності.

3. Систематизація документів та їх зберігання

При вивченні цієї теми необхідно розглянути такі питання:

- вимоги до формування справ у діловодстві;

- номенклатура справ;

- підготовка документів до архівного зберігання.

Документи організації, відпрацьовані у діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються впродовж короткого терміну, або виділяються для знищення.

Відбір документів для зберігання або знищення здійснюється шляхом проведення щорічної експертизи цінності документів. Для проведення експертизи створюється постійно діюча експертна комісія організації, яка в своїй діяльності керується Положенням про Архівний фонд України, Положенням про експертну комісію та іншими законодавчими та нормативними актами.

Документи, які підлягають архівному зберіганню, мають бути згруповані за обраними ознаками у справи.

При формуванні справ можуть використовуватися такі ознаки:

- номінальна (підставою для групування документів служить їх назва);

- предметно-питальна (підставою для групування служить зміст документа);

- авторська (в групу об’єднуються документи одного автора);

- кореспондентська (використовується для групування службових листів);

- хронологічна (в групу об’єднуються документи за певний період часу в порядку їх створення або одержання від іншої організації).

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:

- документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати у справи окремо;

- оригінали відокремлюються від копій;

- до справи включається тільки один примірник кожного документа;

- справа повинна містити не більше 250 аркушів при товщині не більше 40 мм.

Детально ці правила викладаються в інструкції з діловодства, яку повинна мати кожна організація.

Для полегшення пошуку документів в архіві складається номенклатура справ – систематизований перелік заголовків справ із зазначенням строків їх зберігання, оформлений у встановленому порядку. Форма номенклатури справ наведена на рисунку 2.1.

Рисунок 2.1 – Форма номенклатури справ

В графі «Індекс справи» зазначається діловодний індекс справи, до складу якого входить номер структурного підрозділу (або номер напрямку діяльності при відсутності структурних підрозділів) і порядковий номер справи в межах цього підрозділу (або напрямку діяльності).

Заголовок кожної справи повинен повністю відповідати змісту документів, згрупованих в цій справі, бути коротким і чітко сформульованим.

Назви справ у номенклатурі розміщуються у визначеній послідовності. Спочатку вказуються справи з розпорядчою документацією вищих органів, потім – з організаційними документами підприємства або установи, далі – розпорядчі документи підприємства (установи), планові документи, звіти, листи.

Кількість томів визначається після закінчення календарного року.

Строки зберігання документів визначаються згідно з нормативними матеріалами і встановлюються окремо для організацій, документи яких передаються до державних архівів, і для організацій, документи яких не передаються до державних архівів.

В графі «Примітки» робляться записи щодо:

- заведення справ;

- передавання справ до архіву;

- вилучення справ з архіву;

- знищення справ;

- осіб, відповідальних за ведення справ.

Оформлення справ для архівного зберігання включає комплекс робіт по їх технічному обробленню.

Повному оформленню підлягають справи постійного і тривалого (більше 10 років) зберігання.

Повне оформлення справи передбачає:

- підшивання або переплетення справи у тверду обкладинку на чотири проколи з урахуванням можливості вільного читання тексту документів з лівого боку;

- нумерацію аркушів справи арабськими цифрами у правому верхньому кутку;

- складання аркуша – завірителя справ;

- складання для найважливіших справ внутрішнього опису документів справи.

Справи тимчасового (менше 10 років) зберігання підлягають частковому оформленню:

- їх можна зберігати в швидкозшивачах;

- аркуші у справі можна не нумерувати;

- аркуш-завіритель справи можна не оформлювати.

Виконання тестових завдань

Варіант 1

1. Що називається документообігом?

а) Рух документів у підприємстві з моменту їх отримання до завершення виконання.

б) Загальний обсяг документів у підприємстві.

в) Рух вхідних документів у підприємстві.

2. Що потрібно зробити, якщо на конверті виявлено пошкодження?

а) Необхідно зробити відповідну позначку у поштовому реєстрі.

б) Необхідно повернути конверт відправникові.

в) Необхідно зареєструвати конверт.

3. Що називається реєстрацією документів?

а) Запис у журналі про надходження документів.

б) Запис загального обсягу документів у підприємстві.

в) Запис необхідних відомостей про документ з позначкою на них індексу та дати реєстрації.

4. Скільки разів можна реєструвати документ в установі?

а) Два рази.

б) Один раз.

в) Три рази.

5. Які структурні підрозділи підприємства відповідають за діловодство?

а) Канцелярія управління справами, секретаріати, загальні відділи.

б) Керівники підприємств та організацій та їх секретарі.

в) Начальники відділів і діловоди.

6. Що таке систематизація документів?

а) Умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів;

б) Запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати;

в) Комплектування документів у групи за певними ознаками.

7. Що називається номенклатурою справ?

а) Систематизований список заголовків справ, які заведено у підприємстві, з визначенням термінів зберігання.

б) Систематизований список усіх документів, які задіяні у документообігу підприємства.

в) Систематизований список справ переданих до архіву.

8. Які операції включає оброблення вхідної документації?

а) Первинне сортування, реєстрація, підписання, відправлення.

б) Первинне сортування, узгодження, резолюція, виконання.

в) Первинне оброблення, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд, резолюцію, виконання, підшивку.

9. Що таке принцип пропорційності документообігу?

а) Передбачає приблизно однакове документацій не навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входить створення, вивчення, технічна обробка;

б) Створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети або службової особи;

в) Документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз.

10. За яким принципом здійснюється сортування кореспонденції у підприємстві?

а) Організаційно-розпорядчі, фінансові, для постачання та збуту, за особовим складом.

б) Листи, заяви, телеграми; які відносяться до листування за заявами; інші документи.

в) Організаційні, розпорядчі, інформаційні.

Варіант 2

1. З яких основних фаз складається документообіг?

а) Створення і завершення документів;

б) Одержання і відправлення документів;

в) Здавання в архів і знищення документів.

2. Які операції включає оброблення вихідної документації?

а) Складання проекту, узгодження, перевірка, підписання, реєстрація, відправлення.

б) Підготовка проекту, узгодження затвердження, відправлення.

в) Узгодження, реєстрація, відправлення.

3. Які існують форми реєстрації документів?

а) Централізована, децентралізована.

б) Централізована, змішана.

в) Централізована, децентралізована, змішана.

4. Які існують строки виконання документів?

а) Типові або індивідуальні.

б) Індивідуальні.

в) Змішані.

5. Що таке принцип прямоточності документообігу?

а) Передбачає приблизно однакове документацій не навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входить створення, вивчення, технічна обробка;

б) Створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети або службової особи;

в) Документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз.

6.Що таке індексація документів?

а) Умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів;

б) Запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати;

в) Комплектування документів у групи за певними ознаками.

7. Що таке автоматизована реєстрація документів?

а) Запис необхідних відомостей про документ з позначкою на них індексу та дати реєстрації.

б) Запис у журналі про надходження документів.

в) Проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

8. Коли реєструються вхідні документи?

а) В день підписання;

б) В день затвердження;

в)В день надходження.

9. В чому заключається основна мета контролю?

а) Виконання всіх зареєстрованих документів;

б) Виконання тих документів, що за дорученням керівника взяті на контроль;

в) Своєчасне і якісне виконання документів.

10. У скількох примірниках складається номенклатура справ структурного підрозділу?

а) В трьох;

б) В двох;

в) в чотирьох.