Личная бухгалтерия

Чтобы осмысленно зарабатывать новые деньги,

надо знать, куда уходят уже заработанные.

Для этой цели лучшее средство – учет. Эта заметка посвящена достаточно личному делу, которым многие предпочитают заниматься в одиночку – учету кровно заработанных и, хочется верить, целенаправленно и не без удовольствия потраченных денежных средств. В ней представлен достаточно простой, но в целом информативный и наглядный подход к учету личных финансов, который позволяет, используя достаточно простые и необременительные процедуры учета, по итогам периода наглядно отобразить, куда уходят и откуда приходят деньги, а также осуществлять некоторое прогнозирование личных финансов.

Предложенная в заметке методология более проста, чем изложенная в статьях А. Екатеренчука «Личная бухгалтерия в Outlook» и «Планирование финансов в Outlook», публиковавшихся на сайте www.improvement.ru. Напомню, в этих статьях желающим наладить управление личными финансами предложено перенести веками проверенную схему с рабочего места бухгалтера к себе в дом.

На мой взгляд, использовать классическую схему «Дебет/кредит» не слишком оправданно для учета личных (будем так называть их и далее, включая сюда же семейные) финансов, потому что у нас только 3 объекта: денежные средства, доходы и расходы. Причем доходы в нашем случае (в соответствии с общепринятой методологией учета) будут только кредитоваться, а расходы – только дебетоваться. Поэтому, с моей точки зрения, классическая форма учета скорее усложняет задачу, представляя текущую информацию недостаточно наглядно в виде совокупности проводок, для получения конечного результата по которым необходимо еще провести некоторые процедуры. Кроме того, есть риск, что человек, не знающий учета, просто может напутать, и тогда в общем-то благая цель останется недостижимой, как горизонт. Хотя, безусловно, ничто не мешает профессиональным бухгалтерам на досуге развлекаться с личной бухгалтерией, используя классические схемы, гросс-бух, внутреннюю (для себя) и внешнюю (например, для тещи или свекрови) отчетность.

Каждая программа для учета личных финансов (см. упоминавшуюся статью А. Екатеренчука «Личная бухгалтерия в Outlook») обладает своими особенностями. С моей точки зрения, ни одна программа не может быть полностью настроена под конкретного пользователя, особенно в части графической отчетности и аналитических процедур (что не умаляет их других достоинств), поэтому проще создать что-то свое, тем более, что средства, в частности, MS Excel предоставляют в полной мере все возможности для этого.

Прежде всего, определимся с предпочтительными требованиями. Инструмент учета личных финансов должен быть простым, наглядным и не требовать большого времени для наладки и использования, а также не требовать профильных знаний бухгалтерского учета. Этим требованиям вполне удовлетворяет одна из форм учета, используемая и по сегодняшний день, в частности, для учета в индивидуальных предприятиях в США. Собственно для учета личных финансов в стандартной книге MS Excel создаются несколько листов:

· лист оперативного учета;

· лист отчетности;

· лист планирования финансовых потоков;

· по одному листу на каждый объект стратегических затрат (о них позже).

Теперь немного о предполагаемой классификации доходов, расходов и денежных средств. Доходы и расходы бывают:

1. периодическими (ординарными), которые повторяются от периода к периоду, являются сравнительно небольшими (каждый случай возникновения), предсказуемыми по местам и целям их возникновения;

2. непериодическими (стратегическими), которые в большинстве своем однократны, целенаправленны и достаточно велики, хотя и могут иметь место в течение длительного периода времени.

Типичным ординарным доходом является периодически получаемая заработная плата. К числу стратегических доходов может быть отнесен доход от выполнения единичных, но крупных заданий, от продажи автомобиля или квартиры. Ординарными расходами являются периодические расходы на продукты, коммунальные нужды, одежду, быт. Примером стратегических расходов является строительство дома, ремонт квартиры, оплата обучения ребенка в университете. В общем-то, эта классификация не является точной, но в данном случае академическая точность и не нужна.

У каждого будет свой критерий ординарности и экстраординарности доходов и расходов. Могу порекомендовать такой критерий: если расход на определенный объект больше половины месячного дохода, то это уже расход стратегический. Если доход достаточно велик и однократен, то это доход стратегический.

Необходимость этой классификации в том, чтобы в ходе учета проверить и обеспечить золотое правило финансового менеджмента: оперативные расходы финансируются за счет оперативных доходов, стратегические расходы финансируются за счет стратегических доходов.

Если оперативные доходы покрывают стратегические расходы, то это просто финансовая мечта, ставшая реальностью. Если ситуация обратная, то фактически имеет место «проедание» стратегического запаса.

Денежные средства могут быть в кошельке, различных видах запаса, высоколиквидных активах (например, депозит, высоколиквидные ценные бумаги, драгоценные металлы). Запас может быть представлен счетом в банке, стеклянной банкой, и т.п. Полезные соображения об использовании хранилищ разной степени «удаленности» можно найти в статье А. Ткачева «Кухня учета расходов».

После классификации всех объектов учета посмотрим на саму его процедуру. Наиболее часто будет использоваться лист оперативного учета. Он выглядит, как схематически представлено на следующем рисунке (более детально см приложение Excel).

Для денежных средств можно выделить 2-4 столбца в зависимости от их распределения. Денежные средства могут находиться, например, в кошельке, запасе и на пластиковой карточке. При необходимости можно выделить столбцы для национальной и иностранной валюты. Для денежных средств удобно выделить столбец, в котором будет показана сумма текущая в кошельке, которая определяется суммированием предыдущего дня и изменения денежных средств в текущем дне.

Далее следует выделить источники доходов. Как правило, их будет не более 3-4, отдельно следует выделить источники стратегического дохода (если есть). Если предполагается учет семейных финансов, то для каждого члена семьи можно выделить отдельный столбец в денежных средствах (или несколько столбцов) и в доходах, например зарплата Мамы, зарплата Папы, и в расходах, когда каждый в свой столбец записывает личные, не детализируемые в данном файле, расходы.

Информация о затратах представляет интерес в большинстве случаев не по каждому объекту, а по статьям затрат. Для простоты учета (без потери информативности) статей затрат должно быть не более 7-8, и они должны носить обобщающий характер. То есть, например, будет статья «Продукты», а не отдельные виды колбасы и круп, статья «Автомобиль», а не «Бензин», «Ремонт амортизаторов», «Смена масла», хотя каждый степень детализации может выбрать для себя сам. Стоит отметить, что излишняя детализация статей увеличивает продолжительность учета и усложняет его. Отдельным столбцом следует выделить стратегические расходы. Займы следует разделить на две графы, соответственно «мне должны» и «я должен».

Само отображение изменения личных финансов очень простое. Каждая операция будет характеризоваться возникновением дохода или расхода, а также изменением денежных средств. Возможна ситуация, когда обе суммы относятся к денежным средствам (например, снятие денег с карточки). Все суммы в столбце денежных средств отображаются в случае поступления со знаком «+», в случае выбытия со знаком «–». В графах доходов, расходов и займов все суммы отображаются только со знаком «+». Если не сворачивать записи, то на каждую дату будет стоять две одинаковых по модулю суммы: одна в столбцах денежных средств, другая – в столбцах доходов, расходов или займов. При этом изменение денежной суммы за день определяется как «доход-расход+-займ» и сохраняется равенство: «итог= начальная сумма+доход-расход+-займ». При этом все элементы равенства кроме займов отображены достаточно подробно. Предполагается, что владелец бухгалтерии не занимается кредитованием в широком масштабе, поэтому достаточным является отображение общей суммы с детализацией в примечаниях к ячейке.

Теперь немного о том, как сопоставлять оперативные и стратегические объекты учета. Рекомендую несколько простых правил: периодические доходы заносить в кошелек, или соответственно на пластиковую карточку, стратегические доходы заносить в запас; стратегические расходы финансировать, если есть возможность, в первую очередь из оперативных, затем из запаса; оперативные расходы финансировать из оперативных средств и за счет оперативных доходов. При этом стратегические расходы на листе оперативного учета рассматриваются общей суммой, без детализации.

Поскольку стратегические расходы, как правило, крупные и часто комплексные, то их надо детализировать. Для этих целей и существуют отдельные листы. Если на листе оперативного учета показана общая сумма, то на отдельном листе она детализируется. При этом используется 4 столбца, в которым общая сумма, показанная на листе оперативного учета, расшифровывается.

Более подробно см. приложение Excel. В случае необходимости на отдельном листе можно детализировать и статью оперативного расхода, например «Автомобиль», при этом используется приблизительно такого рода форма:

То есть фактически для каждой статьи расхода на отдельном листе детализируются ее элементы. Так, на отдельном листе для статьи «Продукты» можно детализировать по видам продуктов, а для статьи «Дача» – по приобретаемым инструментам и удобрениям. Однако, фактически детализировать имеет смысл только комплексные стратегические затраты, хотя, в том-то и состоит удобство предлагаемого подхода, что каждый волен выбрать для себя и список статей, и степень их детализации.

Лист планирования денежных потоков позволяет обеспечить большую планомерность расходов. Статьи доходов и расходов на листе планирования соответствуют статьям на листе оперативного учета. Само планирование начинается с расчета заранее известного дохода, под него подгоняются суммы статей затрат, рассчитываемые на основании предыдущих периодов. При этом оперативные и стратегические расходы планируются отдельно. Вначале рассчитываются периодические затраты, размер которых постоянен (например, продукты, коммунальные платежи, оплата за интернет) или точно известен (например, плановый ремонт автомобиля). После этого оставляется запас на непредвиденные и мелкие расходы, размер которого каждый для себя определяет индивидуально в зависимости от величины дохода и затрат предыдущих периодов.

По окончании периода, в качестве которого целесообразно выбрать неделю, месяц и год, происходит составление отчетности, которое, к сожалению, в отличие от специализированных программ, приходится делать вручную. Впрочем, это несложно. С этой целью на листе отчетности по каждой статье дохода и расхода с применением стандартных функций MS Excel формируется сумма. Далее осуществляется проверка: сумма денежных средств на начало + доходы – расходы = сумма денежных средств на конец периода. При этом можно рассматривать все денежные средства, а можно отдельно считать оперативные и стратегические финансовые потоки. Последнее более логично, хотя, в целом и не является обязательным.

К полученным итогам можно применять самые разные аналитические инструменты. Практическую ценность представляет круговая диаграмма доходов и круговая диаграмма расходов. Для выявления периодичности можно строить график сумм в кошельке. Итоги целесообразно отображать свернуто: по неделям одного месяца и по месяцам в году. Использование автофильтра позволяет отображать информацию на всех листах в разрезе различных статей. Каждый пользователь автофильтр может настроить под свои потребности индивидуально. Кроме того, можно рассматривать динамику и структуру доходов и расходов, соответствие стратегических расходов доходам, структуру статей расходов, и т.д.

Предлагаемый подход для учета индивидуальных финансов, как и любой другой, имеет преимущества и недостатки. Преимуществами его являются простота, наглядность, достаточное удобство и высокая гибкость, поскольку каждый может индивидуально подогнать его под свои требования и личные финансы. Кроме того, подход позволяет рассматривать разные источники средств и места их хранения.

К числу недостатков можно отнести необходимость дублирования информации при расшифровке статей стратегических и при необходимости оперативных затрат, возможность отображения затрат только по статьям без детализации по объектам (без дополнительных учетных процедур). Кроме того, если используется большое количество статей затрат, то теряется наглядность, так как приходится прогонять в разных направлениях лист Excel, поскольку информация на одном экране не помещается.

Оперативное планирование с помощью Microsoft Excel

Посещение двухдневного тренинга Глеба Архангельского «Управление временем», проведенного им в компании Вимм-Билль-Данн, произвело на меня сильное впечатление. Главный его итог - новый импульс интереса к соответствующему вопросу. Это был для меня уже третий тренинг по данной теме с разными ведущими, однако он отличался в выгодную сторону от остальных как концептуальностью подхода и живостью изложения, так и практической ценностью.

Пожалуй, одним из главных практических приобретений оказался разработанный мною метод ежедневного планирования рабочего времени в среде Microsoft Excel, использующий несколько идей, почерпнутых на семинаре. Он стал большим шагом вперед в организации труда по сравнению со старым методом планирования в обычном ежедневнике с точки зрения удобства, экономии времени и технологичности.

Ниже я изложу этот метод. Он позволяет одновременно планировать как свои задачи, так и задачи подчиненных. Так что в этом случае файл с планом работ на день можно выкладывать, скажем, в общую папку, чтобы его могли видеть все сотрудники. Сразу хочу отметить, что, на мой взгляд, такая техника оперативного планирования имеет практический смысл в том случае, когда ежедневно приходится заниматься не менее чем 4 – 5 разными задачами. Если же это не так, то для оперативного планирования более к месту будет тот самый ежедневник или любой его аналог.

Для начала кратко опишу полученные на тренинге идеи, на которых основан метод.

1. Планирование задач по схеме «день – неделя - месяц (год)».

На мой взгляд, это очень гибкая и удачная методика планирования. С точки зрения практического применения, пожалуй, самое ценное мое приобретение на семинаре. Ее основная идея – все задачи делятся на три вида (или статуса):

- задачи, которые нужно решить сегодня,

- задачи, которыми планируется начать заниматься в течение ближайшей недели,

- задачи, на которые нужно будет обратить внимание в более долгосрочной перспективе.

Первый и второй список просматриваются и обновляются в начале каждого рабочего дня (или в конце предыдущего), третий – еженедельно.

2. Бюджетирование времени, деление задач на день на жесткие (привязанные к конкретному времени), гибкие (которые можно выполнять в течение дня) и бюджетируемые (гибкие задачи с выделением на них определенного количества времени).

3. Контекстное планирование, использование кайросов – случайным образом возникающих моментов, благоприятствующих для решения некоторых проблем.

Описание методики планирования

1. Все вновь возникающие задачи записываются в общий список по мере появления. При этом кроме самой задачи указывается ее статус (день, неделя или месяц-год), а также, в случае необходимости, – ответственный за выполнение сотрудник, дата, к которой приурочено задание, время, предполагаемый день завершения задания (обычно для проектов), кайрос.

2. Ежедневно в конце рабочего дня на основе этого общего списка происходит планирование следующего рабочего дня. Составляется список заданий на день с разбивкой их на жесткие, гибкие и бюджетируемые, при необходимости указываются ответственные за исполнение сотрудники, время, другие пометки.

3. В течение дня рабочий план находится перед глазами, происходит его корректировка: внесение пометок об исполнении и новых срочных заданий.

Описание реализации оперативного планирования в Excel

Пример реализации метода планирования приводится в приложенном файле planir.xls.

Файл состоит из двух листов: «1 – 7 – 31» и «по дням».

1. На листе «1 – 7 – 31» располагается общий список возникающих заданий. Описание полей (звездочкой помечены обязательные для заполнения):

№пп..* – порядковый номер задания в списке

ОТВЕТСТВЕННЫЙ – фамилия сотрудника, ответственного за исполнение задания

ЗАДАНИЕ * - само задание

ДАТА – дата актуализации задания, т.е. в какой день его нужно выполнить или начать выполнять

ВРЕМЯ – время актуализации задания (начало совещания и т.п.)

СРОК * – статус задания. Имеет 4 возможных значения, выбираемых из списка: «день», «неделя», «месяц – год», «завершено». Для улучшения визуализации каждое из значений методом условного форматирования автоматически окрашивается своим цветом.

ПРЕДПОЛАГАЕМОЕ ЗАВЕРШЕНИЕ и

РЕАЛЬНОЕ ЗАВЕРШЕНИЕ – эти два поля могут пригодиться для оценки работы сотрудников, выполняющих задание

КАЙРОС – поле для контекстного планирования; пример – «начальник», т.е. этим признаком будут обозначены вопросы, которое нужно решить при незапланированной встрече с руководством.

В случае необходимости специфики работы на лист можно добавлять и другие поля. Например – КОНТАКТНОЕ ЛИЦО – человек из смежного подразделения, с которым нужно взаимодействовать по этому вопросу, ПРИМЕЧАНИЕ и т.п.

Изменения, вносимые на листе «1 – 7 – 31» могут быть двух типов.

Первый – добавление новых заданий в список и изменение существующих. Эти дополнения вносятся в лист в режиме «on line» по факту их появления.

Второй тип изменений – анализ и корректировка статусов заданий. Как уже было сказано выше, анализ заданий со статусом «день» и «неделя» происходит ежедневно в конце рабочего дня или начале нового. Анализ заданий со статусом «месяц - год» происходит еженедельно. При этом в случае необходимости статус заданий меняется на один из трех остальных возможных видов. Для выбора списка заданий с заданным статусом удобно использовать автофильтр. Например, в конце рабочего дня таким образом выбираются все задания со статусом «день», дальше список просматривается, если задание актуально к исполнению и на следующий день, то статус не изменяется, в случае завершения задания статус меняется на «завершено», в случае же понижении уровня срочности статус задания меняется на «неделя» или «месяц – год». Теперь если после завершения ежедневного анализа заданий с помощью автофильтра выбрать задания со статусом «день», то получится список задач для исполнения на следующий рабочий день, который переносится копированием на лист «по дням».

2. Лист «по дням» используется для планирования задач на каждый день.

Описание полей:

DONE – признак завершения; белый фон – не сделано, черный фон – сделано, серый фон – не сделано и не будет делаться в этот день (нехватка времени, перенос на другой день, отмена задания). Поле заполняется в течение дня по мере изменения ситуации

№ пп.. – порядковый номер задания

ОТВЕТСТВЕННЫЙ - фамилия сотрудника, ответственного за исполнение задания

ГИБКИЕ – перечень гибких задач

ЖЕСТКИЕ – перечень жестких задач

ВРЕМЯ – время начала для жестких задач

В случае необходимости специфики работы на лист можно добавлять и другие поля. Например – БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ – перечень бюджетируемых задач плюс еще поле для выделенного на них времени, либо это время можно указывать в поле ВРЕМЯ, ПРИМЕЧАНИЕ и т.п.

Как было сказано выше, список задач на день получается в результате ежедневного анализа общего списка задач на предмет их статуса. После корректировок статусов на листе «1 – 7 – 31» с помощью автофильтра выбираются задания со статусом «день» и копируются на лист «по дням» на соответствующую дату под заданиями прошлого дня. Копируются два столбца: ОТВЕТСТВЕННЫЙ и ЗАДАНИЕ. Далее для удобства строки, относящиеся к прошлому дню, скрываются.

После копирования все задания попадают в столбец ГИБКИЕ, соответственно жесткие и бюджетируемые задания нужно вручную перенести в соответствующие столбцы с заполнением поля ВРЕМЯ.

После этого на листе «по дням» практически готов план работы на текущий день. Для лучшей визуализации я применяю также следующее форматирование цвета фона ячеек:

- зеленым цветом выделяю фамилии исполнителей

- желтым – наиболее важные задания, на которые нужно обратить внимание

- розовым – срочные задания, за выполнение которых нужно отчитаться перед руководством

- синим – вспомогательные вопросы, не связанные напрямую с рабочим процессом.

Подводя некоторый итог вышесказанному, хочется сказать, что факт появления описанной методики стал для меня уже достойным итогом посещения семинара Г.Архангельского.