Post Scriptum: заинтересовались, но не уверены?

Всякой серьезной новой мысли требуется некоторое время, чтобы органично включиться в картину мира.. Если вы еще не уверены, стоит ли начинать хронометраж, или хотели бы недельку-другую «собраться с духом» – есть очень простой рецепт, как это сделать. Его предложил один из участников тайм-менеджерского сообщества в ответ на вопрос начинающих «Как перестать лениться?»

Вы распечатываете и ставите себе на рабочий стол небольшой календарик-пинарик (от слова «пинать»). Отличие от обычного календарика: над графиком текущего года изображен список цифр – годы от вашего рождения примерно до текущего; под графиком – от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости от вашего возраста и уровня оптимизма. Заведя пинарик, вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно – с лирическими воспоминаниями. Затем таким же манером вычеркиваете прожитые дни текущего года. Пинарик готов к употреблению.

Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером – вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще, особенно в нижнюю строчку.

И через неделю вам очень захочется начать хронометраж!

Метод структурирования внимания

Предисловие: современный менеджер как зависающий компьютер. Первые практические советы и приближение к методу.

Цитата с ТМ форума:

Egor: Например: при нахождении в телефонной будке - не имеет смысла список 5-ти самых главных дел на сегодня, список покупок и т.п.

А.Г.: И тогда возникает задача, которую я называю "структурирование внимания" Т.е.: указатель на нужное действие должен появиться в предсознании в нужный момент, задаваемый не точной привязкой к времени, а через вышеупомянутые не-хронологические параметры. Причем хорошо, если это "будучи в банке", а если "завидев пролетающего Скумбриевича"?:-) Т.е. чтобы указатель на дело был вспомнен в нужный момент, дела должны поступать ближе к центру внимания специальным образом.

Egor: Мне кажется очень важно не "грузить" сознание внутренними обязательствами типа «сделать при виде пробегающего (пролетающего, проплывающего) Скумбриевича», «сделать когда буду в интернете», «сделать когда…». [прим. А.Г.: именно для этого и нужен метод – чтобы все дела такого рода находились не в сознании, а на внешних носителях, но при этом считывались с внешнего носителя в нужный момент].

Попробую объяснить свою точку зрения. Представим себя в виде небольшого 486-ого компьютера с установленными Windows и запускаемыми приложениями. Итак, запускаем в памяти (8 MB) одно приложение - «Скумбриевич!!!», второе - «когда буду в Интернете», третье - «не забыть купить марки для конверта» и - «вроде завтра должен быть день рождения у Х» и т.д. Известно, что средний деловой человек в крупной корпорации имеет в среднем за один день до 70-ти дел и контактов, по которым необходимо принять решение, запомнить, передать, написать письмо, перезвонить, записать и т.д. Теперь, что мы в итоге имеем (возвращаясь к Windows- аналогии)?

Мы имеем под завязку загруженный компьютер, который

А) PC - медленно работает

Pаботник - не эффективен и медлителен. Вероятно Скумбриевич уже пролетит добрую сотню метров, прежде чем из вороха мыслей вывалится напоминание «Ску…ич!»

Б) PC - близок к исчерпанию возможностей процессора и RAM.

Работник - возникновение стресса. Он осознает свою неэффективность и то, что поток дел скорее управляет этим человеком, чем он - потоком:-(И по этому поводу фрустрирует. Часто «не может делать сейчас это конкретное дело, т.к. на нем нагружено столько дел».

В) PC - не может в принципе открыть тяж¨лое «творческое» приложение, например великолепный PHOTOSHOP или даже открыв его - делает любую творческую работу в нем, по причине своей общей загруженности, - тяжелой и невозможной.

Работник – о каких творческих порывах и внимании к своей интуиции вы говорите господа, когда два текущих срочных и важных дела нельзя выполнить т.к. нужно до обеда сделать три «которые нужны к вчера» и есть смутная догадка (и ворох Post It) о ещ¨ десятке мелких обязанностей, невыполнение которых сулит неприятности?

Г) PC – сложность в ориентировании (десятки нажатий Alt-TAB для поиска необходимого приложения) среди всех приложений, когда необходимо мгновенно переключиться на определенное дело (Alt-Tab - выплывает Mines, Alt-Tab – появляется список покупок, Alt-Tab – начинает прорисовываться, блин … неужели опять Mines 8-/ Где же приложение "Вопросы к клиенту Х." - он ведь на телефоне?:-/
Работник – известно, что большую часть времени мозг обычного человека загружен некоторым набором повторяющихся мыслей. Они возникают к месту и не к месту, связываются полуавтоматическим внутренним монологом и нет этому конца…, что усугубляет перечисленные выше проблемы «загрузки RAM приложениями».

Мозг очень хороший и исправный работник, помнящий все внутренние обязательства и дела, но лишенный понятий времени. Он напоминает о покупках перед сном, и о физзарядке в дорожной пробке, о дне рождении Х за полгода до события и о важном звонке в Хабаровск к концу рабочего дня в Москве…

Важный вывод вытекает из этой аналогии – проблема не в большом количестве дел (приложений), которые при некоторой сноровке (свободных мегабайтах RAM) можно было бы «раскидать» одно за другим, а в:

• общей «загруженности» и неэффективности
• стрессе
• отсутствии возможности использовать в полной мере интуицию, скрытую под плотным покровом мыслей, внутренних диалогов и негативных переживаний.
• «вываливании» мешающих приложений-мыслей, которые абсолютно не к месту и мешают «делать сейчас это конкретное дело, т.к. у меня столько невыполненных дел»
• полуавтоматичность и пассивность при переваривании всех событий
• постоянный перебор вариантов «что необходимо сейчас сделать» и сложность в том, чтобы увидеть ВСЕ возможности для данной конкретной ситуации.

Выход мне видится в следовании простой системе, которая делает упор на:

• Экстериоризацию целей: все обязательства сознательно помещаются из головы (RAM) на внешний надежный и легкодоступный в каждом контексте носитель (ZIP, Floppy Disk и т.д.). В итоге сознание, интуиция (RAM) свободно на все 100% работе над текущим делом. Естественно этот носитель должен обладать возможностью делать напоминания в нужные моменты времени – для тех дел, которые являются time sensitive.
• Контекстность напоминаний: каждое дело обладает своим приоритетом в каждом контексте (Например: в аптеке, по дороге домой, самым большим приоритетом в данном контексте является покупка необходимого лекарства, а не одно из 10-ти самых важных и срочных дел на сегодня).
• Интуицию: те кто имел моменты, часы (дни?!!) работы с чувством, что «все возможно» «все получается» меня поймут. Это мгновения совершенно другой реальности и эффективности действий (пример из личного опыта: менеджер ресторана в довольно злачном районе 10-ти миллионного Нью-Дели просит доплатить 3 рупии (примерно два рубля) по ошибке непроплаченного Sales Tax в счете. Через минуту оказывается, что он знает русский язык, а через 2 минуты он сообщает, что на протяжении 3-х лет был в России основным поставщиком карбюраторов для завода Y. И этот «канал» поставок невозможно было найти на протяжении долгого времени при помощи торгпредств и предшествовавших всевозможных попыток!). В нужный момент возникают нужные люди, необходимые ресурсы и возможности. Случайные встречи и даже ошибки ведут к результатам, которых можно было бы достигнуть ценой больших усилий или ресурсов. Как мне кажется, одним из основных секретов здесь являются – «очистка RAM» и внимание к своей интуиции, мыслям и действиям.
• Понимание, что только 100% ПОЛНОТА СИСТЕМЫ (не обязательно той, о которой я пишу выше) обеспечивает успех. Например, заведя у себя один из «органайзеров» вы должны организовать ПОЛНУЮ и постоянно ОБНОВЛЯЕМУЮ систему организации, которой вы можете доверять и держать голову свободной для творчества и подсказок интуиции. Необходимо, к примеру иметь там ВСЕ дела к исполнению, внести в адресную книгу ВСЕ телефоны и сопутствующую информацию о контактах, определить следующие шаги по ВСЕМ открытым проектам, вносить всю поступающую информацию только в ОДНО место (не обязательно пытаться сразу же¨ соответствующим образом обработать и каталогизировать), иметь систему напоминания о делах, который абсолютно надежно вас о них предупредит.
• Необходимость определения СЛЕДУЮЩЕГО ШАГА для каждого из дел и проектов, для того чтобы избежать «зависания приложения» и возникновения возвращающихся мыслей о том «что же делать по этому поводу?».