Детсадовская» модель организации пространства

В своей первой книге «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу» я описала концепцию использования классной комнаты детского сада в качестве идеальной модели для организации любого пространства.

^{Детский сад как идеальная модель организации пространства}

Причина, почему классная комната детского сада функционирует настолько успешно, заключается в том, что она разделена на четко определенные зоны деятельности, чтобы дети могли сосредоточиться в нужный момент на чем-то одном. В ней есть уголок для чтения, зона для занятий рисованием, лепкой и другими видами прикладного искусства, музыкальный уголок и зона для переодевания. Все вещи имеют четко определенное место расположения, поэтому всегда найдется только одно логически обоснованное место, где можно найти определенную вещь и куда можно снова положить ее.

Легко понять, как можно применить этот принцип к любому физическому пространству, будь это ваша кухня или ваш офис, но как это можно применить к управлению временем?

Зоны деятельности вашего расписания включают в себя все родственные или связанные задачи: например, чтение и сортировку корреспонденции, электронной почты и телефонные звонки. Точно так же, как для вашей обуви отведено определенное место в шкафу, для всех задач должно быть отведено определенное место в вашем расписании.

Когда вы устанавливаете обособленные зоны для каждого рода деятельности, это также предотвращает смешивание разнородных задач и перетекание задач из одной временной зоны в другую, что подрывало бы вашу способность концентрации и мешало бы вам наслаждаться текущим делом. Скажем, сейчас — вечер вторника, и вы играете в «Монополию» со своими детьми. Когда ваша фишка попадает на Парк Плэйс и ваша дочь говорит вам: «Плати», вы вдруг вспоминаете, что у вас есть настоящие счета, которые вам нужно оплатить. Вместо того чтобы немедленно хвататься за свою чековую книжку, вы вспоминаете о своем плане распределения времени. Вы знаете, что оплачиваете счета по субботам утром, поэтому нет никакого повода беспокоиться об этом во вторник вечером. Вы возвращаетесь к своим детям с ясной головой. Ваш план распределения времени позволяет вам исключить стресс из своей жизни.

Зоны деятельности вашего плана распределения времени

План распределения времени — это расписание, которое разделено на зоны деятельности, соответствующие различным областям вашей жизни и включающие в себя все задачи в вашем списке текущих дел. Как вы помните из главы 4, список областей жизни выглядит примерно так:

• Работа.

• Семейная жизнь.

• Личное развитие.

• Отношения с любимым человеком.

• Отношения с друзьями.

• Финансовое благополучие.

• Образование.

• Дом.

• Духовная жизнь.

Все ваши действия будут содействовать реализации ваших целей в этих областях жизни. Например, для достижения своих целей в области образования вы можете создать зоны деятельности для занятий на курсах французского языка или изучения чего-то еще. Для достижения своих целей в области досуга вы можете создать отдельные чередующиеся зоны деятельности для отдыха и самосовершенствования: в один день вы проводите время, отведенное для отдыха, медитируя на берегу озера, на следующий — используете его, сидя в Интернете; в один день время, отведенное для самосовершенствования, используется для катания на велосипеде, в другой — для видеосъемок и монтажа видеофильмов. Не думайте пока о планировании конкретных задач и дел. Вы сможете решить позже, будете ли вы проводить время отдыха, медитируя на берегу озера или сидя за компьютером. Суть в том, чтобы иметь установленное время для выбранных вами видов деятельности, которые помогают вам достичь вашей цели — отдохнуть и расслабиться — и знать, в какую из зон деятельности включена каждая конкретная задача (вы научитесь этому в главе 7 «Сортировка задач»).

Ниже приведены примеры планов распределения времени троих людей, каждый из которых живет своей особенной жизнью. Заметьте, как изменяется то количество времени, которое отводится на каждый из видов деятельности, от человека к человеку.

Вильям — генеральный директор крупной производственной компании. Его план распределения времени представлен на странице 98.

Саманта — медсестра и мать двоих детей. Ее план — на странице 99.

Ирен — предприниматель и спортсмен-марафонец одновременно. Ее план — на странице 100.

Ваш план распределения времени может отличаться от всех остальных, но как фундаментальное опорное средство он работает для каждого.

^{План распределения времени: Вильям}

^{План распределения времени: Саманта}

^{План распределения времени: Ирен}

В чем польза планов распределения времени

Как вы могли увидеть, план распределения времени — это хорошо структурированное расписание, которое учитывает все ваши виды деятельности, как шкаф, содержащий все ваши вещи. Представьте себе порядок в шкафу: обувь на полках для обуви, свитера — на полках, шляпы и прочие головные уборы висят на крючках. Если вы купили новую пару обуви, вы тотчас же увидите, где для нее найдется место. Если у вас больше нет места для обуви, вам придется его создать — надстроить еще одну полку за счет пространства для одежды или избавиться от другой пары обуви — так, чтобы ваша новая покупка смогла поместиться в шкафу. Если вы просто попытаетесь второпях затолкать новые туфли на полку с одеждой, кроме очевидного вреда самим вещам ваш шкаф лишится должного порядка и вы потеряете драгоценное время, пытаясь разыскать в нем нужные вещи.

Чтобы управлять своим временем, вы должны всегда стремиться поместить новые задачи в те зоны, к которым они относятся. Когда происходит что-либо незапланированное, вы сможете тотчас же увидеть, удастся ли вам без труда включить это в свои планы или придется урвать время от другой зоны деятельности, чтобы найти место для этой неожиданно возникшей задачи. Если вы втискиваете новую задачу куда ни попадя в надежде, что по-прежнему успеете сделать все остальное, вы вскоре обнаружите, что вновь выбиваетесь из графика и чувствуете, что вам не хватает времени для самого важного. Смотрите на выбранные вами зоны деятельности как на сосуды, полки, ящики и корзины, которые содержат различные области вашей жизни и соответствующие им виды деятельности обособленно, — так, чтобы они не мешали друг другу.

Как создать свой план распределения времени

Первый шаг в создании плана распределения времени — описание и схематическое изображение вашей деятельности в настоящее время, чтобы вы смогли проанализировать ее. На листе бумаги или с помощью компьютера (вы можете воспользоваться для этого текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок, или редактором таблиц Excel) изобразите ваш собственный незаполненный бланк плана распределения времени. Запишите названия дней недели по горизонтали вверху страницы над колонками и часы дня слева по вертикали. Начните свое расписание с того момента, когда вы встаете утром, и закончите временем, когда вы ложитесь спать. Включите в него регулярные перерывы на еду. Внесите в него ваши встречи, совещания, занятия — те, которые проходят регулярно и систематически в определенное время.

Затем в течение недели или двух ведите записи всего, что вы делаете, час за часом или, если это не представляется возможным, отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности. Если ваш рабочий день длится с девяти утра до пяти вечера и вы весь день мечетесь, разрываясь между общением с посетителями, исполнением административных обязанностей и проведением совещаний, попытайтесь в общих чертах отметить, в какое время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких минут или более перед переключением с одного дела на другое, это хороший знак — значит, план распределения времени обязательно окажет вам большую помощь!

Если области вашей деятельности совмещаются — например, идя вместе с семьей в церковь, вы совмещаете время для семьи со временем для духовного развития, — отметьте и это. Вы, вероятно, уже выяснили для себя, как успешно сочетать некоторые виды деятельности.

Через неделю или две возьмите текущий план распределения времени и пристально посмотрите на этот снимок вашей жизни. Насколько она сбалансирована? Сколько времени вы уделяете каждому виду деятельности? Раскрасьте блоки времени: желтым — время, проведенное с семьей, синим — время работы и т. д. — это поможет вам разглядеть ответ еще более ясно. Не тратите ли вы слишком много времени на какое-то одно занятие (например, на просмотр телепередач) или на один вид деятельности (отдых)? Возможно, вы посвящаете несколько часов в неделю административной работе и практически ничего — маркетингу своего бизнеса. Вы все еще тратите время на занятия, которые вы давно переросли? Может быть, вам не нужно проводить так много совещаний и встреч — теперь, когда средства коммуникации стали настолько совершенными. Не замечаете ли вы окна свободного времени, которые вы привыкли растрачивать по мелочам? Знание того, когда эти окна обычно появляются и сколько времени они продолжаются, поможет вам найти способ заполнить их важной деятельностью. Или ваши дни настолько плотно забиты делами, что это вызывает у вас постоянную головную боль? Спросите себя, насколько ваше расписание кажется вам уравновешенным, сбалансированным.

Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка, вы можете начать трансформировать ваш план распределения времени, приводя его в соответствие с вашими ценностями и желаниями.

^{Чистый бланк плана распределения времени}

Создание идеального плана распределения времени.

В главе 4 вы определили свои стратегические цели и те конкретные виды деятельности, которые поддерживают реализацию этих целей. Теперь вам понадобится эта информация, потому что сейчас вы будете выделять регулярные области времени в вашем расписании для всех тех видов деятельности, которые важны для вас.

Если ваш текущий план распределения времени показывает, что вы уделяли мало времени самим себе, вы должны отвести для этого больше времени в вашем плане. У вас достаточно времени на отдых в течение дня? Если одна из ваших целей — играть на виолончели минимум четыре часа в неделю, а вы не выделили для этого времени, пришла пора сделать это. Вы можете запланировать для этого два периода времени по два часа каждый еженедельно или играть по одному часу в день четыре дня в неделю.

Хотя у большинства из нас есть регулярные часы рабочего времени, у нас нет регулярного времени для других занятий. После того как вы выяснили, сколько времени вам следует выделить для них, вы должны решить, когда их запланировать. Вернитесь к главе 3, в которой вы изучали ваши ритмы и циклы изменения энергии. Вы будете знать, в какое время вам лучше всего заниматься тем или иным делом — в начале дня или в конце.

В пределах зон деятельности вы можете создавать особенные, меньшие по продолжительности зоны. На работе вы можете захотеть ежедневно выделять особое время для ответных телефонных звонков и писем и другой блок времени для встреч с коллегами с целью обмена информацией. В большой блок времени, посвященного семье в выходные, вы можете включить дела и задачи, выполнение которых поможет вам достичь вашей цели по созданию уюта и тепла в доме. Я знаю, может оказаться очень непривычным думать об уборке в доме как о «проведении времени в кругу семьи», но вы ведь делаете это потому, что вашей стратегической целью является чистый и уютный дом. Если это сможет помочь вам воспринимать рутинную уборку именно таким образом, сделайте время уборки дома настоящей семейной задачей — утром по воскресеньям вы можете приводить дом в порядок все вместе в течение двух часов, слушая при этом энергичную музыку.

Давайте возьмем цель «Укрепление здоровья» из примера в главе 4, чтобы проиллюстрировать, как составлять график распределения видов деятельности. Представьте на минуту, что это ваша цель.

Чтобы убедиться, что вы нашли время для всех видов деятельности, которые поддерживают эту вашу цель, запланируйте в своем плане время сна, достаточное для того, чтобы чувствовать себя отдохнувшим, зарезервируйте блок времени для тренировок три раза в неделю и внесите в ваш ежедневный график время, чтобы готовить себе здоровую пищу.

Теперь вам нужно поместить все эти зоны деятельности на вашем плане распределения времени. Постройте новый план распределения времени, отражающий желаемое равновесие между различными областями вашей жизни. Продолжайте делать это в отношении всех своих стратегических целей. Распишите свое время на всю неделю.

^{План распределения времени, построенный на основе стратегической цели}

Продолжайте делать это в отношении всех своих стратегических целей. Распишите свое время на всю неделю.

Теперь спросите себя: «Действительно ли мое расписание достаточно сбалансировано? Все ли основные области моей жизни представлены в нем? Не забыл ли я включить сюда время для развлечений, отдыха и досуга? Уравновешены ли в этом плане моей жизни умственная и физическая работа, личное время и общественная деятельность? Подходит ли лично мне выбранный ритм и темп жизни? Позволяет ли этот план поддерживать и восстанавливать мои силы?»

Составление плана распределения времени напоминает собирание головоломки из множества маленьких кусочков. Перемещайте отдельные зоны деятельности с места на место. Постарайтесь сложить кусочки так, чтобы жизнь в соответствии с этим планом приносила вам радость и удовольствие. Конечно, некоторые зоны, например ваше рабочее время или время учебы, нельзя передвинуть, но тем не менее подойдите к этой задаче творчески, так как вы можете переместить что-то другое. Если вы только начинаете работать с этой системой планирования, вы можете не знать точно, когда лучше всего сходить за продуктами (если рядом с вами есть круглосуточно работающий супермаркет, почему бы не сходить за покупками ближе к полуночи, когда в магазине мало народу?). Не слишком беспокойтесь об этом. Если вы не знаете, куда поместить то или иное занятие, всегда следуйте своей интуиции, своему первому желанию. Оно обычно самое верное, а если нет — время само покажет вам это, и позже вы сможете все исправить.

Когда вы составили свой план распределения времени, придерживайтесь его в течение пары недель. Посмотрите на то, как вы будете себя чувствовать. После того как вы увидите его в действии, вы сможете лучше оценить его и внести необходимые изменения.

Когда вы составили свой план распределения времени, вы, скорее всего, избежите появления свободных окон в вашем графике. Если у вас больше задач, чем времени, один из вариантов выхода из создавшегося положения — работа в многозадачном режиме, совмещение или наложение задач, о чем рассказано ниже. Кроме того, в главе 9 «Назначение времени» вы научитесь приемам снижения вашей рабочей нагрузки.