Учет доходов в виде превышения существующих норм командировочных расходов

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки (как внутри страны, так и за ее пределы) в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке;

- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Суммы превышения норм, установленных действующим законодательством РФ, подлежат включению в налоговую базу при исчислении налога на доходы работников. Соответственно, организация обязана удержать и перечислить в бюджет исчисленную в этом случае сумму налога по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Понятие служебной командировки, а также особенности порядка направления в них работников предусмотрены в ст. 168 ТК РФ, а также в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (далее по тексту - Положение о командировках).

В соответствии со ст. 264 НК РФ организации вправе принимать в качестве расходов фактические затраты на выплату суточных и полевого довольствия, выплаченные на командировку. При этом размер суточных и полевого довольствия должны быть установлены коллективным договором или локально-нормативном акте организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках).

Если работнику наличными денежными средствами возмещаются расходы после предоставления отчета:

Д-т 26 - К-т 71 - работнику организации начислены суточные по командировке, в т.ч. сверх норм;

Д-т 71 - К-т 68 - исчислен налог на доход работника по ставке 13% с суммы оплаты суточных по командировке сверх норм;

Д-т 71 - К-т 50 - работнику оплачены расходы по командировке за минусом исчисленного налога на доход;

Д-т 68 - К-т 51 - удержанный налог перечислен в бюджет.

Если работнику наличные денежные средства выдаются под отчет:

Д-т 71 - К-т 50 - работнику выданы деньги под отчет на командировку.

После представления авансового отчета:

Д-т 26 - К-т 71 - работнику организации начислены суточные по командировке, в т.ч. сверх норм;

Д-т 70 - К-т 68 - исчислен налог на доход работника по ставке 13% с суммы оплаты суточных по командировке сверх норм.

В день выдачи зарплаты наличными через кассу:

Д-т 68 - К-т 51 - удержанный налог перечислен в бюджет.

Пример 1. Согласно приказу директора работникам организации при краткосрочных командировках по России оплачиваются суточные, исходя из 800 руб. за каждый день командировки. 12 января работник организации представил авансовый отчет по командировочным расходам по поездке во Владивосток на пять дней. В качестве оправдательных документов к отчету приложены командировочное удостоверение с необходимыми отметками, билеты на самолет на сумму 18 825 руб., счет гостиницы на проживание в течение четырех дней на сумму 1 500 руб.

По утвержденному авансовому отчету работнику причитается к выдаче на руки возмещение по командировочным расходам в сумме 24 325 руб. = 18 825 руб. + 1 500 руб. + 800 руб. х 5 дней.

По сумме превышения выплачиваемых суточных над нормативно установленными их размерами организацией определена налоговая база по исчислению налога на доходы работника в сумме 500 руб. = (800 руб. - 700 руб.) х 5 дней. Иные командировочные расходы документально подтверждены, поэтому налогообложению налогом на доходы физических лиц не подлежат.

С дохода работника по указанному основанию исчислен налог на доход по ставке 13% в общей сумме 65 руб. = 500 руб. х 13%.

Исчисленный налог удерживается из суммы, причитающейся работнику по возмещению командировочных расходов.

15 января работнику из кассы за счет поступившей выручки погашена задолженность по командировочным расходам в сумме 24 260 руб. = 24 325руб. - 65 руб.

На следующий день удержанная сумма налога перечислена в бюджет.

12.01. Д-т 26 - К-т 71 - + 24 325 руб.

12.01. Д-т 71 - К-т 68 - + 65 руб.

15.01. Д-т 71 - К-т 50 - + 24 260 руб.

16.01. Д-т 68 - К-т 51 - + 65 руб.

Пример 2. Член совета директоров организации прибывает на заседание совета директоров, проходившее в течение 5 дней с 7 по 12 января. Согласно приказу директора организации членам совета директоров организации при участии в заседании совета директоров оплачиваются суточные, исходя из 900 руб. за каждый день. Таким образом, указанному члену совета директоров причитается к выдаче на руки возмещение по участию в заседании в виде оплаты суточных в сумме 4 500 руб. = 900 руб. х 5 дней.

По сумме превышения выплачиваемых суточных над нормативно установленными их размерами организацией определена налоговая база по исчислению налога на доходы члена совета директоров в сумме 1 000 руб. = (900 руб. - 700 руб.) х 5 дней. С дохода гражданина по указанному основанию исчислен налог на доход по ставке 13% в общей сумме 130 руб. =1 000 руб. х 13%.

Исчисленный налог удерживается из суммы, причитающейся члену совета директоров по возмещению расходов на участие в заседании.

13 января гражданину из кассы за счет поступившей выручки погашена задолженность по начисленным выплатам в сумме 4 370 руб. = 4 500 руб. - 130 руб.

На следующий день удержанная сумма налога перечислена в бюджет.

12.01. Д-т 26 - К-т 76 - + 4 500 руб.

12.01. Д-т 76 - К-т 68 - + 130 руб.

13.01. Д-т 76 - К-т 50 - + 4 370 руб.

14.01. Д-т 68 - К-т 51 - + 130 руб.