Организация презентаций

Соблюдение правил делового этикета

Организация презентаций

4. Система «Паблик рилейшнз»

1. Внешняя привлекательность
Специфика деятельности менеджера заключается в постоянном общении с людьми. Это может быть общение с деловыми партнерами, подчиненными, руководителем, клиентами. Поэтому одна из важнейших задач менеджера — научиться оставлять о себе хорошее впечатление, научиться формировать собственный имидж. В переводе с английского имидж — это образ. Визуальная привлекательность личности. Счастлив тот, кто обладает от Бога привлекательным имиджем. Но, как правило, многие обретают известность благодаря искусству самопрезентации. Без него не достичь крупных успехов в любой деятельности, не постичь радости человеческого внимания.
Имиджем менеджера называют комплекс его внешних и внутренних качеств, ставший достоянием общественности.
Что же является составляющими частями имиджа? Это привлекательный внешний вид, умение вести себя в обществе, представить себя и свою работу путем организации презентаций, связей с прессой.
Специфика деятельности менеджера предъявляет весьма серьезные требования к его внешнему облику. Внешний облик — первый шаг к успеху, поскольку для потенциального партнера его костюм служит кодом, свидетельствующим о степени надежности и респектабельности.
Аккуратный, со вкусом одетый, подтянутый — таков внешний облик делового человека, доброжелательно воспринимаемого окружающими партнерами и клиентами. И дело здесь не в какой- то изысканности вкуса, а в том, что внешность такого человека свидетельствует о его уважении к людям.

Внешний облик мужчины
Благоприятный внешний облик и вкус в одежде — немаловажное условие успешной деятельности менеджера и предпринимателя. Об умении мужчины одеваться в первую очередь судят по галстуку. Галстук должен гармонично сочетаться с костюмом и сорочкой, поскольку в современной мужской моде галстук и сорочка играют доминирующую роль.
К однотонной сорочке подходят галстуки с рисунком, к сорочке в полоску или клетку — однотонные, спокойных расцветок. С костюмами светлых тонов принято носить яркие галстуки. К костюму из тканей в полоску или клетку необходимо подбирать однотонные галстуки, чуть светлее костюма. Полным людям больше подходят светлые, теплые тона.
Холодные светлые тона оптически увеличивают фигуру. Черный цвет рекомендуется для торжественных случаев.
Чтобы правильно подобрать галстук, необходимо иметь в виду следующее:
а) длина галстука должна быть такой, чтобы он в завязанном виде доставал пряжку ремня;
б) лучший материал для галстуков — шелк, шерсть и хлопок. Прекрасно смотрится синтетическая ткань под шелк. Шелковые галстуки идут к различным тканям и годятся для любых ситуаций. Галстук из хлопчатобумажной ткани носят в основном летом.
Лучшая ткань для сорочки — это хлопок, такие рубашки приятно носить, они легкие и выглядят добротно. Рубашки из смеси синтетики и хлопка всегда хорошо смотрятся и почти не мнутся, но в такой рубашке очень душно в жаркую погоду. Деловым людям следует избегать шелковых, блестящих и прозрачных рубашек. Для того чтобы правильно подобрать рубашку, следует обращать внимание на три основных момента:
1. Рубашка не должна собираться в складку и пузыриться вокруг талии, но и не должна вылезать из-под ремня.
2. Большое значение имеет количество пуговиц и где они пришиты (особенно для высоких и полных мужчин), т.к. при движении нижняя пуговица выскальзывает из-под ремня, рискуя обнажить живот, т.е. необходимо проследить, чтобы нижняя пуговица была на 8 см ниже ремня, а если ее нет — пришить. 3. Воротник — самое ответственное место. Он должен быть всегда по размеру. Высота воротничка зависит от возраста, например, высокий воротник скрывает морщины на шее. Сам воротник должен быть без морщин и образовывать с узлами галстука единое целое.
Манжеты рубашки должны быть чуть ниже запястья и на 1—2 см высовываться из-под рукава пиджака, плотно прилегать к руке и в то же время давать возможность свободно смотреть на наручные часы.
В деловой обстановке не рекомендуется носить сорочки с короткими рукавами. Исключение составляет теплое время года, когда пиджак не носится вообще.
В командировке менеджер часто не знает, где и как он проведет день, успеет или нет вернуться в гостиницу и переодеться соответственно случаю. Поэтому темно-синий или темно-серый костюм — наиболее распространенный для каждого случая.
Что касается обуви, то желательно носить обувь черного или темно-коричневого цвета. Летом к светлому костюму обувь черного цвета не обязательна, но в любом случае не сандалии. Если есть возможность, то цвет обуви подбирается под цветовую гамму костюма. Носки лучше иметь не очень яркие и броские, лучше серые или темные, а к бежево-коричневому костюму — коричневые. Следует также иметь в виду, что носки и галстук по своей расцветке должны гармонировать.
Головной убор и перчатки мужчины сейчас носят преимущественно к пальто или плащу для зашиты от холода. И все же шляпа должна соответствовать верхней одежде. Шляпы весной и летом носят более светлые, осенью и зимой — темные. Не рекомендуется носить велюровые шляпы, а также черные шляпы к пальто и костюму печерного цвета.
Головной убор и обувь должны сочетаться по цвету.
Вообще, главное, к чему следует стремиться, — общее впечатление опрятности, аккуратности и даже некоторой педантичности в одежде. Это должно заставить партнера думать, что столь же «подтянуты» вы будете и в делах.

Внешний облик деловой женщины
Для женщины — бизнесмена и руководителя, желающей добиться успеха при заключении контрактов, в деловых переговорах, тоже очень важно помнить о своей внешности, более того, поставить ее на службу бизнесу. Прежде всего, об одежде. Деловую одежду отличают классический покрой, неброские цвета, многофункциональность. Во всем мире основная одежда деловой женщины для работы — это костюм. Платье можно позволить себе лишь в жару и только однотонное или с неброским рисунком, строгого покроя.
В гардеробе деловой женщины должны быть две-три юбки, жакеты, две-три блузки. Менять туалеты желательно часто.
Прическа, макияж, бижутерия должны органично дополнять ваш деловой костюм. Прическа должна быть строгой, но вместе с тем элегантной. Украшений должно быть как можно меньше, но в то же время нельзя от них отказываться вообще. Лучше приобрести одно «классическое» дорогое украшение и носить его часто, нежели иметь массу дешевых вещиц.
Что касается косметики, то следует проконсультироваться со специалистом в ее подборе. Необходимо помнить, что вечерний макияж гораздо ярче дневного, поэтому для дневного макияжа лучше пользоваться пудрой светлых оттенков, румянами и губной помадой пастельных тонов. Помада и лак для ногтей должны быть одного цвета. Специалисты рекомендуют покупать больше косметики профилактической, чем декоративной. Духи следует использовать в таком количестве, чтобы запах был еле уловим. И, конечно, это должны быть дорогие духи.
Всегда следует помнить, что даже на работе женщина должна оставаться женщиной, поскольку одним из факторов ее успеха является наличие именно женских качеств, таких, как обаяние.
привлекательность. Зачастую женщине прощаются некоторые промахи и ошибки, которые не простились бы мужчине. Таким образом, подбор костюма, цветовая эстетика всей одежды (рубашки, галстука, туфель), умение «сидеть» в костюме — все это требует от руководителя, бизнесмена самого серьезного отношения. Даже такая «мелочь», как пользование духами и одеколоном.
Стремитесь к качеству. Сохраняйте современный стиль, но не делайте его чрезмерным. Соблюдайте соответствие вашего костюма вашей работе.
Но самое главное — это ваша индивидуальность. Дело не в том, как вы одеваетесь, а как вы себя ощущаете.
Можно выделить несколько общих правил:
1. Одевайтесь по возможности добротно.
2. Следите за порядком и чистотой в одежде.
3. Если сомневаетесь, что надеть в какой-то конкретной ситуации, то лучше одеваться консервативно.
4. Одевайтесь по возможности в том же стиле, что и люди, с которыми вы должны встретиться.
5. Не носите ничего кричащего, яркого.
6. Следите, чтобы ваши волосы были чистыми.
7. Постарайтесь, чтобы ваши поступки, слова и одежда запомнились с лучшей стороны.
8. Всегда имейте при себе дорогую ручку и карандаш.
9. Прежде чем идти па деловую встречу, следует еще раз посмотреть в зеркало, и вы сами удивитесь, как много мелких погрешностей обнаружите в своей внешности.
10. Если вы демонстрируете продукцию своей фирмы на выставке, помните, что ваша одежда и облик в целом — это частица информации об общем уровне вашего предприятия и качестве поставляемой продукции.

2. Соблюдение правил делового этикета.

Деловой этикет — форма делового общения, которая помогает ориентироваться в повторяющихся ситуациях. Знание делового этикета способствует овладению мастерством взаимных отношений, исходящих из принципов и норм деловой этики. Без соблюдения этих норм невозможны деловые, политические, культурные отношения, ибо мы не можем существовать, не считаясь друг с другом, не налагая на себя определенных ограничений.
Современный этикет наследует обычаи и традиции практически всех народов от седой древности до наших дней. В основе своей эти правила поведения являются всеобщими, поскольку они соблюдаются не только представителями какого-то данного общества, по и представителями самых различных социально-политических систем, существующих в современном мире.
Современный этикет регламентирует поведение людей в быту и на службе, в общественных местах и на улице, в гостях и на различного рода официальных мероприятиях — приемах, церемониях, переговорах.
Деловой этикет включает целый ряд правил, составляющих основу кодекса поведения, принятого для хорошо воспитанных людей.
Рассмотрим эти правила более подробно

Правила приветствия. Вежливость в обязательном порядке предполагает прежде всего приветствие. Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим, цивилизованному бизнесмену не следует дожидаться, пока с ним поздоровается младший по возрасту или занимаемому положению партнер. Надо поприветствовать своего собеседника первым.
Рукопожатия не всегда обязательны, когда встречаются знакомые на улице или сотрудники в помещении учреждения или предприятия. Когда посетитель входит к руководителю, достаточно вежливо и корректно ограничиться приветствием: «Доброе утро», «Здравствуйте» и т.п., при этом сделать легкий поклон головой и слегка улыбнуться.
Правила общения. Стиль делового обращения к деловым партнерам или подчиненным определяется общим стилем отношений, как в любом коллективе. Обращение «вы» прежде всего свидетельствует о высокой культуре того, кто обращается к своему партнеру или коллеге. Оно подчеркивает уважение к ним. Хорошо воспитанный и корректный менеджер всегда пользуется этой вежливой формой обращения независимо от того, с кем он беседует.
Не следует злоупотреблять обращением только по имени. По имени можно обращаться к ближайшим коллегам, если они молоды и не возражают против такого общения. Правша представления. Важным элементом вежливости в деловой жизни является представление, с помощью которого можно установить нужные и полезные связи. Этикетом предусмотрены определенные нормы, указывающие, когда и как необходимо представлять и быть представленным, и ими не следует пренебрегать.
Прежде всего, принято представлять младшего по возрасту старшему, холостого — женатому, низшего по иерархии — высшему, мужчину — женщине, более молодую женщину — старшей и т.д.
Если возникла необходимость быть представленным, а вокруг нет никого, кто мог бы вам в этом помочь, следует просто подать руку и четко назвать себя.
Обязанности мужчин по этикету. По этикету (в том числе и деловому) на мужчину возлагаются некоторые обязанности. На улице он, как правило, должен идти слева от женщины, так как место справа принято считать более почетным и безопасным.
Мужчина, сопровождая женщину, не должен курить.
Отправляясь на такси на деловую встречу, мужчина подходит к автомашине и открывает правую заднюю дверцу. Женщина садится первой. Из автомашины первым выходит мужчина и помогает выйти женщине.
Мужчина несколько опережает женщину, когда открывает дверь для нее, и входит в помещение вслед за ней.
Спускаясь по лестнице, мужчина идет на одну-две ступеньки впереди женщины, а поднимаясь — на одну ступеньку сзади. Денежные отношения. Цивилизованные преобразования, происходящие в современной рыночной экономике, обусловливают тенденции к тому, что в деловом общении немаловажное значение придается вопросам нравственности. Во все времена и у всех народов в этих вопросах уважались точность, честность и щепетильность. Если у вас имеются перед кем-либо денежные обязательства, они должны быть выполнены в срок. Если по весьма уважительной причине вы не можете этого сделать, обязательно сообщите об этом и уточните, возможно или невозможно перенести этот срок. В последнем случае вы обязаны сдержать свое слово. Противное считалось и считается беспечным и безнравственным.
Организация деловых контактов. В планировании служебных контактов основная роль отводится секретарю.
Приглашая работника, начальник должен предупредить его через секретаря о времени, длительности и теме беседы, чтобы дать ему возможность подготовиться.
В помещении, отведенном для посетителей, следует создавать для них максимальные удобства. Вся обстановка должна свидетельствовать о внимании к людям.
Деловая субординация. Вопросы субординации в деловом этикете имеют важное значение, поскольку управленческие отношения носят иерархический характер. Деловая субординация требует, прежде всего, корректности. При общении с подчиненными целесообразно применять так называемый принцип эмоциональной нейтральности, требующий ко всем сотрудникам относиться равно и выдержанно вне зависимости от личных симпатий и антипатий. Приемы. Зачастую менеджеру приходится посещать различные приемы, ужины и т.п. Существует несколько правил, которые следует знать каждому руководителю или просто воспитанному человеку:
1. На прием следует приходить в назначенное время, но уж никак не раньше. Допускается опоздание в 5—10 мин, нельзя заставлять других себя ждать.
2. Места за столом следует занимать по старшинству согласно общественному положению гостей.
3. Первыми за столом рассаживаются дамы, мужчины должны им помочь.
4. Места за столом должны чередоваться, т.е. женщина должна сидеть рядом с мужчиной и наоборот.
5. Сначала обслуживают женщин, потом мужчин.
Правила, которые нужно соблюдать, сидя за столом
1. Есть нужно тихо.
2. Котлеты, рыбу ножом не едят, если это не специальный нож.
3. Мясо едят, по мере надобности отрезая от него по кусочку. Вилку держат в левой руке, нож — в правой.
4. Суп не нужно доедать до конца, лучше немного оставить в тарелке.
5. Хлеб нужно отламывать по кусочку левой рукой, когда едят второе блюдо, и откусывать от большого куска, когда едят первое блюдо.
6. Салат не берут своей ложкой.. Для этого приготовлена специальная ложка.
7. За столом не курят.
8. Нельзя пользоваться зубочисткой, а тем более пальцами.
9. Если сомневаетесь, какие вилка и нож, для какого блюда предназначены, берите крайние, постепенно передвигаясь к тарелке, не ошибетесь.
Все перечисленные правила поведения на приемах составляют немаловажную часть культурного поведения менеджера, что создает благоприятное впечатление о человеке и влияет на исход деловых переговоров. Жесты Наши жесты — телесное проявление эмоций и мыслей. Их даже называют духовными инструментами общения, в чем нет никакого преувеличения. Действительно, они несут в себе огромное количество разнокачественной информации. И, чаще всего, наиболее искренней, чем произносимые слова. Принимая во внимание двойной информационный эффект жестов — наглядность и семантическую искренность, ораторы уделяют особое внимание обладанию этим «немым» языком общения.
Жесты составляют сердцевину пантомимы. Поэтому они не сводятся к рукам. Поворот шеи, движение ног, осанка — все это приобретает особую информационную выразительность благодаря жестикуляции руками. Когда это делается артистично, то создается яркий личностный образ.
Искусство жеста — редкостный дар. Жестикуляция не может быть легко «вмонтированной» в поведение каждого человека. Не надо путать ее с махами руками во время публичного выступления. Хаотичность движения рук, излишняя порывистость, неоправданный драматизм в мимике — такие игры на публику сразу обнаруживают неподготовленность выступления, его непричастность к ораторскому мастерству.
Благодаря жесту можно меньше сказать, но в целом дать модели больше информации. Он как бы оберегает говорящего от словоблудия, забалтывания собственных мыслей.
Благодаря жесту семантика слов предстает зрительно, что делает мысли говорящего образно понятными.

Организация презентаций
Конечно, можно создать себе имидж, никогда не встречаясь с людьми, но результат может оказаться скорее негативным, чем позитивным.
В идеале менеджер должен встретиться с публикой лицом к лицу и произвести на нее впечатление обаянием собственной личности, своим энтузиазмом и способностями. Одним из наиболее действенных способов организации контакта лицом к лицу является устройство презентации.
Презентация — это упражнение в убеждении. Конечно, есть и другие составляющие, например передача информации и идей, но презентации устраивают для того, чтобы убедить человека или группу людей:
• принять или пересмотреть свою позицию;
• принять или изменить мнение;
• предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.
Презентацией является ситуация, когда вы оказываетесь перед аудиторией и рассказываете что-то о вашей работе, вашей продукции или же о вашем учреждении. Это может быть презентация для нескольких коллег относительно достигнутого вами прогресса в работе, информирование целой управленческой команды о том, какого успеха добился ваш отдел; для аудитории в несколько сотен представителей или множество иных промежуточных вариантов. Поэтому необходимо учесть все организационные рифы презентации, за счет хорошей подготовки и учета психологии аудитории провести ее как можно лучше и таким образом еще больше упрочить ваш имидж.
Начните с определения приоритетов:
1. Точно сформулируйте цель встречи. Постарайтесь сформулировать свою цель как можно яснее и убедитесь также, что каждый человек из вашей команды понимает это. Эта цель должна стать критерием, по которому вы и будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в презентацию.
2. Определитесь с аудиторией. Вы должны понять свою аудиторию, постараться выяснить степень интереса, информированности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми можно столкнуться.
Существует три типа аудиторий:
1. Больше ста человек.
2. Меньше ста или пятидесяти человек.
3. Несколько человек.
Отличие последней аудитории в том, что это и не аудитория вовсе, а несколько человек со своими проблемами, точками зрения. Успех презентации в такой аудитории зависит от количества времени для ответов на вопросы.
Положительной стороной такой аудитории является то, что у оратора имеется большая вероятность убедить каждого человека, ответить на его вопросы, рассеять его сомнения.

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
1. Определите конкретную цель презентации одним предложением.
2. Определитесь относительно аудитории.
3. Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оставить аудитории.
4. Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела.
5. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и определяя выступающего.
6. Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию.
7. Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало аудиторию.
8. Используйте такие приемы, как «вопрос—ответ», чтобы заинтересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас.
9. Если это имеет значение, определитесь с величиной аудитории и решите, кого пригласить.
Решите, где проводить презентацию.
Когда вы будете иметь основу для презентации, произведите следующие действия [56, с. 46]:
1. Проработайте весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается.
2. Выявите объяснения или аргументы, которые слишком сложны, и упростите их.
3. Обдумайте пути варьирования структуры выступления.
4. Убедитесь, что все изменения, которые вы вносите, чтобы повысить интерес, имеют отношение к предмету беседы.
5. Делайте разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории.
6. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением.
7. Позаботьтесь, чтобы аудитория знала, что будет дальше.
8. Постарайтесь вовлечь аудиторию в процесс выступления.
9. Решите, что нужно запомнить слушателям, и придумайте, что сделать, чтобы они действительно это не забыли.

Система «Паблик рилейшнз»

Пресс-рилейшнз» — связи с прессой. Это специально создаваемые службы внутри организации, которые разрабатывают стратегию и практику связи организаций, фирм со СМИ. Международный опыт свидетельствует, что «пресс-рилейшнз» опирается на четыре принципиальные основы:
1. Личные контакты.
2. Взаимное доверие и уважение.
3. Умение находить компромисс в интересах СМИ.
4. Соблюдение точности и быстроты предоставления материала.
Поскольку хорошая слава также важна, то очевидно, что того, кто в состоянии представить компанию в выгодном свете перед средствами массовой информации, в компании будут всячески поощрять. Они ведь способны представлять хороший имидж организации всему миру, и, следовательно, их собственный имидж в глазах широкой публики тоже сильно возвысится.

РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ПРЕСС-СЕКРЕТАРЯ
1. Необходимо подготовить как можно более полную и популярную информацию. Это информация о компании, ее деятельности, продукции, проблемах, планах и т.д.
2. Необходимо выяснить цели интервью и давать подготовленные заранее ответы и заявления, особенно если они спорны.
3. Пресс-секретарь должен держать интервью под контролем, следить за всеми фактами и заранее подготовленными ответами и быть способным говорить умно и по существу дела. Любое колебание, потеря уверенности или незнание ситуации будет замечено слушателем или репортером и породит сомнения в правдоподобности. В этом плане будет лучше сказать: «Я не знаю».
4. Необходимо разработать три-четыре простых заявления, которые хочет сделать организация: возможно, одни и те же предложения только в разных направлениях. Так что, если репортер захочет повернуть интервью в другом направлении, пресс-секретарь сможет вернуть его к теме, которую предпочитает компания, поскольку постоянный отказ отвечать на вопросы может привести к более конфронтационному интервью.
5. Пресс-секретарь должен быть готов к «экспромту», парировать попытки поймать его на неосведомленности и спровоцировать неподготовленный, глупый ответ или комментарий.
6. Пресс-секретарь должен уметь сохранять спокойствие при давлении или нападках, быстро думать, чтобы вовремя отразить критику, снизить агрессию, установить контроль и никогда не терять самообладания.
7. Пресс-секретарь должен знать, что интервью большинства существующих средств массовой информации длятся минуту или меньше, и поэтому возможно дать только два-три важных комментария. Нужно быть спокойным, заинтересованным и серьезным, но никогда не пытаться шутить или флиртовать. В некоторых случаях, особенно по телевидению, манера, в которой делается заявление, может быть гораздо важней, чем содержание.
8. Нужно иметь время на обдумывание вопросов, просить, чтобы их повторили, если это необходимо.
9. Лживое заявление исключается, все нужно проверять.
10. Будьте приветливы и не становитесь в оборонительную позицию. Необходимо, чтобы чувствовалась доброжелательность.

Рекомендуемая литература
Берд П. Продай себя. — Минск: Амалфея, 1996. — 208 с.
Джей Э. Эффективная презентация: Пер. с англ. — Минск: Амалфея, 1996. – 208 с
Джеймс Д. Эффективный самомаркетинг. Искусство создания положительного образа: Пер. с англ. — М.: Филинъ, 1998. —128 с.
Кузин Ф.А. Делайте бизнес красиво. — М.: ИНФРА-М, 1996. — 272 с.
Кузин Ф.А. Имидж бизнесмена. — М., 1996. — 304 с.
Невзлин Л.Б. «Паблик рилейшнз» — кому зто нужно! — М.: Экономика, 1992. – 222 с.
Панасюк А.Ю. Вам нужен имиджмейкер? — М.: Дело, 1998. — 240 с.
Поведение руководителя: Практическое пособие / Автор-составитель Л.С. Вечер — Минск: Новое знание, 2000. — 208 с.
Рева В.Е. Связи с общественностью: история, теория, практика. — М.: Малыш, 1997. – 156 с.
Сабат Э.М. Бизнес-этикет / Пер. с англ. Б.Н. Осетрова — М.: Фаир- Пресс, 1999. – 240 с.
Управление персоналом. — 2000 г. — № 2
Управление персоналом. — 2000 г. — № 3.
Холопова Т. И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. – М.: Анкил, 1995. – 368 с.
Шепель В.М. Имиджелогия: секреты личного обаяния. — М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1994. – 320 с.
Шепель В.М. Управленческая этика. — М.: Экономика, 1989.