Используйте области размещения для организации отчета

Макет разделен на выделенные контуром области размещения, в которые перетаскиваются поля из списка. Макет становится отчетом сводной таблицы.

Подписи областей размещения указывают, куда необходимо перетащить данные для применения определенной ориентации.

Далее определим, какие поля необходимо поместить в макет (необязательно использовать все поля). Напоминаю вопрос - мы хотим определить, где, когда и сколько мидий было собрано.

(Нарисовать на доске схему таблицы)

Нас интересуют следующие поля: Дата, район, станция, и N (где перечислены анализируемые особи).

Поля строк отображают данные по вертикали, по одной единице на строку.

Поля столбцов отображают данные по горизонтали, по одной единице на столбец.

Поля страниц отображают данные в виде страниц со сгруппированными или разделенными данными, введенными на них.

Элементы данных, в которых отображаются и суммируются числовые данные.

· В области Поля строк данные отображаются по вертикали, по одному элементу на строку. Сюда можно перетащить поле Дата, чтобы каждая дата отображалась в отдельной строке.

· В области Поля столбцов данные отображаются по горизонтали, по одному элементу в столбце. Чтобы отобразить, где были взяты выборки в отдельные даты перетащим поле Станция в область размещения Перетащите сюда поля столбцов. Можно просто оставить эту область пустой; заполнять все области размещения не обязательно.

· В области Поля страниц группируются и отображаются данные, так, как если бы они находились на отдельных страницах, так что можно в каждый момент времени рассматривать только нужную часть данных. Например, перетащив в эту область поле Район, можно выбирать просмотр данных по одному району, как если бы они были на отдельной странице.

· В области Элементы данных отображаются и суммируются данные, как правило, числовые. Например, в эту область следует перетащить поле N, поскольку требуется оценить количество собранного материала и общий итог.

Взгляните на этот сводный отчет. С первого взгляда видно, когда, где и сколько было собрано материала.

Что касается прямоугольника с текстом Количество по полю N, то здесь показано, какие операции произведены с данными того поля, которое помещено в область перетащите сюда элементы данных. Чтобы изменить имя поля, его следует выбрать, ввести новый текст и нажать клавишу ВВОД. Например, заменим на название Количество собранных моллюсков.

Данные в сводной таблице всегда можно отсортировать. Чтобы выполнить сортировку, сначала следует выбрать вкладку Параметры (Работа со сводными таблицами) на панели инструментов, а затем выбрать команду Сортировка. Проведем сортировку по датам наблюдений в порядке возрастания.

Всегда можно также изменить формат отображаемых данных.

Чтобы отформатировать числа, необходимо щелкнуть любую ячейку в области данных, выбрать кнопку Активное поле – Параметры поля на панели инструментов во вкладке Параметры (Сводные таблицы), а затем щелкнуть Числовой ф ормат и выбрать например, другой формат даты.

Если вы добавили в исходную таблицу новые данные, внести нужные изменения в отчет можно очень быстро. Следует просто нажать кнопку Обновить во вкладке Параметры (Сводные таблицы) на панели инструментов, чтобы обновить отчет, внеся в него все изменения.

Количество является только одним из инструментов, с помощью которых в отчетах сводной таблицы может выполняться обобщение числовых данных.

Чтобы выполнить подсчет другого рода, вам нужно будет щелкнуть любую ячейку в области данных, нажать кнопку кнопку Активное поле – Параметры поля на панели инструментов во вкладке Параметры (Сводные таблицы), а затем сделать нужный выбор в списке Операция, чтобы получить количество, найти среднее, минимальное или максимальное значение или же определить какую-либо другую обобщающую характеристику. Если в качестве элементов данных используются поля с текстовыми переменными, в качестве операции по умолчанию всегда используется количество.

Всегда можно добавить поля с данными в отчет. Для этого щелкнем на любой ячейке отчета, появляется список полей сводной таблицы, поля добавляются простым перетаскиванием. Чтобы удалить не нужное поле, нажать стрелку напротив названия поля в окне «список полей сводной таблицы» и выбрать команду «удалить поле».

Вы можете перетащить более одного поля в любую область размещения в отчете.