Организация и комплектование Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по трем уровням:

· в пределах Архивного фонда государственного учреждения в целом;

· пределах архива;

· в пределах Архивного фонда.

Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда государственного учреждения в целом, лежит в основе построении сети государственных хранилищ, которую образуют, государственные учреждения, муниципальные архивы, ведомственные архивы, Центр документации новейшей истории, городские и районные архивы, музеи, библиотеки, военкоматы. Именно здесь хранятся документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Признаки организации документов этого уровня были выработаны не сразу, окончательно сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном Архивном фонде составлялась по следующим признакам:

· принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

· принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

· принадлежность к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

· принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

· принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

· способу и технике закрепления информации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

В связи с этим изменилось организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

· по формам собственности:

Архивный фонд Российской Федерации в зависимости от собственности на его документы, состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда составляют находящиеся на территории области Архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью и муниципальной собственностью.

К государственной собственности относятся:

· Архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства, действовавших на территории, ранее принятые на хранение в государственный архивы;

· Архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к государственной собственности;

· Архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение в Центр документации новейшей истории;

· Архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

· Архивные фонды и архивные документы других общественных организаций или объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом Российской Федерации об общественных организациях, принятые на хранение в государственные архивы и Центр документации новейшей истории;

· Архивные фонды архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в государственную собственность, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в государственную собственность.

К муниципальной собственности относятся Архивные фонды и архивные документы, образующиеся в деятельности местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий отнесенных к муниципальной собственности.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют Архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

· общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

· негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

· физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы коллекции документов и другие).

· по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

· Архивные письменные и графические документы на бумажных носителях кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные документы;

· организация фондов документов по срокам хранения:

· Архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

· Архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

· Архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах;

· Архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного вида, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Для документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации применяются разные категории сроков хранения, постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное, иены в графическом варианте. Организация документов и дел в пределах архива.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

· принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

· логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются: его организационная

(функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации. компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет Архивный фонд.

Разновидностями Архивного фонда являются:

· Архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации);

· Архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

· Объединенный Архивный фонд состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи - однородность преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности местонахождение и др., а для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Объединенные Архивные фонды могут быть сформированы из фондов:

· однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;

· руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;

· органов власти и состоящих при них организаций;

· организаций, объединенных объектом деятельности;

· последовательно сменявших друг друга организации, если функций предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

· двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному авторскому, хронологическому и др.).

Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами.

Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат. Организация документов в пределах Архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

a. определение границ Архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

b. определение фондовой принадлежности документов.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователях в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда выяснить:

· когда поступил фонд на хранение;

· степень его сохранности;

· объем фонда;

· крайние даты документов.

· определение границ Архивного фонда.

В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающей части уже имеющегося Архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового Архивного фонда. К таким факторам относятся:

· изменение конституционных основ государства;

· изменение административно-территориального деления;

· изменение формы собственности организации-фондообразователя;

· реорганизация организации-фондообразователя;

· ликвидация организации-фондообразователя.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

· Архивного фонда организации - официальные даты ее образование регистрации) и ликвидации;

· объединенного Архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

· Архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) -даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

· Архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа. Хронологические границы Архивного фонда могут не совпадать крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам, отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе следственных и судебных дел. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

Определение границ Архивного фонда в связи с изменением конституционных основ государства.

Документы ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют, как правило, разные Архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих нормативных правовых актов о конкретном, ведомстве.

Документы отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов всех уровней и документы соответствующих отраслевых управлений отделов администраций, если их задачи и функции остались без изменений, составляют единые фонды.

Документы избирательных комиссий по выборам органов государственной власти, образованных в соответствии с Конституцией Российской Федерации 1993 г., организуются в отдельные архивные фонды. Допускается создание объединенных Архивных фондов из документов избирательных комиссий по территориальному признаку.

Документы прокуратур и судов, городов, районов продолжают ранее принятые Архивные фонды прокуратур, судов. Определение границ Архивного фонда в связи с изменением административно-территориального деления.

Документы органов государственной власти и местного самоуправлении образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов Российской Федераций или изменением их территориальных границ, составляют новые Архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований внутри субъектов Российской Федерации не образуют новых Архивных фондов.

Переименование или преобразование административнотерриториальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых Архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти местного самоуправления.

Документы промышленных и сельскохозяйственных, финансовых, хозяйственных, научных, культурных, медицинских организаций, учебных заведений и др. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые Архивные фонды.

Не зависит от изменения административно-территориального деления фондирование документов органов управления и учреждений специализированных ведомственных округов (военных и др.).

Определение границ Архивного фонда в связи с изменением формы собственности фондообразователя.

Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые Архивные фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государственной организации и хранящиеся в образованной негосударственной структуре, при поступлении в архив включаются в фонд государственной организации.

Смена собственника организации, без изменения формы собственности, не влечет за собой создания нового Архивного фонда.

Возможно создание объединенных Архивных фондов из документов организаций-преемников, относящихся к разным формам собственности, при условии передачи документов каждой из них в государственную часть архива Московской области.

Документы совместных предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые Архивные фонды.

Документы аналогичных совместных организаций без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности составляют новые Архивные фонды.

Определение границ Архивного фонда в связи с реорганизацией фондообразователя. Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового Архивного фонда.

Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения, не является основанием для создания нового Архивного фонда.

Если на базе ведомства, создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый Архивный фонд.

Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой организации не является основанием для создания из ее документов с момента этого выделения нового фонда.

Изменение подчиненности организации, ее структуры, местонахождения, переименование или частичное изменение ее названия, не сопровождающиеся изменением ее первоначальных функций, также не являются основанием для создания нового Архивного фонда.

Определение границ Архивного фонда в связи с ликвидацией фондообразователя.

При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые Архивные фонды.

Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единые Архивные фонды.

· Определение фондовой принадлежности документов.

Определить фондовую принадлежность документов — определить соответствие документов тому или иному Архивному фонду на основе соответствующих признаков.

Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному Архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название организации-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если дело утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов. Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, докладных записок), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц. Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих - автор.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначения адресатов, подписи, почерк содержание.

В пределах Архивного фонда учетно-классификационной единицей является: единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью.

Схема систематизации Архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы) отраженные в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

· структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

· хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

· функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем пли вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

· номинального (по делопроизводственной форме - родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

· корреспондентского (по организациям и лицам в результате переписке с которым образовались единицы хранения);

· географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

· авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся

структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы -по времени формирования единиц хранения.

Хронологически-функциональная или функционально хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации. При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам; во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам. а затем внутри каждой темы по хронологии.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, - сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:

· творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);

· письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);

· письма фондообразователю;

· документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);

· документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);

· документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;

· коллекции.

Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя - по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный Архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный Архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов иных организаций используется одинаковая схема систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть, объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

· единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

· единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относящиеся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к

начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

· единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению в котором они были закончены;

· в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;

· единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

· определение источников комплектования;

· определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

· прием-передача документов в архив.

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть: государственные и муниципальные организации, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда, бывшие государственные организации - источники комплектования, временно хранящие документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности, негосударственные организации, общественные и политические движения и партии, физические лица, документы которых в установленном порядке отнесены к негосударственной части Архивного Фонда заключившие с государственным архивом договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Федеральная архивная служба России, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют категории государственных организаций, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.

Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг. К концу 1980-х гг. они были и дифференцированы. В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов для учреждений:

· значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

· полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

· соответствие документов учреждения профилю государственного архива;

· для документов личного происхождения;

· значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

· история фонда, т.е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

· взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

· учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

· учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Однако в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественнополитической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

· функционально-целевого назначения;

· полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций зачитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).

В состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в состав фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.)

Определение физических лиц, Архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:

· роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;

· роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

· родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;

· состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.

Списки составляются архивом на основе названных критериев, а также примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной архивной службой России, в том числе совместно с ведомствами.

В практике комплектования государственного архива установились различные формы приема документов от организаций:

· полная форма, когда от организаций принимается весь комплекс документов постоянного хранения;

· подвидовая выборочная форма, когда принимается отдельные категории документов от каждой организации данного вида;

· групповая выборочная форма, когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида.

Анализ состава документов (организационно-распорядительных, планово-отчетных, аналитических и др.), образующихся в деятельности организаций проводится с учетом перечней примерных, типовых, конкретных номенклатур дел, инструкции по делопроизводству.

Изучение состава документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций осуществляется с согласия собственника на основании соглашения.

При изучении степени повторяемости документной информации государственной организации в других фондах следует прежде всего установить степень дублирования планово-отчетной и информационноаналитической документации организации в фондах вышестоящего отраслевого органа, а также соответствующего органа исполнительной власти путем сравнительного анализа номенклатур дел и состава документов этих организаций.

Архив осуществляет прием документов в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи документов на постоянное хранение, согласованным с организациями — источниками комплектования.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

Документы организаций - источников комплектования принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

При приеме документов проводится проверка физического, санитарногигиенического, технического состояния документов и страховых копий. Документы принимаются в архив по утвержденным экспертнопроверочными комиссиями описям (документы по личному составу в случае досрочного приема - по согласованным описям), в исключительных случаях -по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Архив принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации-источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

Архив принимает документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации по истечении следующих предельных сроков их хранения в архивах организаций:

· документы государственных объединений, организаций

федерального подчинения - через 15 лет;

· документы органов государственной власти и прокуратуры Российской Федерации, прокуратур городов и районов, государственных организаций областного подчинения - через 10 лет;

· записи актов гражданского состояния - 100 лет;

· документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - через 75 лет;

· документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля государственной собственности - через 10 лет;

· научную, технологическую и патентную документацию - через 10 лет;

· конструкторскую документацию - через 15 лет;

· проектную документацию по капитальному строительству - через 25

· телеметрическую документацию - через 5 лет;

· аудиовизуальные документы - не позднее, чем через 3 года со времени изготовления;

· машиночитаемые (электронные) документы - через 5 лет.

В необходимых случаях эти сроки могут быть изменены. Досрочный прием может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации организации (смерти гражданина) при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади) у архива для приема документов.

Документы по личному составу, хранящиеся в специализированных архивах (хранилищах), отобранные на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, передаются, как правило, в общие архивы.

Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

· на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

· на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

Прием документов на временное, в том числе депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение; прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением листов проверки наличия.

Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда, поступают в архив:

· по договору дарения;

· по завещанию;

· по договору купли-продажи;

· по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, о признании документов бесхозяйственными или бесхозяйственно содержащимися.

На месте хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник архива или владелец документов составляет сдаточную опись. При заключении договора купли-продажи или изъятия документов по решению суда составляется проект оценочной описи с указанием денежной оценки документов. Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения экспертнопроверочной комиссии по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается владельцу.

При ликвидации организации - источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора архива и ликвидационной комиссии.

При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения экспертизы их ценности.

От государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится в случае отказа от их временного хранения вышестоящей (по отношению к ликвидируемой) организации и только при наличии свободных помещений.

От негосударственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения может быть осуществлен по договору архива с

собственником, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками) ликвидируемой организации.

Архив принимает на временное хранение от негосударственной организации документы с неистекшими сроками временного хранения по решению соответствующего органа исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссией или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа в оплате хранения учредителей (участников) ликвидируемой организации или иных организаций, ведающий вопросами движимого имущества организаций [22].

Документы по личному составу от действующей организации независимо от формы собственности могут быть приняты на временное хранение по договору за плату при наличии свободных площадей в архиве.

Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в архив.

Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), внесенные в опись, вместе с заключением специалиста об их ценности рассматриваются экспертно-методической комиссией архива, экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом.

Прием документов оформляется актом который подписывается работниками архива, сдающими и принимающими документы и утверждается руководством архива.

Документы на бумажной основе передаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами); аудиовизуальные документы - в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией.

Таким образом, преобразования, которые произошли в стране, коренным образом изменили организацию документов и дел Архивного фонда России так и Архивного фонда субъектов Российской Федерации.

Были определены принципиально новые подходы в комплектовании Архивного фонда, впервые в отечественном архивоведении законодательно были закреплены две его части: государственная и негосударственная.

Изменились признаки организации документов государственной части и появились совершенно новые подходы, отличающиеся от ранее применяемых, в отношении документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Для качественного комплектования Архивного фонда определены основные этапы, главной целью которых является наиболее полная концентрация ценных документов относящихся к профилю каждого архива.

Ведь именно от комплектования, то есть от того, насколько полно качественно мы отберем и передадим в государственные архивы документальные свидетельства нашей эпохи, будет зависеть источниковая база исторической науки.

Date: 2015-10-18; view: 4794; Нарушение авторских прав