ВВЕДЕНИЕ. Актуальность: В делопроизводстве суда обращается множество различных процессуальных документов, содержащих информацию о юридических значимых действиях –

Актуальность: В делопроизводстве суда обращается множество различных процессуальных документов, содержащих информацию о юридических значимых действиях – приговоры, решения, определения суда,

исковые заявления, апелляционные, кассационные, надзорные жалобы представления и другие процессуальные документы. По окончании судебного производства судебные дела, материалы подлежат хранению в архиве суда, поскольку они могут быть использованы при возникновении значимых для дела обстоятельств, которые существовали во время проведения производства по делу, но не были известны. Поэтому очень важно, чтобы дела и иные процессуальные документы хранились в надлежащих условиях.

Задача архивного работника – соблюдать и поддерживать установленный порядок при работе и хранении дел и иных документов.

Объект исследования: архив районного суда.

Предмет исследования: процессуальные действия, совершаемые при хранении дел в архиве суда.

Цель: в настоящей работе хочу мы раскрыли основные виды работ, направленные на обеспечение сохранности судебных дел и других процессуальных документов.

Задачи:

1. Определить основные задачи и функции работы архива районного суда.

2. Показать основные виды процессуальных действий, совершаемых

при работе с делами, хранящимися в архиве.

3. Показать меры (порядок) обеспечения сохранности, принятые в судебной деятельности.

Обзор источников и литературы: для раскрытия темы нашей работы vs руководствовались положениями Инструкции о порядке отбора на хранение в архиве федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, разработанной в соответствии с Федеральным законом от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Основными правилами работы ведомственных архивов; Перечнем типовых управленческих документов, используемых в деятельности организацией, с указанием срока хранения и другими нормативными правовыми документами.

В указанной Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел в государственные архивы.

Методы исследования: наблюдение, анализ практики и судебных документов, изучение литературы, участие в практической деятельности.

Структура работы: Работа состоит из введения, 3 разделов, заключения, списка литературы, приложений.

РАЗДЕЛ 1. Общая характеристика деятельности архив.

Архив – это учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; Судебные дела подлежат оформлению по завершении их рассмотрения, остальные дела - по истечении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива районного суда. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат судебные дела, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи; составление

внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка

дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел, подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизации документов, заверительные надписи не составлять.

Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается:

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов с заверительной надписью и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. По завершении рассмотрения судебных дел и по истечении года для

других видов дел в заголовке на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

ВЫВОД К 1 РАЗДЕЛУ.

1.Дела хранятся не более 10 лет.

2 В зависимости от сроков хранения проводится полное или

частичное оформление дел.

3.при приеме дел в архив проводится проверка всех документов дела и информацию по делу.

4.Дела сдаются в архив по истечению срока в зависимости от категории дела.

РАЗДЕЛ 2. Процедура подготовки и сдачи документов в архив.

Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, Наряды и другие документы передаются структурными подразделениями в архив суда ежегодно, не позднее 1 декабря текущего года, по графику, утвержденному председателем суда, по истечении 3 лет после завершения их делопроизводством. Допускается сдача документов в архив суда ранее срока, установленного в п. 9.1 Инструкции, только с разрешения председателя суда. Документы долговременного (10 лет и более) хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела, наряды постоянного хранения и по личному составу.На личные дела, сдаваемые в архив, составляется отдельная опись.Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются после утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, о чем составляется акт. Уголовные и гражданские дела, кассационные и надзорные производства передаются в архив по описям и учетно - статистическимкарточкам. О передаче дел делается отметка на обороте карточки суказанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дела.

Результаты сдачи оформляются актом, в котором указывается:

дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем и заведующим архивом и утверждается председателем суда. При передаче дел, нарядов в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел, нарядов, которые должны храниться постоянно. Поступившие в архив суда дела, наряды и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке. Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10 - 50 дел, нарядов в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив суда не сдается. На учетно - статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на хранении. По окончании исполнения по делу на учетно – статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив суда. Акт приема - передачи составляется отдельно. Из архива суда дела, наряды выдаются в структурные подразделения для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения председателей коллегий, суда, заместителей председателя суда, начальников и заместителей начальников отделов. Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указывается: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела. Если дело (наряд) хранится в соответствующем архиве, то оно требуется для служебных целей во временное пользование по отдельному письму и выдается по акту.[2]

Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок, установленный сводной номенклатурой дел, отбираются к уничтожению.

Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют работники

архива. Акты на выделенные к уничтожению дела (наряды) рассматриваются экспертной комиссией суда. Отбор дел (нарядов) и других документов к уничтожению оформляется актом. Акт рассматривается экспертной комиссией суда, в состав которой входит представитель соответствующего архивного учреждения, и утверждается председателем суда. Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела. На приговорах, решениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем дела подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела

(наряды) должны соблюдаться следующие правила: - дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и впорядке регистрационных номеров; - в конце акта делается запись о том, что из дел, производств изъяты подлинники определений, постановлений и заключений. В учетно - статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии суда

Одновременно с судебными делами, производствами,рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет. Судебные дела, производства, наряды и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумажные фабрики для переработки. Перед сдачей они упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел (нарядов). Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.[7]

Учет документов в архиве суда - это средство контроля за их наличием и обеспечения их сохранности. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы. Основными учетными документами в архиве суда являются:

- книга учета поступления и выбытия документов;

- книга учета выдачи документов во временное служебное

пользование;

- сводная номенклатура дел, нарядов суда;

- описи дел постоянного хранения с заверительными листами;

- акты о выделении к уничтожению дел, нарядов,

- внутренняя опись документов, находящихся в деле;

- акт проверки наличия и состояния дел, нарядов.

Вспомогательными учетными документами являются:

- книги учета дел, нарядов постоянного и долговременного

хранения;

- книги учета дел, нарядов, выделенных к уничтожению.

Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. Описи дел, нарядов по структурным подразделениям постоянного и долговременного хранения нумеруются отдельно.Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

Архив суда ежегодно (на 1 декабря) представляет в соответствующее архивное учреждение паспорт архива Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении. Описи дел, нарядов по структурным подразделениям постоянного и долговременного хранения нумеруются отдельно. Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. Архив суда ежегодно (на 1 декабря) представляет в соответствующее архивное учреждение паспорт архива. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем проводится проверка в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 10 лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и есть основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который представляется председателю суда. Если при проверке обнаружена недостача дел, нарядов или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения председателя суда организуется поиск необнаруженных дел, нарядов. Если после тщательного розыска недостающие дела, наряды не обнаружены, то составляется акт об обнаружении дел, нарядов, пути розыска которых исчерпаны.

При обнаружении неисправимых повреждений дел, нарядов также составляется акт. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и о их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам. В отношении передачи уголовных и гражданских дел после их рассмотрения в архив действует Утвержденная Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 Инструкция, в которой говорится, - Решение на передачу в архив уголовных, гражданских и административных дел, производств принимает председатель суда (судебной коллегии). - До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, кассационные и надзорные производства, наряды и другие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил по работе ведомственных архивов и Единой государственной системы документационного обеспечения управления. - В уголовных и гражданских делах, кассационных и надзорных производствах, административных делах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, работники секретариата суда (коллегии) должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле, производстве. В конце дела, производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в учетно-статистических карточках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела производства или чистый оборот листа последнего документа. - Если дело, производство подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства. Работники секретариата судебной коллегии, секретарь суда обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления. При этом необходимо руководствоваться следующим: уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу, и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания уголовное дело, по которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят на учет органами внутренних дел для осуществления контроля за его поведением; - уголовное дело, по которому объявлен розыск осужденного, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора; - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде штрафа, считается законченным по возвращении в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде штрафа, считается законченным по возвращении в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении; - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде обязательных работ, считается законченным после получения судом от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о взятии его на учет; - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, считается законченным после получения от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет; [3] - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде исправительных работ, считается законченным после получения судом от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет; - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы, считается законченным после получения судом от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет; - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ареста, считается законченным после получения судом уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

- если судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения судом из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет; - если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения судом несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом Российской Федерации; - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы, считается законченным после получения судом от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет; - уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения свободы, считается законченным после получения от исправительного учреждения уведомления о начале и месте отбывания наказания; - если судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения судом из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет;

- если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения судом несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом Российской Федерации; - уголовное дело, по которому согласно приговору отсрочено отбытие наказания беременным женщинам и женщинам, имеющим малолетних детей, считается законченным после поступления в суд от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о взятии осужденной на учет; - уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении него применены принудительные меры медицинского характера, считается законченным после получения судом от исправительного учреждения или учреждения органа здравоохранения уведомления о помещении такого лица в психиатрический стационар общего типа, психиатрический стационар специализированного типа, психиатрический стационар специализированного типа с интенсивным наблюдением либо о взятии на амбулаторный учет у психиатра; - уголовное дело, по которому судом вынесен оправдательный приговор за недоказанностью участия подсудимого в совершении преступления или лицо, совершившее это преступление, осталось невыясненным, в архив не сдается, а по вступлении приговора в законную силу направляется прокурору для принятия мер к установлению лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;

- уголовное дело, по которому приговором суда назначено дополнительное наказание в виде конфискации имущества или лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина и государственных наград, считается законченным после возвращения в суд. Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением заявленных исковых требований, считается законченным после выдачи судом взыскателю исполнительного листа либо направления его по просьбе взыскателя для принудительного исполнения в соответствии с Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ (ред. от 21.04.2011) "Об исполнительном производстве" [4]Гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным после вступления решения в законную силу. Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением заявленных исковых требований, считается законченным после выдачи судом взыскателю исполнительного листа либо направления его по просьбе взыскателя для принудительного исполнения в соответствии с Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ (ред. от 21.04.2011) "Об исполнительном производстве" [4]Гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным после вступления решения в законную силу. Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего (федерального, регионального, местного) бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об оплате суммы штрафа, государственной пошлины.[5]

- Разрешение на передачу административных дел в архив дает судья, который рассмотрел материал. Судья обязан тщательно просмотреть все производство по административному делу, обращая внимание на исполнение. - Административное дело считается законченным и подлежит передаче в архив: - при наложении взыскания в виде лишения права управления транспортным средством, после поступления в суд сообщения от органа Государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии у наказанного лица документа на право управления транспортным средством; - при конфискации; - после поступления копии постановления суда с отметкой судебного пристава - исполнителя о передаче конфискованных предметов финансовому органу; - при прекращении административного дела по другим основаниям; - после вынесения постановления; - при внесении предложений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения. - На обложках уголовных дел и производств, подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, указывается: - наименование суда и его непосредственная подчиненность; - фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса, по которой лицо осуждено;

ВЫВОД КО 2 РАЗДЕЛУ

1. Условия хранения учетных документов должны строго соблюдаться в соответствии с требованиями Инструкции.

2. Оформление дела в архив должно включать все документы

3. Сроки хранения дел в архиве зависят от их категории и сложности.

4. Учет документов в архиве суда - это средство контроля за их

наличием и обеспечения их сохранности согласно оформленным учетным документам.

РАЗДЕЛ 3.Практическая часть.

Во время прохождения практики в районном Бутырском суде г. Москвы я

изучила должностные инструкции рабочего места, права и обязанности секретаря суда. Ознакомилась с организацией труда секретаря в архиве.

В период практики я занималась следующими видами работ:

- Готовила дела к уничтожению,

- Вела прием граждан,

- Вела поиск дел по запросам граждан,

- Давала консультации по телефону.

А так же часть практики я провела в гражданской канцелярии

где я узнала и научилась:

Сшивать дела.

Вести поиск дел в гражданской канцелярии.

Заполнять повестки и отправлять их по почте.

Заверять у судьи решение суда и выдавать его гражданам в соответствии с запросом или направлять по почте.

После практики, я, хотя и получила незначительный опыт, поняла, что это работа интересная и нужная.

В работе с гражданами я научилась терпению и пыталась всегда понять, что они хотят и выполнить их просьбы в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде и др. Научилась пользоваться алфавитными книгами, что бы быстрее оформить заявку и многое другое.

Считаю, что наряду с электронным вариантом хранения архивных документов, который приобретает все больше распространения в настоящее время, актуальным остается и вариант хранения документов в бумажном формате, поскольку имеет место вероятность исчезновения информации в электронном виде по целому ряду причин.

Заключение: