Пояснення до структури

ДИПЛОМНА РОБОТА

на тему:

«Реєстрація документів. Форми реєстрації»

Виконала:

учениця III курсу, групи №16

професія:4112 Звягіна Світлана

Секретар. «Оператор комп’ютерного набору» Сергіївна

Керівники

викладачі: Черниш Т. М.

Примчук О.І.

Вінниця 2014

ЗМІСТ

ВСТУП.. 3

1. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ. ФОРМИ РЕЄСТРАЦІЇ 5

1.1.Значеня реєстрації документів. 6

1.2.Журнальна форма реєстрації 7

1.3.Карткова форма реєстрації документів. 8

1.4.Автоматизована форма реєстрації 10

1.5.Контроль за виконанням документів. 12

2. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ В БАЗІ ДАНИХ MS ACCESS. 14

2.1 Опис предметної області «Реєстрація документів». 14

2.2 Створення бази даних «Реєстрація документів». 19

3. ОХОРОНА ПРАЦІ 28

3.1.Охорона праці та гігієна користувача ЕОМ.. 28

3.2. Охорона праці та гігієна секретаря. 32

ВИСНОВОК.. 36

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ.. 38

ДОДАТКИ.. 39

ВСТУП

У своїй дипломній роботі хочу розповісти про реєстрацію документів та форми реєстрації.

1. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ. ФОРМИ РЕЄСТРАЦІЇ

1.1. Значеня реєстрації документів

Документи з моменту їх складення або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять перший шлях. Відомо, що первинні документи несуть інформацію про факти господарського життя і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється і накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі і звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечує певний порядок організації складення і опрацювання документів, або документообіг.

Документообігом називається порядок і шляхи руху документів і чим коротше і швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень [2, с.87].

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господарської діяльності та структуру управління визначає напрями і обсяги документів організовує документообіг на підприємстві головний секретар або секретар, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складення первинних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен визначати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. План (графік) документообігу розробляється секретарем і затверджується керівником. Вимоги до секретаря щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Графік документообігу, в якому наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи [7, с.45].

1.2. Журнальна форма реєстрації

Журнальна форма реєстрації використовується на українських теренах з часів правління Петра І. Введено її в Російській імперії Генеральним регламентом у 1720 році. З того часу журнальна форма реєстрації не зазнала принципових змін. І дотепер ця форма має багато прихильників, які вбачають у цьому доказ її практичності й простоти (Рис. 1), (Дод. 2)

Рис.1 Зразок журналу реєстрації вхідних документів

Проте таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, з документообігом 500-600 документів на рік.

Цим установам, як правило, притаманна одна організаційна дистанція виконання, тобто документ після розгляду керівником потрапляє до безпосереднього виконавця, справи формуються централізовано. Для таких установ журнал може забезпечити всі три завдання реєстрації: облік, контроль, пошук документів.

У журналах реєстрації має бути передбачено графи, що містять основну інформацію про документ.

Журнальна форма реєстрації доцільна також у тих випадках, коли облік документів відіграє першорядну роль. Ідеться про облік документів, реєстраційний індекс яких складається тільки з порядкового номера, наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, перепусток тощо.

У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації є застарілою, оскільки утруднює ведення контролю за виконанням документів і довідкову роботу по них. Журнальна форма реєстрації мас суттєвий недолік - у журналі не можна систематизувати записи. При використанні цієї реєстраційної форми доводиться заводити окремі журнали для реєстрації вхідних, вихідних та розпорядчих документів, а також вести записи вручну [5, с.25].

При журнальній формі документи багатоступінчастого виконання реєструються кількаразово (у службі діловодства, у приймальні керівника, приймальнях заступників, групі з контролю, структурних підрозділах).

Якщо в установі застосовується журнальна форма реєстрації, то журнал рекомендується складати з окремих аркушів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису та поступово формувати сам журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в машинну пам'ять та її роздрукуванням.

1.3. Карткова форма реєстрації документів

Карткова форма реєстрації документів набула поширення у більшості розвинутих країн на початку XX століття.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД), впроваджена в СРСР у 1975 р., передбачала введення в установах з документообігом понад 600 документів на рік карткової форми реєстрації документів із застосуванням реєстраційно-контрольних карток (РКК). Така картка заповнюється машинописним або рукописним способом, на сьогодні, як правило, - за допомогою персональних комп'ютерів. Карткова система реєстрації документів більш зручна, її переваги порівняно з журнальною безперечні.

Із РКК формуються довідкові та контрольні картотеки. Кількість примірників карток визначається установою і залежить від централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та довідкових картотек тощо. Зазвичай роздруковують три примірники карток: два розмішують в довідковій й контрольній картотеках, один передають виконавцю разом із документом. Якщо виконавців більше і довідкові картотеки формуються не лише за місцем реєстрації, то кількість карток збільшується (Рис. 2).

Рис.2 Зрозок картковоъ форми реєстрації документів

Картки можна групувати за будь-яким принципом: за авторами, кореспондентами, темою порушених питань, видами документів, реєстраційними номерами, датами, строками виконання, виконавцями. У журналі ж запис ведеться виключно у хронологічній послідовності, в порядку надходження документів.

При картковій формі реєстрації може бути створено таку кількість карток, яка забезпечить усі картотеки і звільнить від реєстрації ті структурні підрозділи, куди документ надходить на розгляд, виконання, для контролю. Карткова форма реєстрації дає можливість створити якісно новий апарат з контролю за строками виконання документів. За такої форми реєстрації можливе застосування засобів механізації та автоматизації. Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа й одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальною формою [5, с.355].

Бланки реєстраційної картки можуть виготовлятися друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії. У разі заповнення карток на комп'ютері їх можна роздрукувати на принтері. Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (148 х 210 мм) або А6 (105 х 148 мм). Реєстраційна картка - єдина для вхідних, вихідних і внутрішніх документів - складається за встановленою формою.

Основним принципом реєстрації документів при картковій системі є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз. Виключається повторна реєстрація з метою створення облікового, контрольного, довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватись одночасно.

1.4. Автоматизована форма реєстрації

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

ü назва установи (автор чи кореспондент);

ü назва виду документа;

ü дата і реєстраційний номер документа;

ü дата й індекс надходження;

ü заголовок до тексту (короткий зміст документа);

ü резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

ü строк виконання документа;

ü відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характерудокумента і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:

ü гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;

ü внутрішнє переадресування документів за виконавцями;

ü код за тематичним класифікатором;

ü ключові слова;

ü кількість аркушів документа;

ü наявність додатків;

ü посадова особа, яка поставила документ на контроль;

ü перенесення строків виконання;

ü строк зберігання документа;

ü вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо)(Рис.3)

Рис.3 Зразок автоматизованоъ форми реєстрації

Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (у вигляді таблиці чи анкети) визначається самою установою.

При застосуванні автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності єдиної телекомунікаційної мережі - центральний банк даних. Реєстраційна картка зареєстрованого документа передається до структурного підрозділу. Секретарі підрозділів додають до реєстраційних карток інформацію, що відбиває перебіг виконання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу.

Якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує реєстрацію, контроль і пошук документів, неможливе або недоцільне через невеликий обсяг документообігу, то, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, виконана в програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку не створюють [7, с.97].

1.5. Контроль за виконанням документів

Реєстрація документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль щодня.

Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства [1, с.145].

Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.

Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.

2. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ В БАЗІ ДАНИХ MS ACCESS

2.1 Опис предметної області «Реєстрація документів»

Реєстрація документа-це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Вона проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в канцелярії або секретарем.

Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи.[3. с.143].

На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також як традиційні машинописні документи, так і створені за допомогою ПК.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів; накази установи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження; з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення реэстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстра­ційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізо­вано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-кореспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи.

При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися єдині уніфіковані способи присвоєння номерів.

Внутрішні документи і комерційні контракти за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівництва підприємства можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу.

Зразки реєстраційних документів додаються [8. с.71].

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Формат А4 (210 х 297)

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Зворотний бік

Рис. 4. Зразок Форм реєстрації документа.

Таблиця 1.

ПЕРЕЛІК

обов'язкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки

2.2 Створення бази даних «Реєстрація документів»

В середовищі баз даних можна організувати облік всіх документів: внутрішніх, вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на комп'ютері журнали обліку співробітників, що направляються у відрядження або що приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм, журнал обліку документів колегіальних органів.

Мені потрібно створити базу даних «Реєстрація документів» і організувати в ній облік внутрішніх документів. Для цього необхідно створити таблицю Внутрішні, яка містить перелік всіх видів внутрішніх документів, що складаються на підприємстві, і їх скорочене позначення.

Спочатку я повинна створити нову базу даних з ім'ям Внутрішні документи та зберегти її в папці Підприємство.

В головному вікні бази даних я повинна вибрати об'єкт Таблиці.

Створюю таблицю Внутрішні з структурою (Рис. 4).

Рис. 4. Зразок структури таблиці внутрішні

В режимі таблиці ввожу дані, приведені в табл.1. Ключове поле містить умовне скорочення назви документа. В другому полі приведена повна назва виду документа.

Таблиця 1. Дані для таблиці Внутрішні

Створення таблиці Документи підприємства

Створюю таблицю Документи підприємства, яка містить інформацію про всі внутрішні документи підприємства. Створюю в таблиці поле, яке міститиме гіперпосилання на документ. Встановлюю по виду документа зв'язок «один-до-багатьох» з таблицею Внутрішні.

1. В режимі конструктора таблиць створюю нову таблицю Документи підприємства з структурою (Рис.5.).

Рис. 5.Зразок структури таблиці Документи Підприємства

Пояснення до структури

Поле Poryad_nomer («порядковий номер») має тип даних Лічильник і є ключовим. При занесенні в таблицю нового документа, в цьому полі автоматично з'являється порядковий номер. Таким чином, це поле задає суцільну нумерацію всім внутрішнім документам в порядку занесення їх в таблицю.

В полі Data_doc заноситься дата створення документа. Оскільки дата документа дуже часто співпадає з днем його підписання і занесення в базу даних, зручно у властивостях поля ввести в рядок Значення за умовчанням формулу обчислення поточної дати: = Date(), а в рядку Формат вибрати «Короткий формат дати». Тоді при заповненні бази даних в цьому полі автоматично з'являтиметься поточна дата. При необхідності її можна виправити (Рис.6.).

Поле Kod_docum є полем підстановки, пов'язаним із створеною таблицею Внутрішні. Створення стовпця підстановок розглядатиму пізніше.

Рис.6. Зразок властивостей поля Data_doc

В полі Registr_nomer («реєстраційний номер») передбачається заносити порядкові номери створення і внесення в базу даних окремих видів документів. Таким чином, значення в цьому полі можуть повторюватися.

В полі Korotk_zmist передбачається заносити заголовок документа і посилання на місце його зберігання. Тоді при прогляданні бази даних можна відразу по посиланню відкрити і проглянути потрібний документ.

2. Закриваю всі таблиці.

3. Відкриваю вікно Схема даних.

4. Встановлюю зв'язок «один до багатьох» між таблицями Внутрішні і Документи Підприємства.

Введення зв'язку «один до багатьох» означає, що в базі даних може бути багато документів одного і того ж вигляду. Цей зв'язок, як правило, створюється автоматично при створенні стовпця підстановок, тому вам достатньо переглянути у вікні Схема даних, що зв'язок організований правильно (рис.7).

5. Встановлюю забезпечення цілісності даних.

Рис. 7 Схема зв’язку таблиць Внутрішні та Документи

Заповнення таблиці внутрішніх документів

Заповнюю таблицю Документи Підприємства декількома записами по різних видах документів. В полі типу Гіперссилка встановлюю посилання на відповідний документ.