Двухэтапные тендеры

Вид тендера, который проходит в два этапа с проведением на первом этапе переговоров по технической части предложений поставщиков. Процедура двухэтапного тендера предусматривает, что организатор тендера на первом этапе разрабатывает первоначальный (примерный) вариант технического задания, на основе которого поставщики готовят первоначальные тендерные заявки (без указания цены и других коммерческих условий). Далее организатор тендера проводит переговоры, на которых согласуются различные варианты решения задачи, предложенные поставщиками, по результатам которых организатор тендера готовит окончательный вариант технического задания[4]

На втором этапе поставщики (только те, которые участвовали в первом этапе) подают окончательные конкурсные заявки с техническим предложением (подготовленным согласно уточненному варианту конкурсной документации) и коммерческим предложением (цены или расценки, сроки поставки и график платежей, условия поставки и так далее) в том же порядке, в каком происходит подготовка и подача конкурсных заявок в ходе открытого тендера. Получив такие окончательные тендерные заявки, организатор тендера обеспечивает их сопоставление и оценку, выбирает выигравшего тендер поставщика и заключает с ним договор.

Двухэтапные тендеры используются достаточно редко в силу сложности и длительности процедур. Они используются в случае закупки сложной (уникальной) дорогостоящей продукции.

По процедуре допуска к тендеру

Общая

С предварительным квалификационным отбором

Заявки на участие в тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику - организатору тендера. Нарушение сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и время окончания приёма заявок указана в конкурсной документации).

Следует отметить то, что иногда заказчик требует не только оригинал конкурсной заявки, но и несколько копий, что обеспечивает как сохранность документов, так и возможность работы с ними нескольких членов комиссии одновременно.

Необходимо упомянуть о том, что существует два варианта запечатывания копии заявки на участие в тендере. Её можно положить в конверт вместе с оригиналом или же запечатать в отдельный конверт. В последнем случае возникает необходимость пометки данного факта на страницах журнала регистрации, а также в расписке.

Чаще всего заявки на участие в тендере вкладываются в конверты, которые оформляются определённым образом и запечатываются. Кроме того, заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель поставщика получает расписку о том, что заявка получена.

В подаче и приёме заявок участвуют два лица: член конкурсной комиссии, который принимает заявки (представитель заказчика или организатор тендера) и представитель поставщика, который должен представить заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе представителя заказчика.

Итак, представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Последний должен убедиться в том, что конверт запечатан и оформлен по всем правилам конкурсной документации.

В том случае, когда конверт не запечатан или неправильно оформлен, организатор тендера может вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить. Если же такая возможность отсутствует по какой-либо причине (например, заявка была подана в крайние сроки или пришла по почте), то представитель заказчика должен предупредить представителя поставщика о последствиях. И опять же нужно сделать соответствующие пометки об этом в журнале регистрации и расписке.

Таким образом, организатор тендера предлагает представителю заказчика от руки написать на конверте с заявкой на участие в тендере текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и поставить подпись. Сам же он оставляет на конверте пометку о том, что это принято, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается. Затем этот факт опять же помечается в журнале регистрации, после чего представитель заказчика пишет расписку об этом факте для того, чтобы передать её представителю поставщика.

Все описанные действия предназначены для того, чтобы избежать недопонимания и конфликта между заказчиком и поставщиками.

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый. Существует лишь различие в выборе участников. Если в открытом тендере может принять участие любая компания, в процессе закрытого тендера приглашение к участию не публикуется. В закрытом тендере принимают участие только те поставщики, которых приглашает заказчик. Соответственно и информация о результатах закрытого тендера не публикуется.

Существует несколько причин, из-за которых проводится закрытый тендер:

Если только небольшое количество поставщиков обладает квалификацией, которая устраивает заказчика, или если продукция есть в наличии только у ограниченного количества поставщиков.

Если закупка носит скрытый характер, или сама продукция закупается для нужд безопасности.

Если расходы и время, которые уходят на оценку и рассмотрение значительного количества конкурсных заявок, превышают стоимость закупаемых товаров, услуг или работ. [2]

Следует отметить то, что, несмотря на довольно жёсткие требования к квалификации поставщиков в конкурсной документации, очень часто им соответствует большое количество компаний. Кроме того, существуют и недостаточно квалифицированные поставщики, которые, тем не менее, подают заявки, игнорируя требования заказчиков.

В результате заказчик может понести большие убытки. Он потеряет время на изучение заявок, которые вряд ли значительно отличаются друг от друга по цене и другим критериям. Следовательно, оперативность сильно снизится, а расходы на проведение закупки значительно возрастут.

Тем не менее, и поставщики зачастую совершают ошибки. Наиболее распространёнными являются отсутствие чёткого плана работ из-за того, что предложение готовят в крайние сроки, незнание процедур проведения тендера и законов, относящихся к госзакупкам, а также невнимательное отношение к требованиям конкурсной документации.[3]

2. Анализ участия в тендерах ООО «Вирабуд»

Торги играют важную роль, ежедневно в мире проводятся тысячи тендеров.

Широкое использование тендеров связано с тем, что они являются более эффективным способом заключения сделок по сравнению с традиционными.

Их проведение позволяет:

- расширять круг участников переговоров и выбрать партнера, обладающего наиболее конкурентоспособным товаром, со стабильным финансовым положением;

- добиться наиболее благоприятных условий контракта (оптимальные цены, условия финансирования, гарантии и т.д.) за счет обострения конкуренции среди потенциальных продавцов и поставщиков.

Кроме того, процедуры тендеров позволяют обеспечить непредвзятый выбор поставщика (продавца) при условии соблюдения жесткого регламента их проведения и использования единообразных, ясных и беспристрастных правил, предъявляемых ко всем участникам. Четкие установленные законодательные акты дают возможность избежать коррупции и других недобросовестных действий со стороны фирм и компаний, борющихся за получение заказов.

Любая компания стремится сохранить имеющиеся и завоевать новые позиции на рынке. В арсенале компании имеется множество инструментов для достижения этой цели, не последнее место среди которых в современном обществе занимают тендеры.

Как стало ясно в процессе изучения законодательства о проведении торгов («Закон Республики Беларусь от 13.07.2012 г. № 419-З «О государственных закупка товаров (работ, услуг)») и выбора победителя на них, в тендере побеждает действительно сильнейший, но низкая цена – это не главный аргумент для победы. «Сильнейшим» в данном случае, подразумевается участник, который участвует и выигрывает тендер стратегически продуманно. Т.е. думает не только о себе, и о сегодняшней выгоде, но и о заказчике, и о последующем бюджетном периоде, и об обеспечении заказа своего предприятия в следующем году.

На рынке государственных тендеров Республике Беларусь существует два пути в победе в торгах. Первый путь, всеми известен, - это выиграть тендер с использованием договоренности с заказчиком. Данный путь неприемлем для исследуемой организации, так как он наказуем по закону. Второй путь используемый большинством белорусских предприятий, - это выиграть тендер путем предложения заказчику более выгодных условий, грамотного оформления документов и отстаивания своих прав на победу.

Тендеры являются серьезной инвестицией с точки зрения времени и иногда средств при не всегда гарантированном результате. Следует отметить, что, к сожалению, в наших рыночных условиях очень часто тендеры, проводимые с компаниями, бывают нечестными. Известны случаи, когда компания организовывала тендер, собирала предложения, а потом эти предложения отдавались другой «своей» компании, при этом всем участникам тендера говорилось, что они по той или иной причине не подходят. Либо бывает такой вариант, когда официально к участию в тендере приглашается, например, 5 компаний, но существует шестая, которая в тендере может и не участвовать, но находится в тех или иных отношениях с потенциальным клиентом. И после сбора предложений от пяти участников тендера, они просто передаются этой шестой компании, которая получает контракт, при этом результатом тендера выставляется, так называемая, «ничья». Таких ситуаций достаточно много.

Рассмотрим организацию тендеров (конкурсов) и честность их проведения более подробно на примере предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью «Вирабуд» существует с 2006 года и находится по адресу Минская область город Борисов, ул. Строителей 19-109В. Исполнительным органом общества является директор. Основной деятельностью предприятия является проектирование и строительство зданий и сооружений 1 и 2 уровней ответственности и проведение изысканий для этих целей, а также розничная торговля (включая алкогольные напитки и табачные изделия) и общественное питание, транспортно-экспедиционная деятельность, деятельность в области промышленной безопасности, деятельность по обеспечению безопасности юридический и физических лиц. Общая численность работающих 168 человек, в том числе ИТР и служащих 20 чел.; рабочих – 148 чел. В штате предприятия работают высококвалифицированные специалисты, которые всегда готовы проконсультировать клиента, как по техническим характеристикам, так и помочь найти комплексное решение для всех поставленных клиентом задач.

ООО «Вирабуд» обладает очень хорошей репутацией в участии тендерных торгов. А так как хорошие квалификационные данные предприятия могут помочь победить в торгах, общество ответственно относится к подготовке пакета документов. Как правило, к конкурсному предложению прикладываются письма-отзывы от клиента предприятия, сертификаты о прохождении различных тренингов сотрудников по эксплуатации заявленного в предложении оборудования, их дипломы, сертификат о внедрении системы менеджмента качества ISO 9001, лицензии на некоторые виды деятельности, авторизованные письма, подтверждающие право на дистрибуцию продукции предприятий-производителей на территории Республике Беларусь, дипломы за достижения в области качества и многое другое. Технический отдел готовит описание заявленной в предложении услуги, каталоги, буклеты и прочее.

Работы, которые выполняют специалисты предприятия, позволяют осуществлять модернизацию белорусских социальных, культурных, промышленных и иных объектов как регионального, так и республиканского значения, с учетом самых современных требований.

ООО «Вирабуд» самостоятельно осуществляет свою хозяйственную деятельность, определяет перспективы развития исходя из конъюнктуры рынка, распоряжается прибылью, оставшиеся после отчислений и обязательных платежей, самостоятельно определяет штатную структуру, формы и оплату своих работников.

Таблица 2.1.Анализ результатов деятельности предприятия

Примечание – Источник: данные предприятия

С целью современного выявления отступлений от установленных норм и правил технологических процессов и предприятия, соответствующих мер по улучшению качества проектирования, строительства зданий и сооружений 1 и 2 уровней, монтажных, пуско-наладочных работ и технического обслуживания на предприятии разработана и внедрена система менеджмента качества на базе стандартов ISO 9001. В 2007 году был получен сертификат соответствия, удостоверяющий, что менеджмента качества строительства зданий и сооружений 1 и 2 уровней (монтаж и устройство несущих деревянных конструкций, кровельные и изоляционные работы, защита строительных конструкций от коррозии, устройство тепловой изоляции ограждающих конструкций и т.д.) соответствует требованиям СТБ ISO9001-2009.

Для предприятий, работающих на рынке независимо от форм собственности вопрос участия в тендерах (конкурсах) имеет большое значение.

Из опыта участия в тендерах ООО «Вирабуд» достаточная часть из них оставалась без выявления победителя, хотя преимущества той или иной компании были очевидными.

ООО «Вирабуд» участвует в тендерах с 2008 года. За последнее время всё реже, так как результаты участия в конкурсах подобного рода не оправдывают затраченные средства.

Всё же проследим опыт участия в тендерах названного предприятия, итак:

1. Тендер Борисовское унитарное предприятие «Жилье» по определению строительно-монтажных работ и пусконаладочных работ на объекте: Строительство модульной котельной в д. Б. Ухолода с использованием МВТ, 2010 год. Условия заказчика 20%-цена, 30%-качество, 10%-сроки строительства, 10%-условия оплаты, 15%-гарантия, 10%-развитие сервисной службы. Количество участников 5 (ОАО «Строительный трест №21 ООО «Теплоресонт», ОДО «Энергостройивест», ООО «Вирабуд», ОАО «Минскконтракт»). Победителем объявлен ООО «Вирабуд» со стоимостью 2 316 млн. руб., что ниже цены конкурентов на 50-70 млн.руб. Главным плюсом в данном тендере сыграло то, что наше предприятие имело опыт работы в данной сфере более 3 лет, график выполненных работ Апрель 2011-Июнь2011 и гарантийные обязательства 5 лет, что вызвало интерес у заказчика.

2. Тендер ОАО «Стройкомплекс» реконструкция промышленного производства завода КПД ОАО «Борисовжилстрой» со строительством мини-ТЭЦ г. Борисове,2011 год. Условия заказчика: 40%-цена, 20%-качество, 15%-сроки поставки, 10%-условия оплаты, 5%-гарантия, 5%-развитие сервисной службы, 5%-дополнительные услуги. Количество участников – 4 (ОАО «СУ153», ООО «Вирабуд», ОАО «Стройтрест -21, ЧП «КотлоСпецСтрой»). Победителем объявлен ЧП «КотлоСпецСтрой» со стоимостью 786,16 млн.руб. ООО «Вирабуд выставил цену 1025,6 млн.руб. Главной ошибкой было включение в стоимость дополнительных приборов и упор на презентацию качества, так как главным весомым аргументом для заказчика являлась цена.

3. Тендер отдел образования Столбцовского райисполкома строительство блочно-модульной котельной с установкой котлов на МВТ учреждения образования «Налибокская ГОСШ» мощностью 3,5 МВт, 2010 год. Условия заказчика 50%-цена, 25%-качество, 10%-сроки поставки, 5%-условия оплаты, 5%-гарантия, 5%-развитие сервисной службы. Количество участников 3 (ООО «Вирабуд», ОДО «Энергостройивест», ГП «Изолиткомунпром»). Победителем объявлен ОДО «Энергостройивест» со стоимостью 1240,0 млн.руб., во-первых, одна из самых низких цен (ниже только у ООО «Вирабуд»), во-вторых, что сыграло определяющую роль для победы в этом тендере, это оплата после ввода в эксплуатацию, т.е. предоплата отсутствует, а в-третьих, гарантийные сроки значительно выделяют данного участника среди остальных.

4. БУКПОЖФ «Ленинского района» ремонт стыков домов. Количество участников – 7 (ООО Строительный трест -21, Вежа-К, Номинал, ИНКОС, Прибор, ООО «Вирабуд», Тензодат). Победитель не был определён. Заказчик не смог определиться с лидером организованного тендера, так как существовали некоторые претензии по отношению к участникам: у ИНКОС подозрительно низкая цена, из заявки Тензодат не понятно включены ли в стоимость работ налог на добавленную стоимость; Вежа-К недостаточно документации, остальные же участники не завоевали должного внимания заказчика.

5. Тендер ОАО «Бумажная фабрика «Красная звезда» текущий ремонт системы теплоснабжения (гидравлическое испытание трубопроводов системы отопления) 2010 год. Условия заказчика: 60% - цена, 20% - сроки поставки, 15% - условия оплаты, 5% - гарантия. Количество участников –9 (ГП «Изолиткоммунпром», ЧП «Алекс и К», Тензодат, ООО «Вирабуд», ЧП «Теплоремонт», ООО «Энерговест», ООО «Прибор», Брестмаш, Астрон). Победителем объявлен ГП «Изолиткоммунпром», набрав 88 баллов из возможных 100, так как в стоимость работ входят (гидравлические испытания), в том числе и заделку стыков. Таблица 2.2. раскрывает основные характеристики работ, которые были предложены заказчику от участников тендера.

Таблица 2.2. Основные характеристики участников тендера

Примечание – Источник: собственная разработка.

6. Тендер «Жодинское» ЖКХ Капитальный ремонт мягкой кровли в жилом доме по ул. Мелиротивна,1 г. Жодино 2009год. Условия заказчика: 50%-цена, 25%-качество, 10%-сроки поставки, 5%-условия оплаты, 5%-гарантия, 5%-развитие сервисной службы. Количество участников – 7 (ОДО «Стройэверест», ООО Галс-М», ООО «Стройтрест-21, ООО «Вирабуд» ОДО «Свет», ОДО «Базиспроект»,). Победителем объявлен ООО «Вирабуд» с самой низкой стоимостью в 101,61 млн.руб.. Определяющую роль в установлении достаточно низкой стоимости сыграл тот факт, что предприятие имеет собственное производство.

7. Тендер Борисовское УП «Жилье» текущий ремонт межпанельных стыков жилых домов в г. Борисове (8000 м.п.) 2011 год. Условия заказчика: 45%-цена, 35%-качество (гарантия), 10%-сроки поставки, 10%-условия поставки. Количество участников – 8 (ЗАО СУ -157, ООО «Вирабуд» ОДО «Стройкомплекс», ЗАО СУ -15, ОДО «Свет», ОДО «Базиспроект». СМУП «Арвес», РУП ДСУ №64). Победитель не был определён. Причины заказчиком не указаны. Краткое описание предлагаемой продукции представлены в таблице.

Таблица 2.3. Анализ участников и предоставляемой продукции для участия в тендерных торгах

Примечание – Источник: собственная разработка.

ООО «Вирабуд» не привлекает сторонние фирмы для разработки тендерных предложений, так как при использовании сторонних консультантов могут возникать проблемы: при их использовании увеличивается вероятность утечки информации о содержании тендерного предложения, специалисты могут оказаться недостаточно компетентными и опытными (не иметь представления о специфике предлагаемой услуги) и т.д. Для этого предприятие самостоятельно «выращивает» высококвалифицированных сотрудников для дальнейших участиях в тендерных торгах.

Еще одним существенным недостатком, являющим на эффективность предоставляемых услуг на основе тендерных торгов, является ручной поиск и подпор тендеров, путем открытия по порядку всех тендерных сайтов и мониторинга информации на них. Это не позволяет добиться полноты информации обо всех имеющихся закупках вне зависимости того, на каких сайтах они располагаются, как они названы или скрыты под иными наименованиями, категориями.

Предприятие заинтересовано в участии в тендерах с увеличением процента выигранных, по причине того, что это позволяет более эффективно планировать предприятию свою деятельность и также способствует повышению стабильности его работ.

Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, что победа в тендерах является одной из приоритетных задач предприятия, так как это единственный способ заключение крупных контрактов на строительство зданий и сооружений 1 и 2 уровней, монтаж и оказание услуг по проектированию.

К сожалению, у предприятия ООО «Вирабуд» есть несколько сильных конкурентов и предприятию не всегда удается лидировать в тендерных торгах. В связи с этим у организации есть потребность в постоянном мониторинге цен конкурентов, их технического потенциала, а также в постоянном анализе сбыта своей продукции на тендерных торгах и выявления причин неудач.