Виды и классификация документов

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, составленные определенным образом, подписанные и заверенные деловые бумаги управленческого, организационно-экономического и правового характера, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Система документов – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности предприятий, организаций.

Классификация документов – это объединение их в отдельные виды и группы (дела, папки) по одному или нескольким характерным и аналогичным показателям.

С помощью классификации работники аппарата управления получают информацию по тому или иному вопросу и возможность быстро найти документ, потребовавшийся в процессе работы.

Признаки, по которым классифицируются документы, должны быть существенными и определяющими характер информации, которую несут в себе документы. По этим признакам именуются группы, наименование которых должны строго соответствовать их содержанию.

Делопроизводство принято разделять на общее (административное), систематизирующее документацию административной управленческой деятельности, и на специальное, систематизирующее специальные документы (бухгалтерские, инженерные, кадровые и т.п.)

Однако, при всем многообразии документов, вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие группы документов:

1. Информационно-справочные - документы общего информационного характера (акты, служебные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и т.п.)

2. Организационно-регламентирующие – устав, штатное расписание, положение, должностная инструкция и т.д.

3. Распорядительные – приказы, решения, указания, распоряжения, протоколы.

4. Документация по личному составу – заявления, приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, трудовые контракты, трудовые книжки.

5. Планово-отчетные документы – различные виды планов, отчетов, анализы, обзоры.

6. Нормативные документы государственных органов – документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, экология и т.д.)

7. Коммерческие документы – относящиеся к предпринимательской деятельности.

8. Финансово-бухгалтерские документы – сметы, годовые отчеты, и т.д.

9. Банковские документы – связанные с работой банков.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя организации или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1. По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяют­ся на:

· письменные (рукописные и печатные);

· технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Ос­новная часть технических документов выполняется графическими приема­ми (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

· фоно-, аудио·, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

· кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной

аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

· фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых пере­дано фотографическим способом;

· аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

2. По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

3. По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания:

· черновик (предварительная редакция документа);

· беловик ( чистовик);

· подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

· копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизи­ты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фо­токопия);

· отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

· дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или ори­гинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

· выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

· автограф - документ, написанный рукой автора.

5. По срокам хранения:

· документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.

· документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - лич­ные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

· документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет).

6. По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиден­циально и др.).

7. По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), под­ложные.

8. По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

9. По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

10. По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

11. По происхождению:

· именные, или личные (удостоверяющие личность);

· служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по

личному составу).

12. По срокам изготовления: срочные, несрочные.

13. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

14. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные

(несколько вопросов).

15. По месту составления:

· внутренние;

· внешние (де­лятся на входящие и исходящие).