Технологии функционального преобразования информации и принятия решений

Дальнейший этап усложнения инфор­мационно-коммуникативных связей предполагает использование инфор­мационных технологий, придающих сообщениям организационную форму, соответствующую профилю деятельности различных органов государственного управления и ха­рактеру их взаимодействия с другими политическими субъектами.

Иначе говоря, на данном этапе повышается уровень специализа­ции информационных технологий, за счет которых осуществляется кодирование сообщений, т.е. такое их преобразование, которое дает возможность структурам управления государством не только осуще­ствлять собственные функции, но и соответственно мотивировать дей­ствия своих контрагентов и потребителей информации. Прежде всего применение таких технологий позволяет формировать базы данных, которые необходимы для функционирования различных структур го­сударственного управления (тех или иных министерств, ведомств, под­разделений) и не создают дефицита их делового общения.

Существенной особенностью применения информационных тех­нологий на данном этапе служит возникновение различий между ба­зами данных, используемых разными государственными органами, например, спецслужбами, министерствами, курирующими секретные производства, и органами управления гражданскими отраслями. В свя­зи с повышением уровня конкуренции между потребителями инфор­мации существенное значение приобретает и проблема охраны ве­домственных сведений, в том числе защиты сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

Одной из проблем применения информационных технологий явля­ется обеспечение состыковки вновь поступаемой информации с пре­жними системами хранения сведений, скажем, информации, собран­ной на электронных и бумажных носителях. Например, в нашей стране действуют различные системы классификации и кодирования служеб­ной информации: единая система классификации и кодирования (ЕСКК), в которой обозначены главные правила и порядок переработ­ки экономико-технической информации; локальные (территориальные; местные) и межгосударственные системы типа Совета руководителей государственных информационных агентств СНГ, системы управления выборами в государственные органы власти или управления отдельны­ми отраслями народного хозяйства. Используя в основном электронные носители информации, они испытывают определенные трудности из-за разницы в технической оснащенности информационных сетей, ис­пользуемых на нижних этажах государственного управления и в Центре.

Логическим продолжением данного этапа является согласование организационно упорядоченной информации с конкретными субъек­тами и носителями функций (политиками, руководителями мини­стерств, отделов, управлений и т.п.), решающими разные управлен­ческие задачи. В этом случае информационные технологии должны обеспечивать соответствие структуры информации и коммуникаций структуре конкретной организации – ее звеньев и отдельных членов, выполняющих те или иные функции в системе управления государ­ством. В силу этого в их содержании резко возрастает значение адресности, достоверности и доступности сообщений, согласованности сроков подачи информации с временем выполнения субъектом слу­жебных обязанностей, специализированности сведений, поступаю­щих к субъекту, ее практической полезности. Применение неверно выбранных приемов информирования ведет к путанице адресов слу­жебной информации, смешению каналов ее распространения и в конце концов к дезинтеграции системы управления.

На этом этапе соединения информации об объекте управления сознаниями и опытом субъектов управления, исполняющих определен­ные функции, информационные технологии связаны с еще одной се­лекцией информации. Имеются в виду решения чиновников, самостоя­тельно выбирающих, какая информация будет использована ими лич­но, а какая передана начальству, будет ли что-то отложено или послано дальше, пойдет ли это по неофициальным или официальным каналам. Кроме того, эти соединения связаны с многократными переходами от субъекта к субъекту, с уровня на уровень, по вертикали и горизонтали, с изменением смысловых оттенков и семантической формы (доклад­ные записки, проекты, законы, устные жалобы и т.п.).

Применение информационных технологий на этом этапе прежде всего ставит собственно коммуникативные проблемы. Например, на­сколько адекватно субъект трактует служебную информацию; как без смысловых потерь передать сведения с верхнего уровня управления на нижний или в противоположном направлении; насколько плотно можно осуществлять запись служебной информации на бумажных или электронных носителях и т.д. Для высших государственных деятелей большой проблемой являются их информационные перегрузки. Чаще всего селекцию направляемой им информации осуществляет не само ответственное лицо, а его помощники. Это, в свою очередь, может приводить к дезинформированию и даже манипулированию руково­дителем, а в известной степени и органом государства.

Из-за сложного организационного строения органов государствен­ного управления серьезно стоит и проблема устранения шумов (иска­жений информации), возникающих, как правило, при контактах струк­тур разного уровня. Электронные средства нередко дают возможность сгладить различия структурных звеньев, перейти на прямые контакты руководителей и служащих. Однако процедуры согласования, регла­мент, статусные противоречия затрудняют такое движение информа­ции. И даже взаимная заинтересованность различных субъектов в ин­формации порой не может помочь упростить этот обмен, например, создать узаконенную возможность представителям одного министерства использовать банк данных другого подразделения государства, как не может она, скажем, легализовать справочную электронную информацию, используемую официальными органами, – ведь ком­пьютер не несет ответственности за принимаемые на основе его ин­формации решения и т.д.

На рассматриваемом этапе информационные технологии преодо­левают различные барьеры – географические, ведомственные, иерар­хические, языковые, статусные и др. Тем самым при их применении необходимо учитывать специфику не только социальных сфер госу­дарственного урегулирования и характер решаемой проблемы (гло­бальный, общесоциальный, ведомственный и т.п.), но и простран­ственные аспекты отношений начальников-подчиненных, взаимодей­ствие формальных и неформальных отношений служащих, а также многие другие моменты, препятствующие адекватной трансляции сообщений. Кроме того, крайне важна в данном случае скорость переда­чи и формализации сообщений. Речь идет прежде всего о своевремен­ном или запоздалом получении сообщений ответственными руково­дителями. Вместе с тем чрезмерно быстрая формализация сведений может иногда выключать таких лиц из процесса принятия решений.

Завершающим и одновременно центральным этапом информа­ционно-управленческого цикла является этап придания информации формы государственного решения. Применяемые на данном этапе ин­формационные технологии должны обеспечить официальной инфор­мации свойства директивности, правомочности или, говоря иначе, создать новую информацию, венчающую процесс обращения первичных сведений.

Перед окончательным принятием решения, когда резко возрастает значение каждого слова, попавшего в итоговые документы государственных органов, на первый план выступают технологии процедурного свойства. Именно они помогают отсеивать и формализовать итоговую ин­формацию на основе сведения воедино экспертных оценок, мнений министров, особых совещаний, комитетов, позиций лидеров и высших администраторов, а также других лиц и структур, участвовавших в под­готовке официальных документов. Эти процедуры, предусматривающие многократные согласования интересов, визирования и т.д., определяют роль и меру ответственности различных структур и органов, одним из которых предстоит озвучивать сформулированные цели от лица госу­дарства, другим – исполнять и соисполнять принятые решения.

Именно на этой стадии, по мысли Р. Дентона и Дж. Вудворта, технологии ярко проявляют наиболее существенные, но нередко скры­ваемые фазами управления свойства и цели информации, а именно – влияние на аудиторию. Технологии информационного менеджмента призваны корректировать, но не определять содержание выдвигаемых государством целей.